Modifications pour le document Insérer un document interne à la page d’accueil

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.JDT
	1	+XWiki.DBA

Contenu

...	...	@@ -1,5 +3,3 @@
1		-**PAGE EN COURS DE REDACTION**
2		-
3	3	(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4	4
5	5	|(% style="width:840px" %)(((
...	...	@@ -7,40 +7,25 @@
7	7	(((
8	8	Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
9	9
10		-Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles à tous les utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
	8	+Ils permettent de mettre à disposition, dès la page d’accueil de Flora, les **ressources essentielles de l’établissement** (chartes, guides, procédures...).
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
	12	+= Á quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
15	15
16		-Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
	14	+Les documents internes pour accueil regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs** :
17	17
18		-Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
	16	+* chartes de saisie,
	17	+* chartes de nommage,
	18	+* procédures de travail,
	19	+* consignes internes,
	20	+* guides de bonnes pratiques.
19	19
20		-Ils peuvent servir à :
	22	+Ils sont **accessibles directement depuis la page d’accueil** de Flora, pour un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.
21	21
22		-* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
23		-* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
24		-* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
25		-* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
26		-
27		-(% class="box warningmessage" %)
28		-(((
29		-**Attention**
30		-Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
31		-
32		-* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
33		-* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
34		-
35		-Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
36		-)))
37		-
38		->(% class="small" %)**Exemples d’usage :**Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes, les responsabilités, les méthodes de contrôle et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
39		-
40		-
41	41	= Ajouter des documents internes pour accueil =
42	42
43		-== Créer une notice autre document ==
	26	+== Créer une notice dans la table autres documents ==
44	44
45	45	Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
46	46
...	...	@@ -51,9 +51,8 @@
51	51
52	52	Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
53	53
54		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle dans l’affichage
55		-|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
56		-|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
	37	+* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
	38	+* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
57	57
58	58	Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
59	59
...	...	@@ -69,41 +69,56 @@
69	69	(% class="box successmessage" %)
70	70	(((
71	71	**Bonnes pratiques : **
	54	+)))
72	72
73		-* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
74		-* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
	56	+(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
	57	+(((
	58	+Il est **recommandé d’utiliser des fichiers PDF**.
	59	+En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
75	75	)))
76	76
77		-[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	62	+[[Autres documents → glisser déposer d'un document PDF.>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78	78
79	79
80		-[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	65	+[[Résultat → document PDF associé à la notice autre document.>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81	81
82	82
83		-= Consulter les documents internes pour accueil =
	68	+== Résultat sur la page d'accueil ==
84	84
85		-(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
	70	+(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton [[image:1742567234625-482.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="49" width="40"]]. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
86	86
87		-[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	72	+[[Tableau de bord →  bouton d'accès à la page d'accueil.>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88	88
89	89
90		-[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	75	+[[Page d'accueil →  consultation des documents interne de l'institution.>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91	91
92	92
93		-= Éviter les erreurs fréquentes =
	78	+= Points de vigilance =
94	94
95		-Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
	80	+Malgré la simplicité de la procédure, certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
96	96
97		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
98		-|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
99		-|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
	82	+== Mauvais champ rempli ==
100	100
101		-[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102		-)))
	84	+Le champ **Nom du fichier** est parfois renseigné à la place du champ **Cote**.
	85	+**Seul le champ Cote **permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est **obligatoire**.
103	103
	87	+== Fichier non déposé ==
	88	+
	89	+Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
	90	+Sans fichier attaché à la notice, **rien ne s’affichera** sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.
	91	+
	92	+(% class="box infomessage" %)
104	104	(((
105		-
	94	+**Astuce** : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez **en priorité** ces deux éléments :
	95	+
	96	+* Le champ **Cote** est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
	97	+* Un fichier a bien été **joint par glisser-déposer**
106	106	)))
	99	+
	100	+[[Cas d’erreur → document non affiché sur la page d’accueil.>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	101	+)))
	102	+
	103	+
107	107	)))|(% style="width:300px" %)(((
108	108	(% class="box" %)
109	109	(((