Modifications pour le document Insérer un document interne à la page d’accueil

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48

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modifié par Joséphine Ducruet
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/09 16:11

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Propriétés de la Page (2 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.DBA

Contenu

@@ -1,110 +3,95 @@
--**PAGE EN COURS DE REDACTION**
--
  (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
++Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.
++Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.
--Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles à tous les utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
++Pour qu’un document s’affiche sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice dans la table Autres documents**, en respectant certaines règles de saisie.
++Cette page vous guide pas à pas pour créer et paramétrer correctement ce type de notice.
  )))
  (((
--= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
++= Objectif =
--Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
++Permettre l’affichage de **documents internes** (chartes, procédures, guides, etc.) directement sur la **page d’accueil** du **tableau de bord Flora**, afin de faciliter l’accès aux ressources essentielles.
--Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
++= Étapes à suivre =
--Ils peuvent servir à :
++== Créer une notice dans la table autres documents ==
--* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
--* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
--* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
--* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
++Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton [[image:1752667541226-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Attention**
--Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
++[[Autres documents → bouton créer.>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
--* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
--Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
--)))
++== Remplir les champs requis ==
++Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
++* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
++* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
--
++Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
--= Ajouter des documents internes pour accueil =
++[[Autres documents → saisie des champs obligatoires et enregistrement. >>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Créer une notice autre document ==
--Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
++[[Résultat → notice autre document créée.>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Ajouter le fichier bureautique ==
++Dans la notice, glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
--== Renseigner les champs requis ==
++(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
++(((
++Il est **recommandé d’utiliser des fichiers PDF**.
++En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
++)))
--Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
++[[Autres documents → glisser déposer d'un document PDF.>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle dans l’affichage
--|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
--|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
--Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
++[[Résultat → document PDF associé à la notice autre document.>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Résultat sur la page d'accueil ==
--[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton [[image:1742567234625-482.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="49" width="40"]]. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
--== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
++[[Tableau de bord →  bouton d'accès à la page d'accueil.>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Bonnes pratiques : **
++[[Page d'accueil →  consultation des documents interne de l'institution.>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
--* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
--)))
--[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Points de vigilance =
++Malgré la simplicité de la procédure, certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
--[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Mauvais champ rempli ==
++Le champ **Nom du fichier** est parfois renseigné à la place du champ **Cote**.
++**Seul le champ “Cote”** permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est **obligatoire**.
--= Consulter les documents internes pour accueil =
++== Fichier non déposé ==
--(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
++Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
++Sans fichier attaché à la notice, **rien ne s’affichera** sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.
--[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Astuce** : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez **en priorité** ces deux éléments :
++* Le champ **Cote** est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
++* Un fichier a bien été **joint par glisser-déposer**
++)))
--[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--= Éviter les erreurs fréquentes =
--
--Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
--
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
--|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
--|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
--
--[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Cas d’erreur → document non affiché sur la page d’accueil.>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--(((
--)))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((

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