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Modifications pour le document Créer et gérer les modèles de publication

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/11 14:43
Depuis la version 101.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/06 14:46
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À la version 82.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/18 14:41
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,44 +1,55 @@
1 -**Page en cours de rédaction**
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
2 2  
3 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4 -
5 5  |(% style="width:840px" %)(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -Les **modèles de publication** dans Flora servent à :
6 +Dans Flora, les modèles de publication sont un **outil stratégique** qui relie la base de données Flora aux **documents opérationnels **utilisés chaque jour par les utilisateurs.
9 9  
10 -* **Mettre en forme les données** issues des notices selon une présentation prédéfinie (ex. fiche complète, cartel, étiquette, liste d’œuvres).
11 -* **Générer des documents prêts à l’emploi** au format **PDF** ou **LibreOffice**.
12 -* **Adapter la présentation aux usages concrets** : préparation d’une exposition, édition de cartels, impression d’étiquettes de transport, constitution d’un book, génération d’un arrêté de dépôt, etc.
13 -* **Standardiser les supports de communication** pour qu’ils soient cohérents dans toute l’institution (mise en page uniforme, logos, mentions légales).
14 -* **Gagner du temps** en automatisant la production de documents plutôt que de les recréer manuellement à partir des données.
8 +Ces modèles peuvent être :
15 15  
16 -Les **administrateurs fonctionnels** disposent de la possibilité de **créer ou modifier des modèles de publication** afin de les adapter aux besoins de l’institution.
10 +* **standards**, fournis et mis à jour par Flora ;
11 +* **personnalisés**, créés directement par l’institution et stockés dans la base de données.
17 17  
18 -Cette personnalisation permet d’obtenir des documents **entièrement adaptés** aux usages internes (travail de gestion, communication publique, dossiers réglementaires).
13 +Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
14 +
15 +Pour l’administrateur, ils constituent un **outil clé** : il est possible de **créer**, **modifier**,** dupliquer **ou** supprimer** des modèles pour les adapter aux besoins de chaque institution.
19 19  )))
20 20  
21 21  (((
22 22  = (% id="cke_bm_293228S" style="display:none" %) (%%)Pourquoi créer et gérer des modèles de publication dans Flora ? =
23 23  
24 -Des **modèles de publication standards** sont fournis par défaut dans Flora. Ils couvrent un **large éventail de besoins** et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, notices complètes, fiches de prêts, etc.).
25 -Toutefois, ces modèles ne répondent pas toujours précisément aux **pratiques, usages ou exigences** de chaque institution.
21 +Les **modèles standards** couvrent un large éventail de besoins et proposent différents formats prêts à l’emploi (cartels, fiches, bordereaux…). Cependant, ils ne correspondent pas toujours exactement aux pratiques ou aux exigences locales.
26 26  
27 -C’est pourquoi les administrateurs fonctionnels peuvent **adapter ou créer des modèles personnalisés**, afin de répondre à ces besoins spécifiques.
23 +Les **modèles personnalisés** vous permettent de :
28 28  
29 -Ils peuvent notamment :
25 +* **Adapter la présentation** aux usages concrets de l'institution.
26 +* **Garantir une cohérence visuelle et institutionnelle **(mise en page uniforme, logos, mentions légales, charte graphique).
27 +* **Optimiser le temps de travail **en automatisant la production des documents (PDF ou Libre Office).
30 30  
31 -* choisir les **champs exportés**,
32 -* définir la **mise en page** (logos, styles, structuration),
33 -* créer des modèles spécifiques (ex. étiquettes, cartels, bordereaux, books).
29 +>(% class="small" %) Cas d'usage :
30 +>(% class="small" %)Créer un book pour les acquisitions annuelles
31 +>(% class="small" %)Créer des cartels de présentation des œuvres dans les salles
32 +>(% class="small" %)Adapter les modèles standards avec suppression ou ajout de champs
33 +>(% class="small" %)Créer des listes d’œuvres simplifiées pour les conservateurs
34 +>(% class="small" %)Créer des listes de prêts pour la régie
35 +>(% class="small" %)Créer des étiquettes de transport normalisées
36 +>(% class="small" %)Créer des documents contractuels (fiches de prêt, arrêtés de dépôt)
34 34  
35 -Cette personnalisation permet d’**obtenir des documents parfaitement alignés avec les usages internes **et les contraintes de chaque institution.
36 -
37 37  (% class="box infomessage" %)
38 38  (((
39 -Les modèles personnalisés sont **préservés lors des montées de version** et apparaissent exactement comme les modèles standards du point de vue des utilisateurs.
40 +Les modèles de publication sont **communs** aux environnements test et production :
41 +
42 +* **Modifications / suppressions** faites en test → **immédiatement** actives en **production**.
43 +* **Créations** faites en test → visibles **le lendemain** en production (au redémarrage).
40 40  )))
41 41  
46 +(% class="box successmessage" %)
47 +(((
48 +**Bonnes pratiques : **
49 +
50 +* **Utiliser un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
51 +)))
52 +
42 42  = Accéder à l'éditeur de modèles =
43 43  
44 44  Cette étape vous permet d’ouvrir l’espace dédié où sont listés, créés et gérés tous les modèles de publication.
... ... @@ -50,17 +50,14 @@
50 50  
51 51  = Étapes de création d'un modèle =
52 52  
53 -
54 -**Bonnes pratiques : **
55 -
56 -* **Utilisez un compte générique** (ex. adminfonc) pour créer, modifier ou supprimer les modèles, afin de garantir une gestion centralisée et éviter les dépendances à un utilisateur.
57 -
58 58  == Créer le modèle dans Flora ==
59 59  
60 60  1. Dans **Administration > Impressions >** **Modèles de publication**, cliquez sur **Nouveau modèle**.
61 61  1. (((
62 -Donnez un **nom au modèle** :(% style="background-color:transparent" %)Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
68 +Donnez un **nom au modèle** :
63 63  
70 +* Préfixe obligatoire **S_** (spécifique client).
71 +* Jusqu’à 255 caractères (% class="mark small" %)**version 4.5.60**
64 64  * Pas d’accents, pas de caractères spéciaux :/\?;*"<>.
65 65  * Remplacez les espaces par des underscores _.
66 66  )))
... ... @@ -142,11 +142,9 @@
142 142  
143 143  == Intégrer les champs et les images dans LibreOffice ==
144 144  
145 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.56 et ultérieures**
146 -
147 147  === Intégrer les champs ===
148 148  
149 -Depuis l’onglet **Regroupements et champs, ** glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
155 +Depuis l’onglet **Regroupements et champs**, glissez-déposez les champs dans le document LibreOffice.
150 150  
151 151  Selon le modèle de données choisi, vous pouvez travailler **avec** ou **sans regroupements de champs : **
152 152  
... ... @@ -270,7 +270,7 @@
270 270  * Si le nom a été modifié dans LibreOffice, Flora le **renomme automatiquement** avec son nom initial.
271 271  )))
272 272  1. (((
273 -Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images). **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
279 +Lors de la première importation, le modèle est **automatiquement actualisé** (champs et formats d’images).
274 274  )))
275 275  1. **Testez le modèle** avec le compte administrateur fonctionnel (ex. adminfonc) et ajustez-le si nécessaire.
276 276  1. (((
... ... @@ -286,8 +286,9 @@
286 286  (((
287 287  **Bonnes pratiques :  **
288 288  
295 +* **Actualisez manuellement** si vous changez des paramètres sensibles (format ou taille des images, regroupements).
289 289  * **Testez vos modèles progressivement** : réintégrez et imprimez quelques notices après chaque modification plutôt que d’attendre la fin.
290 -* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul le créateur du modèle peut le voir et l'utiliser.
297 +* **Case Accès privé** : décochez-la systématiquement pour partager le modèle avec d’autres groupes. Si elle reste cochée, seul l’administrateur peut voir et utiliser le modèle.
291 291  * **Définissez clairement les droits d’accès** : seuls les groupes pertinents doivent voir et utiliser le modèle.
292 292  )))
293 293  
... ... @@ -311,13 +311,8 @@
311 311  
312 312  = Modifier un modèle =
313 313  
314 -(% class="box successmessage" %)
315 -(((
316 -**Bonnes pratiques : **
321 +Il existe deux situations distinctes :
317 317  
318 -* Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
319 -)))
320 -
321 321  == Modifier un modèle personnalisé ==
322 322  
323 323  Les modèles personnalisés peuvent être modifiés directement.
... ... @@ -326,6 +326,7 @@
326 326  1. Téléchargez le fichier **.odt** en local.
327 327  1. Ouvrez-le dans **LibreOffice Writer** et effectuez vos modifications.
328 328  1. Sauvegardez puis réimportez le fichier dans Flora via **Modifier le fichier modèle**.
331 +1. Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
329 329  
330 330  == Dupliquer un modèle standard ==
331 331  
... ... @@ -344,6 +344,7 @@
344 344  )))
345 345  1. Ouvrez le fichier téléchargé dans **LibreOffice**, adaptez-le (supprimez ou ajoutez des champs, changez la mise en forme).
346 346  1. Réimportez le fichier modifié dans le **nouveau modèle** (et non dans le standard).
350 +1. Si vous avez changé certains paramètres (ex. format d’image), cliquez sur **Actualiser** pour prendre en compte les évolutions.
347 347  1. Rendez le modèle accessible en définissant les **droits d’accès**.
348 348  
349 349  (% class="box infomessage" %)
... ... @@ -407,25 +407,11 @@
407 407  **Aller plus loin**
408 408  
409 409  * [[Mettre en forme les données>>doc:.Mettre en forme les données.WebHome||target="_blank"]]
410 -* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
411 -* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
412 412  )))
413 413  
414 414  (% class="box" %)
415 415  (((
416 416  **Icônes principales**
417 -
418 -* [[image:1758201452592-555.png||height="23" width="27"]] Retourner à la liste des modèles
419 -
420 -* [[image:1758202788987-846.png||height="34" width="32"]]Supprimer le modèle
421 -
422 -* [[image:1758202810497-333.png||height="25" width="25"]] Actualiser les regroupements, champs et images dans le modèle LibreOffice
423 -
424 -* [[image:1758203000777-379.png]] Télécharger le fichier modèle
425 -
426 -* [[image:1758202889516-803.png]] Modifier le fichier modèle
427 -
428 -
429 429  )))
430 430  )))
431 431  
1758201452592-555.png
Auteur
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