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Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/13 16:47
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/09 16:18
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,107 +3,102 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
6 +Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.
7 +Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.
7 7  
8 -Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
9 +Pour qu’un document s’affiche sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice dans la table Autres documents**, en respectant certaines règles de saisie.
10 +Cette page vous guide pas à pas pour créer et paramétrer correctement ce type de notice.
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
14 += A quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
13 13  
14 -Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
16 +Les documents internes pour accueil regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs** :
15 15  
16 -Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
18 +* chartes de saisie,
19 +* chartes de nommage,
20 +* procédures de travail,
21 +* consignes internes,
22 +* guides de bonnes pratiques.
17 17  
18 -Ils peuvent servir à :
24 +Ils sont **accessibles directement depuis la page d’accueil** de Flora, pour un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.
19 19  
20 -* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
21 -* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
22 -* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
23 -* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
24 24  
25 -(% class="box warningmessage" %)
26 -(((
27 -**Attention**
28 -Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
27 += Ajouter des documents internes pour accueil =
29 29  
30 -* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
31 -* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
29 +== Créer une notice dans la table autres documents ==
32 32  
33 -Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
34 -)))
31 +Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton [[image:1752667541226-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
35 35  
36 ->(% class="small" %)Exemples d’usage :
33 +[[Autres documents → bouton créer.>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 37  
38 ->(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
39 39  
40 ->(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
36 +== Remplir les champs requis ==
41 41  
42 ->(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
38 +Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
43 43  
44 ->(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
40 +* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
41 +* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
45 45  
46 ->(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
43 +Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
47 47  
48 -= Ajouter des documents internes pour accueil =
45 +[[Autres documents → saisie des champs obligatoires et enregistrement. >>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 -== Créer une notice autre document ==
51 51  
52 -Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
48 +[[Résultat → notice autre document créée.>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 -[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 +== Ajouter le fichier bureautique ==
55 55  
52 +Dans la notice, glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
56 56  
57 -== Renseigner les champs requis ==
54 +(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
55 +(((
56 +Il est **recommandé d’utiliser des fichiers PDF**.
57 +En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
58 +)))
58 58  
59 -Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
60 +[[Autres documents → glisser déposer d'un document PDF.>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 -* **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
62 -* **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
63 63  
64 -Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
63 +[[Résultat → document PDF associé à la notice autre document.>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 65  
66 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
66 +== Résultat sur la page d'accueil ==
68 68  
69 -[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton [[image:1742567234625-482.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="49" width="40"]]. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
70 70  
71 -== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
70 +[[Tableau de bord →  bouton d'accès à la page d'accueil.>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 72  
73 -Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
74 74  
75 -[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 +[[Page d'accueil →  consultation des documents interne de l'institution.>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 77  
78 -[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 += Points de vigilance =
79 79  
78 +Malgré la simplicité de la procédure, certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
80 80  
81 -(% class="box errormessage" %)
82 -(((
83 -**Erreurs fréquentes**
80 +== Mauvais champ rempli ==
84 84  
85 -* **Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil**
82 +Le champ **Nom du fichier** est parfois renseigné à la place du champ **Cote**.
83 +**Seul le champ Cote **permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est **obligatoire**.
86 86  
87 -Cela signifie généralement que le **mauvais champ a été renseigné** dans la notice.
88 -**Solution :** toujours renseigner le champ **Cote et le type Documents internes pour accueil.**
85 +== Fichier non déposé ==
89 89  
90 -* **Un point (puce) s’affiche sans intitulé sur la page d’accueil**
87 +Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
88 +Sans fichier attaché à la notice, **rien ne s’affichera** sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.
91 91  
92 -Cela indique qu’**aucun fichier n’a été attaché à la notice Autre document**.
93 -**Solution :** glisser-déposer le fichier bureautique dans la notice afin qu’il soit effectivement associé.
90 +(% class="box infomessage" %)
91 +(((
92 +**Astuce** : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez **en priorité** ces deux éléments :
94 94  
95 -[[//Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 +* Le champ **Cote** est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
95 +* Un fichier a bien été **joint par glisser-déposer**
96 96  )))
97 97  
98 -= Consulter les documents internes pour accueil =
99 -
100 -(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
101 -
102 -[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 -
104 -
105 -[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 +[[Cas d’erreur → document non affiché sur la page d’accueil.>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 106  )))
100 +
101 +
107 107  )))|(% style="width:300px" %)(((
108 108  (% class="box" %)
109 109  (((