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Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 14:02
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À la version 52.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/13 16:47
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -3,70 +3,106 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.
7 -Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.
6 +Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
8 8  
9 -Pour qu’un document s’affiche sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice dans la table Autres documents**, en respectant certaines règles de saisie.
10 -Cette page vous guide pas à pas pour créer et paramétrer correctement ce type de notice.
8 +Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Objectif =
12 += À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
15 15  
16 -Permettre l’affichage de **documents internes** (chartes, procédures, guides, etc.) directement sur la **page d’accueil** du **tableau de bord Flora**, afin de faciliter l’accès aux ressources essentielles.
14 +Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
17 17  
18 -= Étapes à suivre =
16 +Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
19 19  
20 -== Créer une notice dans la table autres documents ==
18 +Ils peuvent servir à :
21 21  
22 -Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton **Créer.**
20 +* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
21 +* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
22 +* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
23 +* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
23 23  
24 -[[Autres documents → bouton créer.>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
25 +(% class="box warningmessage" %)
26 +(((
27 +**Attention**
28 +Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
25 25  
30 +* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
31 +* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
26 26  
27 -== Remplir les champs requis ==
33 +Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
34 +)))
28 28  
36 +>(% class="small" %)Exemples d’usage :
37 +
38 +>(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
39 +
40 +>(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
41 +
42 +>(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
43 +
44 +>(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
45 +
46 +>(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
47 +
48 += Ajouter des documents internes pour accueil =
49 +
50 +== Créer une notice autre document ==
51 +
52 +Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
53 +
54 +[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 +
56 +
57 +== Renseigner les champs requis ==
58 +
29 29  Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
30 30  
31 -* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
32 -* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
61 +* **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
62 +* **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
33 33  
34 34  Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
35 35  
36 -[[Autres documents → saisie des données et enregistrement. >>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 37  
38 38  
39 -[[Résultat → notice autre document créée.>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 +[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 40  
41 -== Ajouter le fichier bureautique ==
71 +== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
42 42  
43 -Faites un **glisser-déposer** du fichier dans le **pavé de gestion des fichiers** situé à droite de la notice.
73 +Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
44 44  
45 -(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
46 -(((
47 -Il est **recommandé d’utiliser des fichiers PDF**.
48 -En cas de mise à jour, remplacez l’ancien fichier par la **nouvelle version**.
49 -)))
75 +[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 50  
51 -[[Légende>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52 52  
78 +[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 -[[Légende>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
81 +(% class="box errormessage" %)
82 +(((
83 +**Erreurs fréquentes**
56 56  
57 -== Résultat sur la page d'accueil ==
85 +* **Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil**
58 58  
59 -(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Pour accéder à la page d'accueil, se positionner dans le tableau de bord et cliquer sur l'icône [[image:1742567234625-482.png]].
87 +Cela signifie généralement que le **mauvais champ a été renseigné** dans la notice.
88 +**Solution :** toujours renseigner le champ **Cote et le type Documents internes pour accueil.**
60 60  
61 -[[image:1742567276499-621.png]]
62 -Les documents internes se trouvent en bas de page :
90 +* **Un point (puce) s’affiche sans intitulé sur la page d’accueil**
63 63  
64 -[[image:1742568669480-360.png]]
92 +Cela indique qu’**aucun fichier n’a été attaché à la notice Autre document**.
93 +**Solution :** glisser-déposer le fichier bureautique dans la notice afin qu’il soit effectivement associé.
65 65  
95 +[[//Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 +)))
66 66  
98 += Consulter les documents internes pour accueil =
67 67  
100 +(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
68 68  
69 -
102 +[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 +
104 +
105 +[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  )))
71 71  )))|(% style="width:300px" %)(((
72 72  (% class="box" %)
... ... @@ -73,7 +73,7 @@
73 73  (((
74 74  **Sommaire**
75 75  
76 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
112 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
77 77  )))
78 78  
79 79  (% class="box" %)
... ... @@ -80,13 +80,23 @@
80 80  (((
81 81  **Aller plus loin**
82 82  
83 -* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
84 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
119 +* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
120 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]
85 85  )))
86 86  
87 87  (% class="box" %)
88 88  (((
89 89  **Icônes principales**
126 +
127 +* [[image:1752668401650-968.png||height="39" width="29"]] Table autres documents
128 +
129 +
130 +
131 +* [[image:1752668363012-396.png||height="42" width="42"]]Créer
132 +
133 +
134 +
135 +* [[image:1752668579454-224.png||height="61" width="40"]]Page d'accueil
90 90  )))
91 91  )))
92 92  
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Auteur
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