Modifications pour le document Insérer un document interne à la page d’accueil

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -3,27 +3,51 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
	6	+Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
7	7
8		-Ils permettent de mettre à disposition, dès la page d’accueil de Flora, les **ressources essentielles de l’établissement** (chartes, guides, procédures...).
	8	+Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
9	9	)))
10	10
11	11	(((
12		-= Á quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
	12	+= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
13	13
14		-Les documents internes pour accueil regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs** :
	14	+Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
15	15
16		-* chartes de saisie,
17		-* chartes de nommage,
18		-* procédures de travail,
19		-* consignes internes,
20		-* guides de bonnes pratiques.
	16	+Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
21	21
22		-Ils sont **accessibles directement depuis la page d’accueil** de Flora, pour un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.
	18	+Ils peuvent servir à :
23	23
	20	+* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
	21	+* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
	22	+* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
	23	+* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
	24	+
	25	+(% class="box warningmessage" %)
	26	+(((
	27	+**Attention**
	28	+Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
	29	+
	30	+* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
	31	+* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
	32	+
	33	+Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
	34	+)))
	35	+
	36	+>(% class="small" %)Exemples d’usage :
	37	+
	38	+>(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
	39	+
	40	+>(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
	41	+
	42	+>(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
	43	+
	44	+>(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
	45	+
	46	+>(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
	47	+
24	24	= Ajouter des documents internes pour accueil =
25	25
26		-== Créer une notice dans la table autres documents ==
	50	+== Créer une notice autre document ==
27	27
28	28	Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
29	29
...	...	@@ -34,8 +34,8 @@
34	34
35	35	Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
36	36
37		-* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
38		-* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
	61	+* **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
	62	+* **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
39	39
40	40	Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
41	41
...	...	@@ -46,16 +46,8 @@
46	46
47	47	== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
48	48
49		-Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
	73	+Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
50	50
51		-(% class="box successmessage" %)
52		-(((
53		-**Bonnes pratiques : **
54		-
55		-* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
56		-* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
57		-)))
58		-
59	59	[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60	60
61	61
...	...	@@ -62,42 +62,38 @@
62	62	[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63	63
64	64
65		-== Résultat sur la page d'accueil ==
	81	+(% class="box errormessage" %)
	82	+(((
	83	+**Erreurs fréquentes**
	84	+**Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil**
	85	+Cela signifie généralement que le **mauvais champ a été renseigné** dans la notice (le champ //Nom du fichier// a été complété au lieu du champ //Cote//).
	86	+👉 **Solution :** toujours renseigner le champ **Cote**.
	87	+)))
66	66
67		-(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton [[image:1742567234625-482.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="49" width="40"]]. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
	89	+= Consulter les documents internes pour accueil =
68	68
69		-[[Tableau de bord →  bouton d'accès à la page d'accueil.>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	91	+(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
70	70
	93	+[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71	71
72		-[[Page d'accueil →  consultation des documents interne de l'institution.>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73	73
	96	+[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74	74
75		-= Points de vigilance =
76	76
77		-Malgré la simplicité de la procédure, certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
	99	+= Éviter les erreurs fréquentes =
78	78
79		-== Mauvais champ rempli ==
	101	+Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
80	80
81		-Le champ **Nom du fichier** est parfois renseigné à la place du champ **Cote**.
82		-**Seul le champ Cote **permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est **obligatoire**.
	103	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
	104	+|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
	105	+|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
83	83
84		-== Fichier non déposé ==
85		-
86		-Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
87		-Sans fichier attaché à la notice, **rien ne s’affichera** sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.
88		-
89		-(% class="box infomessage" %)
90		-(((
91		-**Astuce** : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez **en priorité** ces deux éléments :
92		-
93		-* Le champ **Cote** est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
94		-* Un fichier a bien été **joint par glisser-déposer**
	107	+[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95	95	)))
96	96
97		-[[Cas d’erreur → document non affiché sur la page d’accueil.>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98		-)))
99		-
	110	+(((
100	100
	112	+)))
101	101	)))|(% style="width:300px" %)(((
102	102	(% class="box" %)
103	103	(((