À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ?

Les documents internes pour l’accueil regroupent des fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs.

Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.

Ils peuvent servir à :

• Informer : notes de service, actualités, mises à jour.
• Accompagner : guides de saisie, procédures, modèles.
• Sécuriser : rappels réglementaires.
• Centraliser : accès rapide aux ressources essentielles.

Exemples d’usage :

Une charte de saisie des biens : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.

Une procédure de mise en quarantaine : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.

Un guide d’utilisation Flora : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.

Une procédure de récolement décennal : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.

Des consignes internes temporaires : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.

Ajouter des documents internes pour accueil

Créer une notice autre document

Dans la table autres documents : cliquez sur Créer une notice autres documents. 

Renseigner les champs requis

Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, deux champs sont obligatoires :

• Cote : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
• Type de document : Doit contenir la valeur Documents internes pour accueil pour activer l’affichage dans la page d'accueil

Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis enregistrez la notice.

Glisser-déposer le fichier bureautique

Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.

Erreurs fréquentes

• Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil

Cela signifie généralement que le mauvais champ a été renseigné dans la notice.
Solution : toujours renseigner le champ Cote et le type Documents internes pour accueil.

• Un point (puce) s’affiche sans intitulé sur la page d’accueil

Cela indique qu’aucun fichier n’a été attaché à la notice Autre document.
Solution : glisser-déposer le fichier bureautique dans la notice afin qu’il soit effectivement associé.

Consulter les documents internes pour accueil

 Depuis le tableau de bord, cliquez sur l'icône Aide. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de liens cliquables.