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Version 50.1 par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 14:26
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Doriane Bautista 4.1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
admin admin 1.1 2
Doriane Bautista 2.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
5 (((
Joséphine Ducruet 50.1 6 Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
Doriane Bautista 26.1 7
Joséphine Ducruet 50.1 8 Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
Doriane Bautista 2.1 9 )))
10
11 (((
Doriane Bautista 41.1 12 = À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
Doriane Bautista 2.1 13
Joséphine Ducruet 45.1 14 Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
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Joséphine Ducruet 45.1 16 Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
admin admin 1.1 17
Joséphine Ducruet 45.1 18 Ils peuvent servir à :
Doriane Bautista 23.1 19
Joséphine Ducruet 45.1 20 * **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
21 * **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
22 * **Sécuriser** : rappels réglementaires.
23 * **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
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25 (% class="box warningmessage" %)
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27 **Attention**
28 Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
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30 * les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
31 * les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
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33 Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
34 )))
35
Joséphine Ducruet 48.1 36 >(% class="small" %)Exemples d’usage :
Joséphine Ducruet 45.1 37
Joséphine Ducruet 48.1 38 >(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
Joséphine Ducruet 45.1 39
Joséphine Ducruet 48.1 40 >(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
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42 >(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
43
Joséphine Ducruet 49.1 44 >(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
Joséphine Ducruet 48.1 45
46 >(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
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Doriane Bautista 23.1 48 = Ajouter des documents internes pour accueil =
49
Doriane Bautista 36.1 50 == Créer une notice autre document ==
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Doriane Bautista 28.1 52 Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
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Doriane Bautista 28.1 54 [[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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56
Doriane Bautista 27.1 57 == Renseigner les champs requis ==
admin admin 1.1 58
Doriane Bautista 8.1 59 Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
admin admin 1.1 60
Joséphine Ducruet 50.1 61 * **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
62 * **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
admin admin 1.1 63
Doriane Bautista 8.1 64 Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
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Doriane Bautista 28.1 66 [[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Doriane Bautista 28.1 69 [[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Doriane Bautista 28.1 71 == Glisser-déposer le fichier bureautique ==
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Joséphine Ducruet 50.1 73 Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
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Doriane Bautista 29.1 75 [[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Doriane Bautista 29.1 78 [[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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80
Doriane Bautista 35.1 81 = Consulter les documents internes pour accueil =
Doriane Bautista 9.1 82
Doriane Bautista 30.1 83 (% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
admin admin 1.1 84
Doriane Bautista 30.1 85 [[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Doriane Bautista 30.1 88 [[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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90
Doriane Bautista 33.1 91 = Éviter les erreurs fréquentes =
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Doriane Bautista 30.1 93 Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
Doriane Bautista 10.1 94
Doriane Bautista 34.1 95 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
Doriane Bautista 32.1 96 |**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
97 |**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
98
Doriane Bautista 31.1 99 [[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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Doriane Bautista 17.1 101
Joséphine Ducruet 45.1 102 (((
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Joséphine Ducruet 45.1 104 )))
Doriane Bautista 2.1 105 )))|(% style="width:300px" %)(((
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Doriane Bautista 3.1 108 **Sommaire**
109
Doriane Bautista 10.1 110 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
Doriane Bautista 2.1 111 )))
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Doriane Bautista 2.1 113 (% class="box" %)
114 (((
Doriane Bautista 3.1 115 **Aller plus loin**
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Doriane Bautista 21.1 117 * [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
118 * [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]
Doriane Bautista 2.1 119 )))
120
121 (% class="box" %)
122 (((
Doriane Bautista 3.1 123 **Icônes principales**
Doriane Bautista 11.1 124
Doriane Bautista 13.1 125 * [[image:1752668401650-968.png||height="39" width="29"]] Table autres documents
Doriane Bautista 21.1 126
127
128
Doriane Bautista 11.1 129 * [[image:1752668363012-396.png||height="42" width="42"]]Créer
Doriane Bautista 21.1 130
131
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Doriane Bautista 16.1 133 * [[image:1752668579454-224.png||height="61" width="40"]]Page d'accueil
Doriane Bautista 2.1 134 )))
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