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Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/13 14:21
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À la version 16.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 14:23
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,116 +3,71 @@
1 -**PAGE EN COURS DE REDACTION**
2 -
3 3  (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4 4  
5 5  |(% style="width:840px" %)(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
6 +Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.
7 +Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.
9 9  
10 -Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles à tous les utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
9 +Pour qu’un document s’affiche sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice dans la table Autres documents**, en respectant certaines règles de saisie.
10 +Cette page vous guide pas à pas pour créer et paramétrer correctement ce type de notice.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
14 += Objectif =
15 15  
16 -Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
16 +Permettre l’affichage de **documents internes** (chartes, procédures, guides, etc.) directement sur la **page d’accueil** du **tableau de bord Flora**, afin de faciliter l’accès aux ressources essentielles.
17 17  
18 -Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
18 += Étapes à suivre =
19 19  
20 -Ils peuvent servir à :
20 +== Créer une notice dans la table autres documents ==
21 21  
22 -* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
23 -* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
24 -* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
25 -* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
22 +Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton [[image:1752667541226-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
26 26  
27 -(% class="box warningmessage" %)
28 -(((
29 -**Attention**
30 -Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
24 +[[Autres documents → bouton créer.>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
31 31  
32 -* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
33 -* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
34 34  
35 -Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
36 -)))
27 +== Remplir les champs requis ==
37 37  
38 ->(% class="small" %)Exemples d’usage :
39 -
40 ->(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
41 -
42 ->(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
43 -
44 ->(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
45 -
46 ->(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
47 -
48 ->(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
49 -
50 -= Ajouter des documents internes pour accueil =
51 -
52 -== Créer une notice autre document ==
53 -
54 -Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
55 -
56 -[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 -
58 -
59 -== Renseigner les champs requis ==
60 -
61 61  Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
62 62  
63 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle dans l’affichage
64 -|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
65 -|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
31 +* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
32 +* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
66 66  
67 67  Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
68 68  
69 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 +[[Autres documents → saisie des champs obligatoires et enregistrement. >>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  
71 71  
72 -[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 +[[Résultat → notice autre document créée.>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 73  
74 -== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
41 +== Ajouter le fichier bureautique ==
75 75  
76 -Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
43 +Faites un **glisser-déposer** du fichier dans le **pavé de gestion des fichiers** situé à droite de la notice.
77 77  
78 -(% class="box successmessage" %)
45 +(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
79 79  (((
80 -**Bonnes pratiques : **
81 -
82 -* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
83 -* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
47 +Il est **recommandé d’utiliser des fichiers PDF**.
48 +En cas de mise à jour, remplacez l’ancien fichier par la **nouvelle version**.
84 84  )))
85 85  
86 -[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 +[[Autres documents → glisser déposer d'un document PDF>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 87  
88 88  
89 -[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 +[[Résultat → document PDF associé à la notice autres documents.>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 90  
91 91  
92 -= Consulter les documents internes pour accueil =
57 +== Résultat sur la page d'accueil ==
93 93  
94 -(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
59 +(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton [[image:1742567234625-482.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="49" width="40"]]. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
95 95  
96 -[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 +[[Tableau de bord →  bouton d'accès à la page d'accueil.>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 98  
99 -[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 +[[Page d'accueil →  consultation des documents interne de l'institution>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 100  
101 101  
102 -= Éviter les erreurs fréquentes =
103 103  
104 -Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
105 105  
106 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
107 -|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
108 -|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
109 -
110 -[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 -)))
112 -
113 -(((
114 114  
115 115  )))
116 116  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -125,8 +125,8 @@
125 125  (((
126 126  **Aller plus loin**
127 127  
128 -* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
129 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]
83 +* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
84 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
130 130  )))
131 131  
132 132  (% class="box" %)
... ... @@ -134,13 +134,7 @@
134 134  **Icônes principales**
135 135  
136 136  * [[image:1752668401650-968.png||height="39" width="29"]] Table autres documents
137 -
138 -
139 -
140 140  * [[image:1752668363012-396.png||height="42" width="42"]]Créer
141 -
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144 144  * [[image:1752668579454-224.png||height="61" width="40"]]Page d'accueil
145 145  )))
146 146  )))
1752669294261-441.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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