Insérer un document interne à la page d’accueil

1

**PAGE EN COURS DE REDACTION**

2

3

(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**

4

5

|(% style="width:840px" %)(((

6

(% class="box" %)

7

(((

8

Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.

9

10

Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles à tous les utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.

)))

(((

= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =

15

16

Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.

17

18

Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.

19

20

Ils peuvent servir à :

21

22

* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.

23

* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.

24

* **Sécuriser** : rappels réglementaires.

25

* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.

26

27

(% class="box warningmessage" %)

28

(((

29

**Attention**

30

Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :

31

32

* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**

33

* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion

34

35

Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.

)))

= Ajouter des documents internes pour accueil =

43

44

== Créer une notice autre document ==

45

46

Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.

47

48

[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

49

50

51

== Renseigner les champs requis ==

52

53

Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :

54

55

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle dans l’affichage

56

|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil

57

|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil

58

59

Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.

60

61

[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

62

63

64

[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

65

66

== Glisser-déposer le fichier bureautique ==

67

68

Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.

69

70

(% class="box successmessage" %)

71

(((

72

**Bonnes pratiques : **

73

74

* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.

75

* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.

76

)))

77

78

[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

79

80

81

[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

82

83

84

= Consulter les documents internes pour accueil =

85

86

(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**

87

88

[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

89

90

91

[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

92

93

94

= Éviter les erreurs fréquentes =

95

96

Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :

97

98

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution

99

|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**

100

|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice

101

102

[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

109

(% class="box" %)