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Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 13:56
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/13 14:26
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -3,72 +3,103 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.
7 -Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.
6 +Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
8 8  
9 -Pour qu’un document s’affiche sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice dans la table Autres documents**, en respectant certaines règles de saisie.
10 -Cette page vous guide pas à pas pour créer et paramétrer correctement ce type de notice.
8 +Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Objectif =
12 += À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
15 15  
16 -Permettre l’affichage de **documents internes** (chartes, procédures, guides, etc.) directement sur la **page d’accueil** du **tableau de bord Flora**, afin de faciliter l’accès aux ressources essentielles.
14 +Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
17 17  
18 -= Étapes à suivre =
16 +Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
19 19  
20 -== Créer une notice dans la table autres documents ==
18 +Ils peuvent servir à :
21 21  
22 -1. Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton **Créer**
23 -1. Une nouvelle notice s’ouvre
20 +* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
21 +* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
22 +* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
23 +* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
24 24  
25 -[[Autres documents → bouton créer.>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
25 +(% class="box warningmessage" %)
26 +(((
27 +**Attention**
28 +Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
26 26  
30 +* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
31 +* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
27 27  
28 -== Remplir les champs requis ==
33 +Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
34 +)))
29 29  
36 +>(% class="small" %)Exemples d’usage :
37 +
38 +>(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
39 +
40 +>(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
41 +
42 +>(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
43 +
44 +>(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
45 +
46 +>(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
47 +
48 += Ajouter des documents internes pour accueil =
49 +
50 +== Créer une notice autre document ==
51 +
52 +Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
53 +
54 +[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 +
56 +
57 +== Renseigner les champs requis ==
58 +
30 30  Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
31 31  
32 -* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
33 -* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
61 +* **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
62 +* **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
34 34  
35 35  Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
36 36  
66 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 37  
38 -[[image:1742567996461-905.png]]
39 -Résultat :
40 40  
41 -[[image:1742568295513-943.png]]
69 +[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 -= Rattacher le fichier bureautique à la notice Autres documents =
71 +== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
44 44  
45 -Pour que le fichier puisse être visualisé sur la page d'accueil, il faut le glisser-déposer dans le pavé de gestion des fichiers, situé à droite de la notice Autres documents.
73 +Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
46 46  
47 -Pour en savoir plus sur la gestion des fichiers bureautiques, cliquer**[[ ici.>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]**
75 +[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 48  
49 -(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
50 -(((
51 -**Il est fortement recommandé de publier des fichiers PDF dans Flora. Si besoin de les mettre à jour, les remplacer par la nouvelle version.**
52 -)))
53 53  
54 -[[image:1742568487553-593.png]]
55 -Résultat :
78 +[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 -[[image:1742568523669-441.png]]//Un document PDF a été ajouté à la notice du document interne pour accueil.//
58 58  
81 += Consulter les documents internes pour accueil =
59 59  
60 -= Visualiser le document interne sur la page d'accueil =
83 +(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
61 61  
62 -(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Pour accéder à la page d'accueil, se positionner dans le tableau de bord et cliquer sur l'icône [[image:1742567234625-482.png]].
85 +[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 63  
64 -[[image:1742567276499-621.png]]
65 -Les documents internes se trouvent en bas de page :
66 66  
67 -[[image:1742568669480-360.png]]
88 +[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 68  
69 69  
91 += Éviter les erreurs fréquentes =
70 70  
93 +Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
71 71  
95 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
96 +|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
97 +|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
98 +
99 +[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 +)))
101 +
102 +(((
72 72  
73 73  )))
74 74  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -76,7 +76,7 @@
76 76  (((
77 77  **Sommaire**
78 78  
79 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
110 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
80 80  )))
81 81  
82 82  (% class="box" %)
... ... @@ -83,13 +83,23 @@
83 83  (((
84 84  **Aller plus loin**
85 85  
86 -* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
87 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
117 +* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
118 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]
88 88  )))
89 89  
90 90  (% class="box" %)
91 91  (((
92 92  **Icônes principales**
124 +
125 +* [[image:1752668401650-968.png||height="39" width="29"]] Table autres documents
126 +
127 +
128 +
129 +* [[image:1752668363012-396.png||height="42" width="42"]]Créer
130 +
131 +
132 +
133 +* [[image:1752668579454-224.png||height="61" width="40"]]Page d'accueil
93 93  )))
94 94  )))
95 95  
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