Modifications pour le document Insérer un document interne à la page d’accueil

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -3,28 +3,51 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
	6	+Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
7	7
8		-Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles directement depuis la page d’accueil de Flora.
	8	+Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
9	9	)))
10	10
11	11	(((
12		-= Á quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
	12	+= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
13	13
14		-Les documents internes pour accueil regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs** :
	14	+Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
15	15
16		-|=Type de document|=Exemple d’usage principal
17		-|**Chartes de saisie**|Uniformiser la saisie des notices
18		-|**Chartes de nommage**|Harmoniser les noms de fichiers et dossiers
19		-|**Procédures de travail**|Décrire pas à pas les opérations internes
20		-|**Consignes internes**|Diffuser des instructions spécifiques (ex. communication, sécurité)
21		-|**Guides de bonnes pratiques**|Faciliter l’utilisation de Flora et la gestion des collections
	16	+Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
22	22
23		-Ils sont **accessibles directement depuis la page d’accueil** de Flora, pour un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.
	18	+Ils peuvent servir à :
24	24
	20	+* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
	21	+* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
	22	+* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
	23	+* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
	24	+
	25	+(% class="box warningmessage" %)
	26	+(((
	27	+**Attention**
	28	+Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
	29	+
	30	+* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
	31	+* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
	32	+
	33	+Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
	34	+)))
	35	+
	36	+>(% class="small" %)Exemples d’usage :
	37	+
	38	+>(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
	39	+
	40	+>(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
	41	+
	42	+>(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
	43	+
	44	+>(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
	45	+
	46	+>(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
	47	+
25	25	= Ajouter des documents internes pour accueil =
26	26
27		-== Créer une notice dans la table autres documents ==
	50	+== Créer une notice autre document ==
28	28
29	29	Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
30	30
...	...	@@ -35,9 +35,8 @@
35	35
36	36	Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
37	37
38		-|=Champ|=Rôle dans l’affichage
39		-|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
40		-|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
	61	+* **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
	62	+* **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
41	41
42	42	Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
43	43
...	...	@@ -48,16 +48,8 @@
48	48
49	49	== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
50	50
51		-Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
	73	+Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
52	52
53		-(% class="box successmessage" %)
54		-(((
55		-**Bonnes pratiques : **
56		-
57		-* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
58		-* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
59		-)))
60		-
61	61	[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62	62
63	63
...	...	@@ -64,8 +64,16 @@
64	64	[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65	65
66	66
67		-== Résultat sur la page d'accueil ==
	81	+(% class="box errormessage" %)
	82	+(((
	83	+**Erreurs fréquentes**
	84	+**Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil**
	85	+Cela signifie généralement que le **mauvais champ a été renseigné** dans la notice (le champ //Nom du fichier// a été complété au lieu du champ //Cote//).
	86	+👉 **Solution :** toujours renseigner le champ **Cote**.
	87	+)))
68	68
	89	+= Consulter les documents internes pour accueil =
	90	+
69	69	(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
70	70
71	71	[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
...	...	@@ -74,37 +74,20 @@
74	74	[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75	75
76	76
77		-= Points de vigilance =
	99	+= Éviter les erreurs fréquentes =
78	78
79	79	Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
80	80
81		-(% class="box successmessage" %)
82		-(((
83		-Bonnes pratiques :
84		-)))
	103	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
	104	+|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
	105	+|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
85	85
86		-== Mauvais champ rempli ==
87		-
88		-Le champ **Nom du fichier** est parfois renseigné à la place du champ **Cote**.
89		-**Seul le champ Cote **permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est **obligatoire**.
90		-
91		-== Fichier non déposé ==
92		-
93		-Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
94		-Sans fichier attaché à la notice, **rien ne s’affichera** sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.
95		-
96		-(% class="box infomessage" %)
97		-(((
98		-**Astuce** : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez **en priorité** ces deux éléments :
99		-
100		-* Le champ **Cote** est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
101		-* Un fichier a bien été **joint par glisser-déposer**
	107	+[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102	102	)))
103	103
104		-[[Cas d’erreur → document non affiché sur la page d’accueil.>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105		-)))
106		-
	110	+(((
107	107
	112	+)))
108	108	)))|(% style="width:300px" %)(((
109	109	(% class="box" %)
110	110	(((