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Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/09 16:21
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/13 16:48
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -3,98 +3,107 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les **documents internes pour accueil** (chartes, procédures, consignes, guides) sont accessibles directement depuis la page d’accueil du tableau de bord.
7 -Ils sont créés et gérés dans la table **Autres documents **afin d’assurer à tous un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.
6 +Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
7 +
8 +Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
8 8  )))
9 9  
10 10  (((
11 -= A quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
12 += À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
12 12  
13 -Les documents internes pour accueil regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs** :
14 +Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
14 14  
15 -* chartes de saisie,
16 -* chartes de nommage,
17 -* procédures de travail,
18 -* consignes internes,
19 -* guides de bonnes pratiques.
16 +Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
20 20  
21 -Ils sont **accessibles directement depuis la page d’accueil** de Flora, pour un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.
18 +Ils peuvent servir à :
22 22  
23 -= Ajouter des documents internes pour accueil =
20 +* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
21 +* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
22 +* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
23 +* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
24 24  
25 -== Créer une notice dans la table autres documents ==
25 +(% class="box warningmessage" %)
26 +(((
27 +**Attention**
28 +Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
26 26  
27 -Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton [[image:1752667541226-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
30 +* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
31 +* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
28 28  
29 -[[Autres documents → bouton créer.>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33 +Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
34 +)))
30 30  
36 +>(% class="small" %)Exemples d’usage :
31 31  
32 -== Remplir les champs requis ==
38 +>(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
33 33  
34 -Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
40 +>(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
35 35  
36 -* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
37 -* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
42 +>(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
38 38  
39 -Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
44 +>(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
40 40  
41 -[[Autres documents → saisie des champs obligatoires et enregistrement. >>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 +>(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
42 42  
48 += Ajouter des documents internes pour accueil =
43 43  
44 -[[Résultat → notice autre document créée.>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50 +== Créer une notice autre document ==
45 45  
46 -== Ajouter le fichier bureautique ==
52 +Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
47 47  
48 -Dans la notice, glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
54 +[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 -(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
51 -(((
52 -Il est **recommandé d’utiliser des fichiers PDF**.
53 -En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
54 -)))
55 55  
56 -[[Autres documents → glisser déposer d'un document PDF.>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 +== Renseigner les champs requis ==
57 57  
59 +Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
58 58  
59 -[[Résultat → document PDF associé à la notice autre document.>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 +* **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
62 +* **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
60 60  
64 +Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
61 61  
62 -== Résultat sur la page d'accueil ==
66 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 63  
64 -(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton [[image:1742567234625-482.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="49" width="40"]]. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
65 65  
66 -[[Tableau de bord →  bouton d'accès à la page d'accueil.>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 +[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
71 +== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
68 68  
69 -[[Page d'accueil →  consultation des documents interne de l'institution.>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 +Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
70 70  
75 +[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 71  
72 -= Points de vigilance =
73 73  
74 -Malgré la simplicité de la procédure, certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
78 +[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
76 -== Mauvais champ rempli ==
77 77  
78 -Le champ **Nom du fichier** est parfois renseigné à la place du champ **Cote**.
79 -**Seul le champ Cote **permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est **obligatoire**.
81 +(% class="box errormessage" %)
82 +(((
83 +**Erreurs fréquentes**
80 80  
81 -== Fichier non déposé ==
85 +* **Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil**
82 82  
83 -Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
84 -Sans fichier attaché à la notice, **rien ne s’affichera** sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.
87 +Cela signifie généralement que le **mauvais champ a été renseigné** dans la notice.
88 +**Solution :** toujours renseigner le champ **Cote et le type Documents internes pour accueil.**
85 85  
86 -(% class="box infomessage" %)
87 -(((
88 -**Astuce** : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez **en priorité** ces deux éléments :
90 +* **Un point (puce) s’affiche sans intitulé sur la page d’accueil**
89 89  
90 -* Le champ **Cote** est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
91 -* Un fichier a bien été **joint par glisser-déposer**
92 -)))
92 +Cela indique qu’**aucun fichier n’a été attaché à la notice Autre document**.
93 +**Solution :** glisser-déposer le fichier bureautique dans la notice afin qu’il soit effectivement associé.
93 93  
94 -[[Cas d’erreur → document non affiché sur la page d’accueil.>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 +[[//Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 95  )))
96 96  
97 -
98 += Consulter les documents internes pour accueil =
99 +
100 +(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
101 +
102 +[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103 +
104 +
105 +[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
106 +)))
98 98  )))|(% style="width:300px" %)(((
99 99  (% class="box" %)
100 100  (((
... ... @@ -115,14 +115,7 @@
115 115  (((
116 116  **Icônes principales**
117 117  
118 -* [[image:1752668401650-968.png||height="39" width="29"]] Table autres documents
119 -
120 -
121 -
122 122  * [[image:1752668363012-396.png||height="42" width="42"]]Créer
123 -
124 -
125 -
126 126  * [[image:1752668579454-224.png||height="61" width="40"]]Page d'accueil
127 127  )))
128 128  )))