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Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/13 14:26
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 13:48
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,103 +3,79 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
6 +Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.
7 +Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.
7 7  
8 -Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
9 +Pour qu’un document s’affiche sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice dans la table Autres documents**, en respectant certaines règles de saisie.
10 +Cette page vous guide pas à pas pour créer et paramétrer correctement ce type de notice.
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
14 +
13 13  
14 -Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
16 += Présentation =
15 15  
16 -Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
18 +Le tableau de bord dispose d'une page comportant un accès rapide :
17 17  
18 -Ils peuvent servir à :
20 +* à des ressources externes (Joconde, etc.)
21 +* vers le Wiki avec les liens directs vers des articles importants du Wiki
22 +* vers des documents interne du musée, tels que des chartes de saisie, chartes de nommage (fichiers numériques), modes opératoires de saisie.
19 19  
20 -* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
21 -* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
22 -* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
23 -* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
24 +[[image:1742568813175-237.png]]
25 +Cette rubrique explicite comment créer des documents interne à la page d'accueil.
24 24  
25 -(% class="box warningmessage" %)
26 -(((
27 -**Attention**
28 -Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
27 += Créer une notice Autres documents =
29 29  
30 -* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
31 -* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
32 32  
33 -Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
34 -)))
30 +Se positionner dans la table Autres Documents et cliquer sur le [[image:1742567666125-576.png]].
35 35  
36 ->(% class="small" %)Exemples d’usage :
32 +[[image:1742567622542-295.png]]
37 37  
38 ->(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
39 39  
40 ->(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
35 +== Préconisations de saisie ==
41 41  
42 ->(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
43 43  
44 ->(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
38 +Les champs **Cote **et **Type de document **sont à renseigner obligatoirement, pour que l'affichage des documents internes soit effectif sur la page d'accueil du tableau de bord.
45 45  
46 ->(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
40 +* Le champ **Cote **est utilisé comme libellé du lien sur la page d'accueil
41 +* Le champ **Type de document** doit être rempli avec la mention « Documents internes pour accueil » pour qu'il remonte automatiquement sur la page d'accueil.
47 47  
48 -= Ajouter des documents internes pour accueil =
43 +Compléter la notice et enregistrer.
49 49  
50 -== Créer une notice autre document ==
45 +[[image:1742567996461-905.png]]
46 +Résultat :
51 51  
52 -Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
48 +[[image:1742568295513-943.png]]
53 53  
54 -[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 += Rattacher le fichier bureautique à la notice Autres documents =
55 55  
52 +Pour que le fichier puisse être visualisé sur la page d'accueil, il faut le glisser-déposer dans le pavé de gestion des fichiers, situé à droite de la notice Autres documents.
56 56  
57 -== Renseigner les champs requis ==
54 +Pour en savoir plus sur la gestion des fichiers bureautiques, cliquer**[[ ici.>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]**
58 58  
59 -Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
56 +(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
57 +(((
58 +**Il est fortement recommandé de publier des fichiers PDF dans Flora. Si besoin de les mettre à jour, les remplacer par la nouvelle version.**
59 +)))
60 60  
61 -* **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
62 -* **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
61 +[[image:1742568487553-593.png]]
62 +Résultat :
63 63  
64 -Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
64 +[[image:1742568523669-441.png]]//Un document PDF a été ajouté à la notice du document interne pour accueil.//
65 65  
66 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
67 += Visualiser le document interne sur la page d'accueil =
68 68  
69 -[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 +(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Pour accéder à la page d'accueil, se positionner dans le tableau de bord et cliquer sur l'icône [[image:1742567234625-482.png]].
70 70  
71 -== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
71 +[[image:1742567276499-621.png]]
72 +Les documents internes se trouvent en bas de page :
72 72  
73 -Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
74 +[[image:1742568669480-360.png]]
74 74  
75 -[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 77  
78 -[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 79  
80 -
81 -= Consulter les documents internes pour accueil =
82 -
83 -(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
84 -
85 -[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 -
87 -
88 -[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 -
90 -
91 -= Éviter les erreurs fréquentes =
92 -
93 -Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
94 -
95 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
96 -|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
97 -|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
98 -
99 -[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 -)))
101 -
102 -(((
103 103  
104 104  )))
105 105  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -107,7 +107,7 @@
107 107  (((
108 108  **Sommaire**
109 109  
110 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
86 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
111 111  )))
112 112  
113 113  (% class="box" %)
... ... @@ -114,23 +114,13 @@
114 114  (((
115 115  **Aller plus loin**
116 116  
117 -* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
118 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]
93 +* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
94 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
119 119  )))
120 120  
121 121  (% class="box" %)
122 122  (((
123 123  **Icônes principales**
124 -
125 -* [[image:1752668401650-968.png||height="39" width="29"]] Table autres documents
126 -
127 -
128 -
129 -* [[image:1752668363012-396.png||height="42" width="42"]]Créer
130 -
131 -
132 -
133 -* [[image:1752668579454-224.png||height="61" width="40"]]Page d'accueil
134 134  )))
135 135  )))
136 136  
1752667098258-729.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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1 -XWiki.DBA
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1 -XWiki.DBA
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