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Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48
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modifié par Joséphine Ducruet
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 13:56
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,111 +3,72 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
6 +Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.
7 +Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.
7 7  
8 -Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
9 +Pour qu’un document s’affiche sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice dans la table Autres documents**, en respectant certaines règles de saisie.
10 +Cette page vous guide pas à pas pour créer et paramétrer correctement ce type de notice.
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
14 += Objectif =
13 13  
14 -Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
16 +Permettre l’affichage de **documents internes** (chartes, procédures, guides, etc.) directement sur la **page d’accueil** du **tableau de bord Flora**, afin de faciliter l’accès aux ressources essentielles.
15 15  
16 -Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
18 += Étapes à suivre =
17 17  
18 -Ils peuvent servir à :
20 +== Créer une notice dans la table autres documents ==
19 19  
20 -* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
21 -* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
22 -* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
23 -* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
22 +1. Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton **Créer**
23 +1. Une nouvelle notice s’ouvre
24 24  
25 -(% class="box warningmessage" %)
26 -(((
27 -**Attention**
28 -Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
25 +[[Autres documents → bouton créer.>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
29 29  
30 -* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
31 -* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
32 32  
33 -Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
34 -)))
28 +== Remplir les champs requis ==
35 35  
36 ->(% class="small" %)Exemples d’usage :
37 -
38 ->(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
39 -
40 ->(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
41 -
42 ->(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
43 -
44 ->(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
45 -
46 ->(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
47 -
48 -= Ajouter des documents internes pour accueil =
49 -
50 -== Créer une notice autre document ==
51 -
52 -Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
53 -
54 -[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 -
56 -
57 -== Renseigner les champs requis ==
58 -
59 59  Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
60 60  
61 -* **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
62 -* **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
32 +* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
33 +* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
63 63  
64 64  Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
65 65  
66 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
38 +[[image:1742567996461-905.png]]
39 +Résultat :
68 68  
69 -[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 +[[image:1742568295513-943.png]]
70 70  
71 -== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
43 += Rattacher le fichier bureautique à la notice Autres documents =
72 72  
73 -Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
45 +Pour que le fichier puisse être visualisé sur la page d'accueil, il faut le glisser-déposer dans le pavé de gestion des fichiers, situé à droite de la notice Autres documents.
74 74  
75 -[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 +Pour en savoir plus sur la gestion des fichiers bureautiques, cliquer**[[ ici.>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]**
76 76  
77 -
78 -[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 -
80 -
81 -(% class="box errormessage" %)
49 +(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
82 82  (((
83 -**Erreurs fréquentes**
84 -**Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil**
85 -Cela signifie généralement que le **mauvais champ a été renseigné** dans la notice (le champ //Nom du fichier// a été complété au lieu du champ //Cote//).
86 -👉 **Solution :** toujours renseigner le champ **Cote**.
51 +**Il est fortement recommandé de publier des fichiers PDF dans Flora. Si besoin de les mettre à jour, les remplacer par la nouvelle version.**
87 87  )))
88 88  
89 -= Consulter les documents internes pour accueil =
54 +[[image:1742568487553-593.png]]
55 +Résultat :
90 90  
91 -(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
57 +[[image:1742568523669-441.png]]//Un document PDF a été ajouté à la notice du document interne pour accueil.//
92 92  
93 -[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94 94  
60 += Visualiser le document interne sur la page d'accueil =
95 95  
96 -[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 +(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Pour accéder à la page d'accueil, se positionner dans le tableau de bord et cliquer sur l'icône [[image:1742567234625-482.png]].
97 97  
64 +[[image:1742567276499-621.png]]
65 +Les documents internes se trouvent en bas de page :
98 98  
99 -= Éviter les erreurs fréquentes =
67 +[[image:1742568669480-360.png]]
100 100  
101 -Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
102 102  
103 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
104 -|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
105 -|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
106 106  
107 -[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 -)))
109 109  
110 -(((
111 111  
112 112  )))
113 113  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -115,7 +115,7 @@
115 115  (((
116 116  **Sommaire**
117 117  
118 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
79 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
119 119  )))
120 120  
121 121  (% class="box" %)
... ... @@ -122,23 +122,13 @@
122 122  (((
123 123  **Aller plus loin**
124 124  
125 -* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
126 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]
86 +* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
87 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
127 127  )))
128 128  
129 129  (% class="box" %)
130 130  (((
131 131  **Icônes principales**
132 -
133 -* [[image:1752668401650-968.png||height="39" width="29"]] Table autres documents
134 -
135 -
136 -
137 -* [[image:1752668363012-396.png||height="42" width="42"]]Créer
138 -
139 -
140 -
141 -* [[image:1752668579454-224.png||height="61" width="40"]]Page d'accueil
142 142  )))
143 143  )))
144 144  
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Auteur
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