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Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/11 14:43
Depuis la version 102.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/06 15:15
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À la version 73.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/18 14:03
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,63 +1,76 @@
1 -**Page en cours de rédaction**
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
2 2  
3 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4 -
5 5  |(% style="width:840px" %)(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
6 +Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
9 9  
10 -* **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
11 -* **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
12 -* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
13 -* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
14 -* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
8 +Ces modèles peuvent être :
15 15  
16 -Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
10 +* **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
11 +* **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
17 17  
18 -Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
13 +Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs. Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
19 19  )))
20 20  
21 21  (((
22 22  = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
23 23  
24 -Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
25 -Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
19 +Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
26 26  
27 -C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
21 +Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
28 28  
29 -Ils peuvent notamment :
23 +* **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
24 +* **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
25 +* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
30 30  
31 -* choisir les **champs exportés**,
32 -* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
33 -* créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
27 +>(% class="small" %) Cas d'usage :
28 +>(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
29 +>(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
30 +>(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
31 +>(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
32 +>(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
33 +>(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
34 +>(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépô
34 34  
35 -Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
36 -
37 37  (% class="box infomessage" %)
38 38  (((
39 -Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
38 +Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
39 +
40 +* **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
41 +* **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
40 40  )))
41 41  
42 -= Créer et mettre en forme un nouveau modèle =
43 -
44 -(% class="box warningmessage" %)
44 +(% class="box successmessage" %)
45 45  (((
46 -**Attention** il est recommandé d’utiliser un **compte générique administrateur** (par exemple : //adminfonc//) pour créer, modifier ou supprimer les modèles.
47 -Cela permet d’assurer une gestion centralisée et d’**éviter qu’un modèle soit rattaché à un compte utilisateur nominatif** : en cas de perte d’accès ou de désactivation de ce compte, le modèle ne pourrait plus être modifié.
46 +**Bonnes pratiques : **
47 +
48 +* **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
48 48  )))
49 49  
50 -== Créer un nouveau modèle sur Flora ==
51 += Accéder à l'éditeur de modèles =
51 51  
52 -1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
53 +Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
54 +
55 +Rendez-vous dans l'espace de travail **Administration > Impressions > Modèles de publication**.
56 +
57 +[[//Accès éditeur de modèles//>>image:1740056547705-462.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 +
59 +
60 += Étapes de création d'un modèle =
61 +
62 +== Créer le modèle dans Flora ==
63 +
64 +1. Dans Administration > Impressions > **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
53 53  1. (((
54 54  Donnez un **nom au modèle** :
55 55  
56 -* (% style="background-color:transparent" %)Jusqu’à 255 caractères pour la (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
68 +* Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
69 +* Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
57 57  * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
58 -* Remplacez les espaces par un underscore.
71 +* Remplacez les espaces par des underscores _.
59 59  )))
60 -1. Sélectionnez la **source de données** ainsi que la **table concernée par le modèle** (Musée – Biens et ensembles, Musée – Entrées, etc.), puis cliquez sur **Suivant**..
73 +1. Choisissez la **source de données** (Musée - Biens et ensembles, Musée - Entrées, etc.) et cliquez sur **suivant**.
61 61  1. Sélectionnez le **modèle de données** adapté.
62 62  1. Validez : le modèle est créé et apparaît dans la liste.
63 63  
... ... @@ -64,38 +64,26 @@
64 64  [[//Créer un nouveau modèle //>>image:1740056908006-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 65  
66 66  
67 -[[//Saisie du nom et choix de la source et de la table//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +[[//Saisie du nom et choix de la source de données//>>image:1758180534385-265.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 68  
69 69  
70 70  [[//Choix du modèle de données et validation//>>image:1740057373247-399.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 71  
72 72  
73 -[[//Apparition du nouveau modèle dans la liste//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +[[//Résultat : modèle créé//>>image:1740057877751-154.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 74  
75 75  
76 -(% class="box successmessage" %)
77 -(((
78 -**Bien choisir le modèle de données**Le choix du modèle de données conditionne :
89 +=== A propos des modèles de données ===
79 79  
80 -* le nombre de champs disponibles,
81 -* la présence ou non de regroupements de champs,
82 -* la configuration des formats d’images.
83 -)))
91 +Lorsque vous créez un modèle de publication, vous devez choisir un **modèle de données**.
92 +Ce choix est essentiel : il conditionne le **nombre de champs disponibles**, la présence ou non de **regroupements de champs** ainsi que la **configuration des formats d'images**.
84 84  
85 -=== ===
86 -
87 -Le choix du modèle de données conditionne :
88 -
89 -* le nombre de champs disponibles,
90 -* la présence ou non de regroupements de champs,
91 -* la configuration des formats d’images.
92 -
93 ->(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
94 ->(% class="small small" %) Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
94 +>(% class="small" %)Exemple pour** les biens et ensembles **:
95 +>(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete** si vous avez besoin d’exhaustivité, de nombreuses options et d’un cadre structuré.
95 95  >(% class="small" %)Choisissez **mus_bien_complete2** si vous préférez plus de liberté de mise en page, quitte à avoir moins de champs et moins de flexibilité sur les images.
96 96  
97 97  (((
98 -[[//Différence d'éditeur entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 +[[//Différence entre **mus_bien_complete **et **mus_bien_complete2**//>>image:1740060903462-303.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 99  )))
100 100  
101 101  
... ... @@ -121,6 +121,7 @@
121 121  
122 122  * Travaillez uniquement avec **LibreOffice Writer**.
123 123  * Téléchargez le fichier depuis Flora avant toute modification dans LibreOffice.
125 +* **Masquez les menus Flora** afin de gagner de la place et travailler plus confortablement lorsque vous placerez Flora et LibreOffice côte à côte.
124 124  )))
125 125  
126 126  [[//Ouvrir un modèle //>>image:1740058150960-595.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -143,14 +143,11 @@
143 143  
144 144  == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
145 145  
146 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
147 -
148 148  === Intégrer les champs ===
149 149  
150 -Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
150 +1. Dans l’éditeur Flora, **positionnez-vous sur l’onglet Regroupements et champs **— c’est **toujours** depuis cet onglet que vous **glissez-déposez** les champs vers le document LibreOffice.
151 +1. Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs. **
151 151  
152 -Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
153 -
154 154  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Mode|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonctionnement|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Avantages|=(% style="width: 212px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Points d’attention|=(% style="width: 109px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple de modèle de données
155 155  |**Avec regroupements**|Glissez-déposez d’abord le **regroupement** dans le document, puis placez chaque **champ** dans la section correspondante.|(((
156 156  Texte d’aide pour guider le placement des champs.
... ... @@ -188,7 +188,7 @@
188 188  [[//Onglet Regroupements et champs//>>image:1758186665987-713.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 189  
190 190  
191 -[[//Glisser-déposer le champ où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +[[//Glisser-déposer le champs où l'on souhaite//>>image:1740142358706-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
192 192  
193 193  
194 194  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -212,7 +212,7 @@
212 212  )))
213 213  1. **Glissez-déposez** ce regroupement dans le document LibreOffice.
214 214  1. (((
215 -Dans l'onglet **Images du modèle**, sélectionnez le **format d’image souhaité** :
214 +Dans l'onglet **Images du modèle**, configurez le **format d’image** :
216 216  
217 217  * Original : taille native (souvent très lourde).
218 218  * Medium (~~800×600 px) : recommandé pour impression A4.
... ... @@ -219,7 +219,7 @@
219 219  * Imagette (≤192 px) : adapté aux vignettes et aperçus rapides.
220 220  )))
221 221  1. (((
222 -**Configurez le rendu** :
221 +**Configurez le rendu** (mode, taille) :
223 223  
224 224  * **Indiquez le mode** : Adapter (conserve les proportions) ou Encadrer (force dans le cadre, risque de déformations).
225 225  * **Saisissez la taille** en pixels.
... ... @@ -231,9 +231,9 @@
231 231  (((
232 232  **Bonnes pratiques**
233 233  
234 -* Choisissez toujours un **format d’image correspondant au regroupement** glissé-déposé, sinon le modèle ne fonctionnera pas.
235 -* Privilégiez le **format Medium** (qualité/poids).
236 -* Évitez le format **Original**, trop lourd pour des impressions classiques.
233 +* Choisissez **toujours le format d’image correspondant au regroupement** que vous avez glissé-déposé dans LibreOffice : sinon le modèle ne fonctionnera pas.
234 +* Utilisez le format **Medium** par défaut (équilibre qualité/poids).
235 +* N’utilisez pas systématiquement le **format Original**, souvent trop lourd pour les impressions standard.
237 237  * Pour que Adapter soit bien pris en compte, sélectionnez **Adapter**, puis** Encadrer**, et revenez sur **Adapter**.
238 238  * Définissez une **taille homogène** pour toutes les images afin d’assurer la cohérence visuelle.
239 239  * Le **texte d’aide** inclus dans le regroupement image peut être effacé une fois le modèle finalisé.
... ... @@ -242,7 +242,7 @@
242 242  (% class="wikigeneratedid" id="HAjouteruneimagedanslemodE8le.odt" %)
243 243  (% id="cke_bm_720S" style="display:none" %)
244 244  
245 -[[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisi//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 +[[//Glisser-déposer du regroupement d'image choisit//>>image:1740143055223-391.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 246  
247 247  
248 248  [[//Choix du format d'image selon le regroupement choisit//>>image:1740143545965-894.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -271,7 +271,7 @@
271 271  * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
272 272  )))
273 273  1. (((
274 -Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
273 +Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images).
275 275  )))
276 276  1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
277 277  1. (((
... ... @@ -287,8 +287,9 @@
287 287  (((
288 288  **Bonnes pratiques :  **
289 289  
289 +* **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
290 290  * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
291 -* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
291 +* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul l’administrateur peut voir et utiliser le modèle.
292 292  * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
293 293  )))
294 294  
... ... @@ -312,13 +312,8 @@
312 312  
313 313  = Modifier un modèle =
314 314  
315 -(% class="box successmessage" %)
316 -(((
317 -**Bonnes pratiques : **
315 +Il existe deux situations distinctes selon le type de modèle.
318 318  
319 -* Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
320 -)))
321 -
322 322  == Modifier un modèle personnalisé ==
323 323  
324 324  Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
... ... @@ -327,6 +327,7 @@
327 327  1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
328 328  1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
329 329  1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
325 +1. Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
330 330  
331 331  == Dupliquer un modèle standard ==
332 332  
... ... @@ -381,7 +381,7 @@
381 381  (((
382 382  **Bonnes pratiques : **
383 383  
384 -* **Vérifiez** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
380 +* **Vérifiez toujours** que le modèle n’est plus utilisé par les équipes avant de le supprimer.
385 385  * **Privilégiez la duplication/modification** plutôt que la suppression si le modèle peut encore servir de base.
386 386  * **Informez les utilisateurs concernés** pour éviter toute incompréhension.
387 387  * Rappelez-vous : la **suppression est immédiate** et impacte à la fois l’environnement de test et celui de production.
... ... @@ -408,25 +408,11 @@
408 408  **Aller plus loin**
409 409  
410 410  * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
411 -* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
412 -* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
413 413  )))
414 414  
415 415  (% class="box" %)
416 416  (((
417 417  **Icônes principales**
418 -
419 -* [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
420 -
421 -* [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
422 -
423 -* [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
424 -
425 -* [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
426 -
427 -* [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
428 -
429 -
430 430  )))
431 431  )))
432 432  
1758201452592-555.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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Taille
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1 -XWiki.DBA
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