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Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48
Depuis la version 24.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/09 16:18
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/13 14:20
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,104 +1,109 @@
1 +**PAGE EN COURS DE REDACTION**
2 +
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.
7 -Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.
8 +Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
8 8  
9 -Pour qu’un document s’affiche sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice dans la table Autres documents**, en respectant certaines règles de saisie.
10 -Cette page vous guide pas à pas pour créer et paramétrer correctement ce type de notice.
10 +Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles à tous les utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= A quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
14 += À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
15 15  
16 -Les documents internes pour accueil regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs** :
16 +Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
17 17  
18 -* chartes de saisie,
19 -* chartes de nommage,
20 -* procédures de travail,
21 -* consignes internes,
22 -* guides de bonnes pratiques.
18 +Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
23 23  
24 -Ils sont **accessibles directement depuis la page d’accueil** de Flora, pour un accès rapide aux ressources essentielles de l’établissement.
20 +Ils peuvent servir à :
25 25  
22 +* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
23 +* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
24 +* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
25 +* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
26 26  
27 +(% class="box warningmessage" %)
28 +(((
29 +**Attention**
30 +Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
31 +
32 +* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
33 +* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
34 +
35 +Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
36 +)))
37 +
38 +>(% class="small" %)**Exemples d’usage :**Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes, les responsabilités, les méthodes de contrôle et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
39 +
40 +
27 27  = Ajouter des documents internes pour accueil =
28 28  
29 -== Créer une notice dans la table autres documents ==
43 +== Créer une notice autre document ==
30 30  
31 -Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton [[image:1752667541226-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
45 +Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
32 32  
33 -[[Autres documents → bouton créer.>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 +[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34 34  
35 35  
36 -== Remplir les champs requis ==
50 +== Renseigner les champs requis ==
37 37  
38 38  Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
39 39  
40 -* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
41 -* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
54 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle dans l’affichage
55 +|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
56 +|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
42 42  
43 43  Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
44 44  
45 -[[Autres documents → saisie des champs obligatoires et enregistrement. >>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 46  
47 47  
48 -[[Résultat → notice autre document créée.>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 +[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 -== Ajouter le fichier bureautique ==
65 +== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
51 51  
52 -Dans la notice, glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
67 +Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
53 53  
54 -(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
69 +(% class="box successmessage" %)
55 55  (((
56 -Il est **recommandé d’utiliser des fichiers PDF**.
57 -En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
71 +**Bonnes pratiques : **
72 +
73 +* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
74 +* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
58 58  )))
59 59  
60 -[[Autres documents → glisser déposer d'un document PDF.>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 62  
63 -[[Résultat → document PDF associé à la notice autre document.>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
65 65  
66 -== Résultat sur la page d'accueil ==
83 += Consulter les documents internes pour accueil =
67 67  
68 -(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton [[image:1742567234625-482.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="49" width="40"]]. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
85 +(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
69 69  
70 -[[Tableau de bord →  bouton d'accès à la page d'accueil.>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 +[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 71  
72 72  
73 -[[Page d'accueil →  consultation des documents interne de l'institution.>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 +[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 74  
75 75  
76 -= Points de vigilance =
93 += Éviter les erreurs fréquentes =
77 77  
78 -Malgré la simplicité de la procédure, certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
95 +Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
79 79  
80 -== Mauvais champ rempli ==
97 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
98 +|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
99 +|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
81 81  
82 -Le champ **Nom du fichier** est parfois renseigné à la place du champ **Cote**.
83 -**Seul le champ Cote **permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est **obligatoire**.
84 -
85 -== Fichier non déposé ==
86 -
87 -Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
88 -Sans fichier attaché à la notice, **rien ne s’affichera** sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.
89 -
90 -(% class="box infomessage" %)
91 -(((
92 -**Astuce** : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez **en priorité** ces deux éléments :
93 -
94 -* Le champ **Cote** est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
95 -* Un fichier a bien été **joint par glisser-déposer**
101 +[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 96  )))
97 97  
98 -[[Cas d’erreur → document non affiché sur la page d’accueil.>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 -)))
100 -
104 +(((
101 101  
106 +)))
102 102  )))|(% style="width:300px" %)(((
103 103  (% class="box" %)
104 104  (((