Modifications pour le document Insérer un document interne à la page d’accueil

Résumé

• Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -1,29 +3,50 @@
1		-**PAGE EN COURS DE REDACTION**
2		-
3	3	(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4	4
5	5	|(% style="width:840px" %)(((
6	6	(% class="box" %)
7	7	(((
8		-Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
	6	+Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
9	9
10		-Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles directement depuis la page d’accueil de Flora.
	8	+Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14	14	= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
15	15
16		-Les documents internes pour accueil regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs** :
	14	+Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
17	17
18		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Type de document|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple d’usage principal
19		-|**Chartes de saisie**|Uniformiser la saisie des notices
20		-|**Chartes de nommage**|Harmoniser les noms de fichiers et dossiers
21		-|**Procédures de travail**|Décrire pas à pas les opérations internes
22		-|**Consignes internes**|Diffuser des instructions spécifiques (ex. communication, sécurité)
23		-|**Guides de bonnes pratiques**|Faciliter l’utilisation de Flora et la gestion des collections
	16	+Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
24	24
25		-Ils sont **accessibles directement depuis la page d’accueil** de Flora, pour un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.
	18	+Ils peuvent servir à :
26	26
	20	+* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
	21	+* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
	22	+* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
	23	+* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
	24	+
	25	+(% class="box warningmessage" %)
	26	+(((
	27	+**Attention**
	28	+Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
	29	+
	30	+* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
	31	+* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
	32	+
	33	+Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
	34	+)))
	35	+
	36	+>(% class="small" %)Exemples d’usage :
	37	+
	38	+>(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
	39	+
	40	+>(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
	41	+
	42	+>(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
	43	+
	44	+>(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
	45	+
	46	+>(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
	47	+
27	27	= Ajouter des documents internes pour accueil =
28	28
29	29	== Créer une notice autre document ==
...	...	@@ -37,9 +37,8 @@
37	37
38	38	Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
39	39
40		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle dans l’affichage
41		-|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
42		-|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
	61	+* **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
	62	+* **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
43	43
44	44	Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
45	45
...	...	@@ -50,16 +50,8 @@
50	50
51	51	== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
52	52
53		-Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
	73	+Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
54	54
55		-(% class="box successmessage" %)
56		-(((
57		-**Bonnes pratiques : **
58		-
59		-* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
60		-* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
61		-)))
62		-
63	63	[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64	64
65	65
...	...	@@ -66,28 +66,32 @@
66	66	[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67	67
68	68
69		-= Consulter les documents internes pour accueil =
	81	+(% class="box errormessage" %)
	82	+(((
	83	+**Erreurs fréquentes**
70	70
71		-(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
	85	+* **Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil**
72	72
73		-[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	87	+Cela signifie généralement que le **mauvais champ a été renseigné** dans la notice.
	88	+**Solution :** toujours renseigner le champ **Cote et le type Documents internes pour accueil.**
74	74
	90	+* **Un point (puce) s’affiche sans intitulé sur la page d’accueil**
75	75
76		-[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	92	+Cela indique qu’**aucun fichier n’a été attaché à la notice Autre document**.
	93	+**Solution :** glisser-déposer le fichier bureautique dans la notice afin qu’il soit effectivement associé.
77	77
	95	+[[//Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	96	+)))
78	78
79		-= Éviter les erreurs fréquentes =
	98	+= Consulter les documents internes pour accueil =
80	80
81		-Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
	100	+(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
82	82
83		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
84		-|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
85		-|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
	102	+[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86	86
87		-[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88		-)))
89	89
90		-
	105	+[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	106	+)))
91	91	)))|(% style="width:300px" %)(((
92	92	(% class="box" %)
93	93	(((