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Version 52.1 par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:47
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Doriane Bautista 4.1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
admin admin 1.1 2
Doriane Bautista 2.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Joséphine Ducruet 50.1 6 Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
Doriane Bautista 26.1 7
Joséphine Ducruet 50.1 8 Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
Doriane Bautista 2.1 9 )))
10
11 (((
Doriane Bautista 41.1 12 = À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
Doriane Bautista 2.1 13
Joséphine Ducruet 45.1 14 Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
admin admin 1.1 15
Joséphine Ducruet 45.1 16 Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
admin admin 1.1 17
Joséphine Ducruet 45.1 18 Ils peuvent servir à :
Doriane Bautista 23.1 19
Joséphine Ducruet 45.1 20 * **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
21 * **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
22 * **Sécuriser** : rappels réglementaires.
23 * **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
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25 (% class="box warningmessage" %)
26 (((
27 **Attention**
28 Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
29
30 * les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
31 * les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
32
33 Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
34 )))
35
Joséphine Ducruet 48.1 36 >(% class="small" %)Exemples d’usage :
Joséphine Ducruet 45.1 37
Joséphine Ducruet 48.1 38 >(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
Joséphine Ducruet 45.1 39
Joséphine Ducruet 48.1 40 >(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
41
42 >(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
43
Joséphine Ducruet 49.1 44 >(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
Joséphine Ducruet 48.1 45
46 >(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
47
Doriane Bautista 23.1 48 = Ajouter des documents internes pour accueil =
49
Doriane Bautista 36.1 50 == Créer une notice autre document ==
admin admin 1.1 51
Doriane Bautista 28.1 52 Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
admin admin 1.1 53
Doriane Bautista 28.1 54 [[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 55
56
Doriane Bautista 27.1 57 == Renseigner les champs requis ==
admin admin 1.1 58
Doriane Bautista 8.1 59 Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
admin admin 1.1 60
Joséphine Ducruet 50.1 61 * **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
62 * **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
admin admin 1.1 63
Doriane Bautista 8.1 64 Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
admin admin 1.1 65
Doriane Bautista 28.1 66 [[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 67
68
Doriane Bautista 28.1 69 [[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Doriane Bautista 28.1 71 == Glisser-déposer le fichier bureautique ==
admin admin 1.1 72
Joséphine Ducruet 50.1 73 Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
admin admin 1.1 74
Doriane Bautista 29.1 75 [[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 76
77
Doriane Bautista 29.1 78 [[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 79
80
Joséphine Ducruet 51.1 81 (% class="box errormessage" %)
82 (((
83 **Erreurs fréquentes**
Joséphine Ducruet 52.1 84
85 * **Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil**
86
87 Cela signifie généralement que le **mauvais champ a été renseigné** dans la notice.
88 **Solution :** toujours renseigner le champ **Cote et le type Documents internes pour accueil.**
89
90 * **Un point (puce) s’affiche sans intitulé sur la page d’accueil**
91
92 Cela indique qu’**aucun fichier n’a été attaché à la notice Autre document**.
93 **Solution :** glisser-déposer le fichier bureautique dans la notice afin qu’il soit effectivement associé.
94
95 [[//Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 51.1 96 )))
97
Doriane Bautista 35.1 98 = Consulter les documents internes pour accueil =
Doriane Bautista 9.1 99
Doriane Bautista 30.1 100 (% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
admin admin 1.1 101
Doriane Bautista 30.1 102 [[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
admin admin 1.1 103
104
Doriane Bautista 30.1 105 [[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 18.1 106 )))
Doriane Bautista 2.1 107 )))|(% style="width:300px" %)(((
108 (% class="box" %)
109 (((
Doriane Bautista 3.1 110 **Sommaire**
111
Doriane Bautista 10.1 112 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
Doriane Bautista 2.1 113 )))
admin admin 1.1 114
Doriane Bautista 2.1 115 (% class="box" %)
116 (((
Doriane Bautista 3.1 117 **Aller plus loin**
118
Doriane Bautista 21.1 119 * [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
120 * [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]
Doriane Bautista 2.1 121 )))
122
123 (% class="box" %)
124 (((
Doriane Bautista 3.1 125 **Icônes principales**
Doriane Bautista 11.1 126
Doriane Bautista 13.1 127 * [[image:1752668401650-968.png||height="39" width="29"]] Table autres documents
Doriane Bautista 21.1 128
129
130
Doriane Bautista 11.1 131 * [[image:1752668363012-396.png||height="42" width="42"]]Créer
Doriane Bautista 21.1 132
133
134
Doriane Bautista 16.1 135 * [[image:1752668579454-224.png||height="61" width="40"]]Page d'accueil
Doriane Bautista 2.1 136 )))
137 )))
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139 (% class="wikigeneratedid" id="HPrE9sentation" %)
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