Modifications pour le document Insérer un document interne à la page d’accueil

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48

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modifié par Doriane Bautista
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modifié par Joséphine Ducruet
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Propriétés de la Page

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.JDT

Contenu

@@ -3,98 +3,113 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Dans Flora, les **documents internes pour accueil** (chartes, procédures, consignes, guides) sont accessibles directement depuis la page d’accueil du tableau de bord.
--Ils sont créés et gérés dans la table **Autres documents **afin d’assurer à tous un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.
++Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
++
++Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
  )))
  (((
--= A quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
++= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
--Les documents internes pour accueil regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs** :
++Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
--* chartes de saisie,
--* chartes de nommage,
--* procédures de travail,
--* consignes internes,
--* guides de bonnes pratiques.
++Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
--Ils sont **accessibles directement depuis la page d’accueil** de Flora, pour un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.
++Ils peuvent servir à :
--= Ajouter des documents internes pour accueil =
++* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
++* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
++* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
++* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
--== Créer une notice dans la table autres documents ==
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Attention**
++Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
--Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton [[image:1752667541226-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
++* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
++* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
--[[Autres documents → bouton créer.>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
++)))
++>(% class="small" %)Exemples d’usage :
--== Remplir les champs requis ==
++>(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
--Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
++>(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
--* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
--* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
++>(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
--Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
++>(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
--[[Autres documents → saisie des champs obligatoires et enregistrement. >>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++>(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
++= Ajouter des documents internes pour accueil =
--[[Résultat → notice autre document créée.>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Créer une notice autre document ==
--== Ajouter le fichier bureautique ==
++Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
--Dans la notice, glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
++[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
--(((
--Il est **recommandé d’utiliser des fichiers PDF**.
--En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
--)))
--[[Autres documents → glisser déposer d'un document PDF.>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Renseigner les champs requis ==
++Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
--[[Résultat → document PDF associé à la notice autre document.>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
++* **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
++Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
--== Résultat sur la page d'accueil ==
++[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton [[image:1742567234625-482.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="49" width="40"]]. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
--[[Tableau de bord →  bouton d'accès à la page d'accueil.>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
--[[Page d'accueil →  consultation des documents interne de l'institution.>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
++[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Points de vigilance =
--Malgré la simplicité de la procédure, certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
++[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Mauvais champ rempli ==
--Le champ **Nom du fichier** est parfois renseigné à la place du champ **Cote**.
--**Seul le champ Cote **permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est **obligatoire**.
++(% class="box errormessage" %)
++(((
++**Erreurs fréquentes**
++**Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil**
++Cela signifie généralement que le **mauvais champ a été renseigné** dans la notice (le champ //Nom du fichier// a été complété au lieu du champ //Cote//).
++👉 **Solution :** toujours renseigner le champ **Cote**.
++)))
--== Fichier non déposé ==
++= Consulter les documents internes pour accueil =
--Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
--Sans fichier attaché à la notice, **rien ne s’affichera** sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.
++(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Astuce** : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez **en priorité** ces deux éléments :
++[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Le champ **Cote** est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
--* Un fichier a bien été **joint par glisser-déposer**
--)))
--[[Cas d’erreur → document non affiché sur la page d’accueil.>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++= Éviter les erreurs fréquentes =
++
++Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
++
++|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
++|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
++|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
++
++[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
++(((
++)))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((

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