Modifications pour le document Insérer un document interne à la page d’accueil

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -3,33 +3,48 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
	6	+Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
7	7
8		-Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles directement depuis la page d’accueil de Flora.
	8	+Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
9	9	)))
10	10
11	11	(((
12		-= Á quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
	12	+= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
13	13
14		-Les documents internes pour accueil regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs** :
	14	+Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
15	15
16		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Type de document|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Exemple d’usage principal
17		-|**Chartes de saisie**|Uniformiser la saisie des notices
18		-|**Chartes de nommage**|Harmoniser les noms de fichiers et dossiers
19		-|**Procédures de travail**|Décrire pas à pas les opérations internes
20		-|**Consignes internes**|Diffuser des instructions spécifiques (ex. communication, sécurité)
21		-|**Guides de bonnes pratiques**|Faciliter l’utilisation de Flora et la gestion des collections
	16	+Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
22	22
23		-Ils sont **accessibles directement depuis la page d’accueil** de Flora, pour un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.
	18	+Ils peuvent servir à :
24	24
25		-(% class="box successmessage" %)
	20	+* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
	21	+* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
	22	+* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
	23	+* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
	24	+
	25	+(% class="box warningmessage" %)
26	26	(((
27		-**Bonnes pratiques : **
	27	+**Attention**
	28	+Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
28	28
29		-* **Renseignez systématiquement** les champs obligatoires **Cote** et **Type de document** afin que les documents internes apparaissent sur la page d’accueil.
30		-* **Vérifiez toujours** qu’un fichier bureautique est bien associé à la notice, sans quoi le document n’apparaîtra pas sur la page d’accueil. En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
	30	+* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
	31	+* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
	32	+
	33	+Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
31	31	)))
32	32
	36	+>(% class="small" %)Exemples d’usage :
	37	+
	38	+>(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
	39	+
	40	+>(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
	41	+
	42	+>(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
	43	+
	44	+>(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
	45	+
	46	+>(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
	47	+
33	33	= Ajouter des documents internes pour accueil =
34	34
35	35	== Créer une notice autre document ==
...	...	@@ -43,9 +43,8 @@
43	43
44	44	Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
45	45
46		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle dans l’affichage
47		-|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
48		-|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
	61	+* **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
	62	+* **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
49	49
50	50	Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
51	51
...	...	@@ -56,16 +56,8 @@
56	56
57	57	== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
58	58
59		-Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
	73	+Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
60	60
61		-(% class="box successmessage" %)
62		-(((
63		-**Bonnes pratiques : **
64		-
65		-* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
66		-* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
67		-)))
68		-
69	69	[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70	70
71	71
...	...	@@ -72,28 +72,32 @@
72	72	[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73	73
74	74
75		-= Consulter les documents internes pour accueil =
	81	+(% class="box errormessage" %)
	82	+(((
	83	+**Erreurs fréquentes**
76	76
77		-(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
	85	+* **Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil**
78	78
79		-[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	87	+Cela signifie généralement que le **mauvais champ a été renseigné** dans la notice.
	88	+**Solution :** toujours renseigner le champ **Cote et le type Documents internes pour accueil.**
80	80
	90	+* **Un point (puce) s’affiche sans intitulé sur la page d’accueil**
81	81
82		-[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	92	+Cela indique qu’**aucun fichier n’a été attaché à la notice Autre document**.
	93	+**Solution :** glisser-déposer le fichier bureautique dans la notice afin qu’il soit effectivement associé.
83	83
	95	+[[//Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	96	+)))
84	84
85		-= Éviter les erreurs fréquentes =
	98	+= Consulter les documents internes pour accueil =
86	86
87		-Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
	100	+(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
88	88
89		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
90		-|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
91		-|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
	102	+[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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93		-[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
94		-)))
95	95
96		-
	105	+[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	106	+)))
97	97	)))|(% style="width:300px" %)(((
98	98	(% class="box" %)
99	99	(((