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Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/13 14:21
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À la version 18.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 14:33
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,118 +3,92 @@
1 -**PAGE EN COURS DE REDACTION**
2 -
3 3  (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4 4  
5 5  |(% style="width:840px" %)(((
6 6  (% class="box" %)
7 7  (((
8 -Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
6 +Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.
7 +Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.
9 9  
10 -Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles à tous les utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
9 +Pour qu’un document s’affiche sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice dans la table Autres documents**, en respectant certaines règles de saisie.
10 +Cette page vous guide pas à pas pour créer et paramétrer correctement ce type de notice.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
14 += Objectif =
15 15  
16 -Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
16 +Permettre l’affichage de **documents internes** (chartes, procédures, guides, etc.) directement sur la **page d’accueil** du **tableau de bord Flora**, afin de faciliter l’accès aux ressources essentielles.
17 17  
18 -Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
18 += Étapes à suivre =
19 19  
20 -Ils peuvent servir à :
20 +== Créer une notice dans la table autres documents ==
21 21  
22 -* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
23 -* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
24 -* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
25 -* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
22 +Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton [[image:1752667541226-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
26 26  
27 -(% class="box warningmessage" %)
28 -(((
29 -**Attention**
30 -Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
24 +[[Autres documents → bouton créer.>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
31 31  
32 -* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
33 -* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
34 34  
35 -Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
36 -)))
27 +== Remplir les champs requis ==
37 37  
38 ->(% class="small" %)Exemples d’usage :
29 +Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
39 39  
40 ->(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
31 +* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
32 +* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
41 41  
42 ->(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
34 +Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
43 43  
44 ->(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
36 +[[Autres documents → saisie des champs obligatoires et enregistrement. >>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
46 ->(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes, les responsabilités, les méthodes de contrôle et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
47 47  
48 ->(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
39 +[[Résultat → notice autre document créée.>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
41 +== Ajouter le fichier bureautique ==
50 50  
43 +Dans la notice, glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
51 51  
52 -= Ajouter des documents internes pour accueil =
45 +(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
46 +(((
47 +Il est **recommandé d’utiliser des fichiers PDF**.
48 +En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
49 +)))
53 53  
54 -== Créer une notice autre document ==
51 +[[Autres documents → glisser déposer d'un document PDF>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
56 -Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
57 57  
58 -[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 +[[Résultat → document PDF associé à la notice autres documents.>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 60  
61 -== Renseigner les champs requis ==
57 +== Résultat sur la page d'accueil ==
62 62  
63 -Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
59 +(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton [[image:1742567234625-482.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="49" width="40"]]. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
64 64  
65 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle dans l’affichage
66 -|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
67 -|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
61 +[[Tableau de bord →  bouton d'accès à la page d'accueil.>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 68  
69 -Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
70 70  
71 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 +[[Page d'accueil →  consultation des documents interne de l'institution>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 72  
73 73  
74 -[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 += Points de vigilance =
75 75  
76 -== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
69 +Malgré la simplicité de la procédure, certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
77 77  
78 -Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
71 +== 1. Mauvais champ rempli ==
79 79  
80 -(% class="box successmessage" %)
81 -(((
82 -**Bonnes pratiques : **
73 +Le champ **Nom du fichier** est parfois renseigné à la place du champ **Cote**.
74 +**Seul le champ “Cote”** permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est **obligatoire**.
83 83  
84 -* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
85 -* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
86 -)))
76 +== 2. Fichier non déposé ==
87 87  
88 -[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 +Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
79 +Sans fichier attaché à la notice, **rien ne s’affichera** sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.
89 89  
90 90  
91 -[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 +(% class="box infomessage" %)
83 +(((
84 +**Astuce** : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez **en priorité** ces deux éléments :
92 92  
93 -
94 -= Consulter les documents internes pour accueil =
95 -
96 -(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
97 -
98 -[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 -
100 -
101 -[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 -
103 -
104 -= Éviter les erreurs fréquentes =
105 -
106 -Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
107 -
108 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
109 -|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
110 -|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
111 -
112 -[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +* Le champ **Cote** est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
87 +* Un fichier a bien été **joint par glisser-déposer**
113 113  )))
114 114  
115 -(((
116 116  
117 117  )))
118 118  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -127,8 +127,8 @@
127 127  (((
128 128  **Aller plus loin**
129 129  
130 -* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
131 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]
104 +* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
105 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
132 132  )))
133 133  
134 134  (% class="box" %)
... ... @@ -136,13 +136,7 @@
136 136  **Icônes principales**
137 137  
138 138  * [[image:1752668401650-968.png||height="39" width="29"]] Table autres documents
139 -
140 -
141 -
142 142  * [[image:1752668363012-396.png||height="42" width="42"]]Créer
143 -
144 -
145 -
146 146  * [[image:1752668579454-224.png||height="61" width="40"]]Page d'accueil
147 147  )))
148 148  )))
1752669294261-441.png
Auteur
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1 -XWiki.DBA
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