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Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/13 14:20
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/09 16:24
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,5 +3,3 @@
1 -**PAGE EN COURS DE REDACTION**
2 -
3 3  (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4 4  
5 5  |(% style="width:840px" %)(((
... ... @@ -7,44 +7,29 @@
7 7  (((
8 8  Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
9 9  
10 -Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles à tous les utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
8 +Ils permettent de mettre à disposition, dès la page d’accueil de Flora, les **ressources essentielles de l’établissement** (chartes, guides, procédures...).
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
12 += Á quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
15 15  
16 -Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
14 +Les documents internes pour accueil regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs** :
17 17  
18 -Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
16 +* chartes de saisie,
17 +* chartes de nommage,
18 +* procédures de travail,
19 +* consignes internes,
20 +* guides de bonnes pratiques.
19 19  
20 -Ils peuvent servir à :
22 +Ils sont **accessibles directement depuis la page d’accueil** de Flora, pour un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.
21 21  
22 -* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
23 -* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
24 -* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
25 -* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
26 -
27 -(% class="box warningmessage" %)
28 -(((
29 -**Attention**
30 -Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
31 -
32 -* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
33 -* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
34 -
35 -Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
36 -)))
37 -
38 ->(% class="small" %)**Exemples d’usage :**Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes, les responsabilités, les méthodes de contrôle et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
39 -
40 -
41 41  = Ajouter des documents internes pour accueil =
42 42  
43 -== Créer une notice autre document ==
26 +== Créer une notice dans la table autres documents ==
44 44  
45 -Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
28 +Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton [[image:1752667541226-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
46 46  
47 -[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
30 +[[Autres documents → bouton créer.>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 48  
49 49  
50 50  == Renseigner les champs requis ==
... ... @@ -51,59 +51,68 @@
51 51  
52 52  Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
53 53  
54 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle dans l’affichage
55 -|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
56 -|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
37 +* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
38 +* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
57 57  
58 58  Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
59 59  
60 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 +[[Autres documents → saisie des champs obligatoires et enregistrement. >>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 62  
63 -[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 +[[Résultat → notice autre document créée.>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
65 -== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
47 +== Ajouter le fichier bureautique ==
66 66  
67 -Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
49 +Dans la notice, glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
68 68  
69 -(% class="box successmessage" %)
51 +(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
70 70  (((
71 -**Bonnes pratiques : **
72 -
73 -* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
74 -* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
53 +Il est **recommandé d’utiliser des fichiers PDF**.
54 +En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
75 75  )))
76 76  
77 -[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 +[[Autres documents → glisser déposer d'un document PDF.>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 79  
80 -[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 +[[Résultat → document PDF associé à la notice autre document.>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
82 82  
83 -= Consulter les documents internes pour accueil =
63 +== Résultat sur la page d'accueil ==
84 84  
85 -(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
65 +(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton [[image:1742567234625-482.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="49" width="40"]]. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
86 86  
87 -[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 +[[Tableau de bord →  bouton d'accès à la page d'accueil.>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 88  
89 89  
90 -[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 +[[Page d'accueil →  consultation des documents interne de l'institution.>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  
92 92  
93 -= Éviter les erreurs fréquentes =
73 += Points de vigilance =
94 94  
95 -Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
75 +Malgré la simplicité de la procédure, certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
96 96  
97 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
98 -|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
99 -|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
77 +== Mauvais champ rempli ==
100 100  
101 -[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 -)))
79 +Le champ **Nom du fichier** est parfois renseigné à la place du champ **Cote**.
80 +**Seul le champ Cote **permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est **obligatoire**.
103 103  
82 +== Fichier non déposé ==
83 +
84 +Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
85 +Sans fichier attaché à la notice, **rien ne s’affichera** sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.
86 +
87 +(% class="box infomessage" %)
104 104  (((
105 -
89 +**Astuce** : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez **en priorité** ces deux éléments :
90 +
91 +* Le champ **Cote** est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
92 +* Un fichier a bien été **joint par glisser-déposer**
106 106  )))
94 +
95 +[[Cas d’erreur → document non affiché sur la page d’accueil.>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 +)))
97 +
98 +
107 107  )))|(% style="width:300px" %)(((
108 108  (% class="box" %)
109 109  (((