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Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48
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modifié par Joséphine Ducruet
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 13:45
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,118 +3,87 @@
1 -**PAGE EN COURS DE REDACTION**
2 -
3 3  (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4 4  
5 5  |(% style="width:840px" %)(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
6 +Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, modèles, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.
7 +Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.
9 9  
10 -Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles à tous les utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
11 -)))
9 +Pour qu’un document apparaisse sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice** dans la table Autres documents, en respectant certaines règles de saisie.
12 12  
13 -(((
14 -= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
11 +Dans cette page, vous apprendrez :
15 15  
16 -Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
13 +* comment créer une notice dédiée dans la table Autres documents,
14 +* quelles valeurs saisir pour assurer son affichage sur la page d’accueil,
15 +* comment rattacher le fichier bureautique,
16 +* et comment vérifier le résultat dans l’interface du tableau de bord.
17 +)))
17 17  
18 -Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
19 -
20 -Ils peuvent servir à :
21 -
22 -* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
23 -* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
24 -* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
25 -* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
26 -
27 -(% class="box warningmessage" %)
28 28  (((
29 -**Attention**
30 -Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
20 +
31 31  
32 -* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
33 -* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
22 += Présentation =
34 34  
35 -Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
36 -)))
24 +Le tableau de bord dispose d'une page comportant un accès rapide :
37 37  
38 ->(% class="small" %)Exemples d’usage :
26 +* à des ressources externes (Joconde, etc.)
27 +* vers le Wiki avec les liens directs vers des articles importants du Wiki
28 +* vers des documents interne du musée, tels que des chartes de saisie, chartes de nommage (fichiers numériques), modes opératoires de saisie.
39 39  
40 ->(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
30 +[[image:1742568813175-237.png]]
31 +Cette rubrique explicite comment créer des documents interne à la page d'accueil.
41 41  
42 ->(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
33 += Créer une notice Autres documents =
43 43  
44 ->(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
45 45  
46 ->(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes, les responsabilités, les méthodes de contrôle et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
36 +Se positionner dans la table Autres Documents et cliquer sur le [[image:1742567666125-576.png]].
47 47  
48 ->(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
38 +[[image:1742567622542-295.png]]
49 49  
50 50  
41 +== Préconisations de saisie ==
51 51  
52 -= Ajouter des documents internes pour accueil =
53 53  
54 -== Créer une notice autre document ==
44 +Les champs **Cote **et **Type de document **sont à renseigner obligatoirement, pour que l'affichage des documents internes soit effectif sur la page d'accueil du tableau de bord.
55 55  
56 -Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
46 +* Le champ **Cote **est utilisé comme libellé du lien sur la page d'accueil
47 +* Le champ **Type de document** doit être rempli avec la mention « Documents internes pour accueil » pour qu'il remonte automatiquement sur la page d'accueil.
57 57  
58 -[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 +Compléter la notice et enregistrer.
59 59  
51 +[[image:1742567996461-905.png]]
52 +Résultat :
60 60  
61 -== Renseigner les champs requis ==
54 +[[image:1742568295513-943.png]]
62 62  
63 -Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
56 += Rattacher le fichier bureautique à la notice Autres documents =
64 64  
65 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle dans l’affichage
66 -|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
67 -|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
58 +Pour que le fichier puisse être visualisé sur la page d'accueil, il faut le glisser-déposer dans le pavé de gestion des fichiers, situé à droite de la notice Autres documents.
68 68  
69 -Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
60 +Pour en savoir plus sur la gestion des fichiers bureautiques, cliquer**[[ ici.>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]**
70 70  
71 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 -
73 -
74 -[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 -
76 -== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
77 -
78 -Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
79 -
80 -(% class="box successmessage" %)
62 +(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
81 81  (((
82 -**Bonnes pratiques : **
83 -
84 -* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
85 -* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
64 +**Il est fortement recommandé de publier des fichiers PDF dans Flora. Si besoin de les mettre à jour, les remplacer par la nouvelle version.**
86 86  )))
87 87  
88 -[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 +[[image:1742568487553-593.png]]
68 +Résultat :
89 89  
70 +[[image:1742568523669-441.png]]//Un document PDF a été ajouté à la notice du document interne pour accueil.//
90 90  
91 -[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 92  
73 += Visualiser le document interne sur la page d'accueil =
93 93  
94 -= Consulter les documents internes pour accueil =
75 +(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Pour accéder à la page d'accueil, se positionner dans le tableau de bord et cliquer sur l'icône [[image:1742567234625-482.png]].
95 95  
96 -(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
77 +[[image:1742567276499-621.png]]
78 +Les documents internes se trouvent en bas de page :
97 97  
98 -[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +[[image:1742568669480-360.png]]
99 99  
100 100  
101 -[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 102  
103 103  
104 -= Éviter les erreurs fréquentes =
105 -
106 -Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
107 -
108 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
109 -|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
110 -|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
111 -
112 -[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 -)))
114 -
115 -(((
116 116  
117 117  )))
118 118  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -120,7 +120,7 @@
120 120  (((
121 121  **Sommaire**
122 122  
123 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
92 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
124 124  )))
125 125  
126 126  (% class="box" %)
... ... @@ -127,23 +127,13 @@
127 127  (((
128 128  **Aller plus loin**
129 129  
130 -* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
131 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]
99 +* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
100 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
132 132  )))
133 133  
134 134  (% class="box" %)
135 135  (((
136 136  **Icônes principales**
137 -
138 -* [[image:1752668401650-968.png||height="39" width="29"]] Table autres documents
139 -
140 -
141 -
142 -* [[image:1752668363012-396.png||height="42" width="42"]]Créer
143 -
144 -
145 -
146 -* [[image:1752668579454-224.png||height="61" width="40"]]Page d'accueil
147 147  )))
148 148  )))
149 149  
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