Modifications pour le document Insérer un document interne à la page d’accueil

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.DBA

Contenu

...	...	@@ -3,51 +3,28 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
	6	+Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
7	7
8		-Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
	8	+Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles directement depuis la page d’accueil de Flora.
9	9	)))
10	10
11	11	(((
12		-= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
	12	+= Á quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
13	13
14		-Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
	14	+Les documents internes pour accueil regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs** :
15	15
16		-Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
	16	+|=Type de document|=Exemple d’usage principal
	17	+|**Chartes de saisie**|Uniformiser la saisie des notices
	18	+|**Chartes de nommage**|Harmoniser les noms de fichiers et dossiers
	19	+|**Procédures de travail**|Décrire pas à pas les opérations internes
	20	+|**Consignes internes**|Diffuser des instructions spécifiques (ex. communication, sécurité)
	21	+|**Guides de bonnes pratiques**|Faciliter l’utilisation de Flora et la gestion des collections
17	17
18		-Ils peuvent servir à :
	23	+Ils sont **accessibles directement depuis la page d’accueil** de Flora, pour un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.
19	19
20		-* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
21		-* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
22		-* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
23		-* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
24		-
25		-(% class="box warningmessage" %)
26		-(((
27		-**Attention**
28		-Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
29		-
30		-* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
31		-* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
32		-
33		-Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
34		-)))
35		-
36		->(% class="small" %)Exemples d’usage :
37		-
38		->(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
39		-
40		->(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
41		-
42		->(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
43		-
44		->(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
45		-
46		->(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
47		-
48	48	= Ajouter des documents internes pour accueil =
49	49
50		-== Créer une notice autre document ==
	27	+== Créer une notice dans la table autres documents ==
51	51
52	52	Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
53	53
...	...	@@ -58,8 +58,9 @@
58	58
59	59	Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
60	60
61		-* **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
62		-* **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
	38	+|=Champ|=Rôle dans l’affichage
	39	+|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
	40	+|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
63	63
64	64	Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
65	65
...	...	@@ -70,8 +70,16 @@
70	70
71	71	== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
72	72
73		-Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
	51	+Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
74	74
	53	+(% class="box successmessage" %)
	54	+(((
	55	+**Bonnes pratiques : **
	56	+
	57	+* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
	58	+* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
	59	+)))
	60	+
75	75	[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76	76
77	77
...	...	@@ -78,16 +78,8 @@
78	78	[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79	79
80	80
81		-(% class="box errormessage" %)
82		-(((
83		-**Erreurs fréquentes**
84		-**Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil**
85		-Cela signifie généralement que le **mauvais champ a été renseigné** dans la notice (le champ //Nom du fichier// a été complété au lieu du champ //Cote//).
86		-👉 **Solution :** toujours renseigner le champ **Cote**.
87		-)))
	67	+== Résultat sur la page d'accueil ==
88	88
89		-= Consulter les documents internes pour accueil =
90		-
91	91	(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
92	92
93	93	[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
...	...	@@ -96,20 +96,37 @@
96	96	[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97	97
98	98
99		-= Éviter les erreurs fréquentes =
	77	+= Points de vigilance =
100	100
101	101	Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
102	102
103		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
104		-|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
105		-|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
106		-
107		-[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	81	+(% class="box successmessage" %)
	82	+(((
	83	+Bonnes pratiques :
108	108	)))
109	109
	86	+== Mauvais champ rempli ==
	87	+
	88	+Le champ **Nom du fichier** est parfois renseigné à la place du champ **Cote**.
	89	+**Seul le champ Cote **permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est **obligatoire**.
	90	+
	91	+== Fichier non déposé ==
	92	+
	93	+Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
	94	+Sans fichier attaché à la notice, **rien ne s’affichera** sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.
	95	+
	96	+(% class="box infomessage" %)
110	110	(((
111		-
	98	+**Astuce** : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez **en priorité** ces deux éléments :
	99	+
	100	+* Le champ **Cote** est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
	101	+* Un fichier a bien été **joint par glisser-déposer**
112	112	)))
	103	+
	104	+[[Cas d’erreur → document non affiché sur la page d’accueil.>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	105	+)))
	106	+
	107	+
113	113	)))|(% style="width:300px" %)(((
114	114	(% class="box" %)
115	115	(((