Insérer un document interne à la page d’accueil

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(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.

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Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.

)))

(((

= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =

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Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.

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Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.

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Ils peuvent servir à :

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* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.

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* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.

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* **Sécuriser** : rappels réglementaires.

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* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.

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(% class="box warningmessage" %)

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**Attention**

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Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :

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* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**

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* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion

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Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.

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)))

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>(% class="small" %)Exemples d’usage :

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>(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.

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>(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.

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42

>(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.

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44

>(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.

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46

>(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.

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= Ajouter des documents internes pour accueil =

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== Créer une notice autre document ==

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52

Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.

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[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Renseigner les champs requis ==

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59

Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :

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* **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil

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* **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil

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64

Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.

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[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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71

== Glisser-déposer le fichier bureautique ==

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Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.

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[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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(% class="box errormessage" %)

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**Erreurs fréquentes**

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* **Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil**

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Cela signifie généralement que le **mauvais champ a été renseigné** dans la notice.

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**Solution :** toujours renseigner le champ **Cote et le type Documents internes pour accueil.**

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* **Un point (puce) s’affiche sans intitulé sur la page d’accueil**

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Cela indique qu’**aucun fichier n’a été attaché à la notice Autre document**.

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**Solution :** glisser-déposer le fichier bureautique dans la notice afin qu’il soit effectivement associé.

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[[//Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))

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= Consulter les documents internes pour accueil =

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(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**

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[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

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**Sommaire**