Modifications pour le document Insérer un document interne à la page d’accueil

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Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.DBA

Contenu

...	...	@@ -1,120 +3,95 @@
1		-**PAGE EN COURS DE REDACTION**
2		-
3	3	(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4	4
5	5	|(% style="width:840px" %)(((
6	6	(% class="box" %)
7	7	(((
8		-Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
	6	+Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.
	7	+Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.
9	9
10		-Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles à tous les utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
	9	+Pour qu’un document s’affiche sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice dans la table Autres documents**, en respectant certaines règles de saisie.
	10	+Cette page vous guide pas à pas pour créer et paramétrer correctement ce type de notice.
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
	14	+= Objectif =
15	15
16		-Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
	16	+Permettre l’affichage de **documents internes** (chartes, procédures, guides, etc.) directement sur la **page d’accueil** du **tableau de bord Flora**, afin de faciliter l’accès aux ressources essentielles.
17	17
18		-Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
	18	+= Étapes à suivre =
19	19
20		-Ils peuvent servir à :
	20	+== Créer une notice dans la table autres documents ==
21	21
22		-* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
23		-* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
24		-* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
25		-* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
	22	+Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton [[image:1752667541226-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
26	26
27		-(% class="box warningmessage" %)
28		-(((
29		-**Attention**
30		-Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
	24	+[[Autres documents → bouton créer.>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
31	31
32		-* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
33		-* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
34	34
35		-Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
36		-)))
	27	+== Remplir les champs requis ==
37	37
38		->(% class="small" %)Exemples d’usage :
	29	+Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
39	39
40		->(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
	31	+* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
	32	+* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
41	41
42		->(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
	34	+Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
43	43
44		->(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
	36	+[[Autres documents → saisie des champs obligatoires et enregistrement. >>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45	45
46		->(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes, les responsabilités, les méthodes de contrôle et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
47	47
48		->(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
	39	+[[Résultat → notice autre document créée.>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49	49
	41	+== Ajouter le fichier bureautique ==
50	50
	43	+Dans la notice, glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
51	51
52		-= Ajouter des documents internes pour accueil =
	45	+(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
	46	+(((
	47	+Il est **recommandé d’utiliser des fichiers PDF**.
	48	+En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
	49	+)))
53	53
54		-== Créer une notice autre document ==
	51	+[[Autres documents → glisser déposer d'un document PDF.>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55	55
56		-Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
57	57
58		-[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	54	+[[Résultat → document PDF associé à la notice autre document.>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59	59
60	60
61		-== Renseigner les champs requis ==
	57	+== Résultat sur la page d'accueil ==
62	62
63		-Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
	59	+(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton [[image:1742567234625-482.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="49" width="40"]]. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
64	64
65		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle dans l’affichage
66		-|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
67		-|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
	61	+[[Tableau de bord →  bouton d'accès à la page d'accueil.>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68	68
69		-Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
70	70
71		-[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	64	+[[Page d'accueil →  consultation des documents interne de l'institution.>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72	72
73	73
74		-[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	67	+= Points de vigilance =
75	75
76		-== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
	69	+Malgré la simplicité de la procédure, certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
77	77
78		-Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
	71	+== Mauvais champ rempli ==
79	79
80		-(% class="box successmessage" %)
81		-(((
82		-**Bonnes pratiques : **
	73	+Le champ **Nom du fichier** est parfois renseigné à la place du champ **Cote**.
	74	+**Seul le champ “Cote”** permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est **obligatoire**.
83	83
84		-* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
85		-* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
86		-)))
	76	+== Fichier non déposé ==
87	87
88		-[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	78	+Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
	79	+Sans fichier attaché à la notice, **rien ne s’affichera** sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.
89	89
	81	+(% class="box infomessage" %)
	82	+(((
	83	+**Astuce** : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez **en priorité** ces deux éléments :
90	90
91		-[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	85	+* Le champ **Cote** est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
	86	+* Un fichier a bien été **joint par glisser-déposer**
	87	+)))
92	92
93		-
94		-= Consulter les documents internes pour accueil =
95		-
96		-(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
97		-
98		-[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99		-
100		-
101		-[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102		-
103		-
104		-= Éviter les erreurs fréquentes =
105		-
106		-Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
107		-
108		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
109		-|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
110		-|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
111		-
112		-[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	89	+[[Cas d’erreur → document non affiché sur la page d’accueil.>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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