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Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48
Depuis la version 6.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 13:47
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À la version 52.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/13 16:47
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -3,87 +3,113 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.
7 -Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.
6 +Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
8 8  
9 -Pour qu’un document s’affiche sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice dans la table Autres documents**, en respectant certaines règles de saisie.
10 -Cette page vous guide pas à pas pour créer et paramétrer correctement ce type de notice.
8 +Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -
12 += À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
15 15  
16 -= Présentation =
14 +Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
17 17  
18 -Le tableau de bord dispose d'une page comportant un accès rapide :
16 +Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
19 19  
20 -* à des ressources externes (Joconde, etc.)
21 -* vers le Wiki avec les liens directs vers des articles importants du Wiki
22 -* vers des documents interne du musée, tels que des chartes de saisie, chartes de nommage (fichiers numériques), modes opératoires de saisie.
18 +Ils peuvent servir à :
23 23  
24 -[[image:1742568813175-237.png]]
25 -Cette rubrique explicite comment créer des documents interne à la page d'accueil.
20 +* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
21 +* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
22 +* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
23 +* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
26 26  
27 -= Créer une notice Autres documents =
25 +(% class="box warningmessage" %)
26 +(((
27 +**Attention**
28 +Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
28 28  
30 +* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
31 +* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
29 29  
30 -Se positionner dans la table Autres Documents et cliquer sur le [[image:1742567666125-576.png]].
33 +Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
34 +)))
31 31  
32 -[[image:1742567622542-295.png]]
36 +>(% class="small" %)Exemples d’usage :
33 33  
38 +>(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
34 34  
35 -== Préconisations de saisie ==
40 +>(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
36 36  
42 +>(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
37 37  
38 -Les champs **Cote **et **Type de document **sont à renseigner obligatoirement, pour que l'affichage des documents internes soit effectif sur la page d'accueil du tableau de bord.
44 +>(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
39 39  
40 -* Le champ **Cote **est utilisé comme libellé du lien sur la page d'accueil
41 -* Le champ **Type de document** doit être rempli avec la mention « Documents internes pour accueil » pour qu'il remonte automatiquement sur la page d'accueil.
46 +>(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
42 42  
43 -Compléter la notice et enregistrer.
48 += Ajouter des documents internes pour accueil =
44 44  
45 -[[image:1742567996461-905.png]]
46 -Résultat :
50 +== Créer une notice autre document ==
47 47  
48 -[[image:1742568295513-943.png]]
52 +Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
49 49  
50 -= Rattacher le fichier bureautique à la notice Autres documents =
54 +[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 51  
52 -Pour que le fichier puisse être visualisé sur la page d'accueil, il faut le glisser-déposer dans le pavé de gestion des fichiers, situé à droite de la notice Autres documents.
53 53  
54 -Pour en savoir plus sur la gestion des fichiers bureautiques, cliquer**[[ ici.>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]**
57 +== Renseigner les champs requis ==
55 55  
56 -(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
57 -(((
58 -**Il est fortement recommandé de publier des fichiers PDF dans Flora. Si besoin de les mettre à jour, les remplacer par la nouvelle version.**
59 -)))
59 +Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
60 60  
61 -[[image:1742568487553-593.png]]
62 -Résultat :
61 +* **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
62 +* **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
63 63  
64 -[[image:1742568523669-441.png]]//Un document PDF a été ajouté à la notice du document interne pour accueil.//
64 +Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
65 65  
66 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 66  
67 -= Visualiser le document interne sur la page d'accueil =
68 68  
69 -(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Pour accéder à la page d'accueil, se positionner dans le tableau de bord et cliquer sur l'icône [[image:1742567234625-482.png]].
69 +[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  
71 -[[image:1742567276499-621.png]]
72 -Les documents internes se trouvent en bas de page :
71 +== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
73 73  
74 -[[image:1742568669480-360.png]]
73 +Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
75 75  
75 +[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 77  
78 +[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 -
80 +
81 +(% class="box errormessage" %)
82 +(((
83 +**Erreurs fréquentes**
84 +
85 +* **Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil**
86 +
87 +Cela signifie généralement que le **mauvais champ a été renseigné** dans la notice.
88 +**Solution :** toujours renseigner le champ **Cote et le type Documents internes pour accueil.**
89 +
90 +* **Un point (puce) s’affiche sans intitulé sur la page d’accueil**
91 +
92 +Cela indique qu’**aucun fichier n’a été attaché à la notice Autre document**.
93 +**Solution :** glisser-déposer le fichier bureautique dans la notice afin qu’il soit effectivement associé.
94 +
95 +[[//Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 80  )))
97 +
98 += Consulter les documents internes pour accueil =
99 +
100 +(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
101 +
102 +[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 +
104 +
105 +[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 +)))
81 81  )))|(% style="width:300px" %)(((
82 82  (% class="box" %)
83 83  (((
84 84  **Sommaire**
85 85  
86 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
112 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
87 87  )))
88 88  
89 89  (% class="box" %)
... ... @@ -90,13 +90,23 @@
90 90  (((
91 91  **Aller plus loin**
92 92  
93 -* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
94 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
119 +* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
120 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]
95 95  )))
96 96  
97 97  (% class="box" %)
98 98  (((
99 99  **Icônes principales**
126 +
127 +* [[image:1752668401650-968.png||height="39" width="29"]] Table autres documents
128 +
129 +
130 +
131 +* [[image:1752668363012-396.png||height="42" width="42"]]Créer
132 +
133 +
134 +
135 +* [[image:1752668579454-224.png||height="61" width="40"]]Page d'accueil
100 100  )))
101 101  )))
102 102  
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