Modifications pour le document Insérer un document interne à la page d’accueil

Résumé

• Propriétés de la Page (2 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -3,93 +3,113 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.
7		-Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.
	6	+Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
8	8
9		-Pour qu’un document s’affiche sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice dans la table Autres documents**, en respectant certaines règles de saisie.
10		-Cette page vous guide pas à pas pour créer et paramétrer correctement ce type de notice.
	8	+Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= Objectif =
	12	+= À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
15	15
16		-Permettre l’affichage de **documents internes** (chartes, procédures, guides, etc.) directement sur la **page d’accueil** du **tableau de bord Flora**, afin de faciliter l’accès aux ressources essentielles.
	14	+Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
17	17
18		-= Étapes à suivre =
	16	+Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
19	19
20		-== Créer une notice dans la table autres documents ==
	18	+Ils peuvent servir à :
21	21
22		-Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton [[image:1752667541226-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
	20	+* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
	21	+* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
	22	+* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
	23	+* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
23	23
24		-[[Autres documents → bouton créer.>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	25	+(% class="box warningmessage" %)
	26	+(((
	27	+**Attention**
	28	+Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
25	25
	30	+* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
	31	+* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
26	26
27		-== Remplir les champs requis ==
	33	+Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
	34	+)))
28	28
29		-Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
	36	+>(% class="small" %)Exemples d’usage :
30	30
31		-* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
32		-* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
	38	+>(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
33	33
34		-Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
	40	+>(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
35	35
36		-[[Autres documents → saisie des champs obligatoires et enregistrement. >>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	42	+>(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
37	37
	44	+>(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
38	38
39		-[[Résultat → notice autre document créée.>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	46	+>(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
40	40
41		-== Ajouter le fichier bureautique ==
	48	+= Ajouter des documents internes pour accueil =
42	42
43		-Dans la notice, glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
	50	+== Créer une notice autre document ==
44	44
45		-(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
46		-(((
47		-Il est **recommandé d’utiliser des fichiers PDF**.
48		-En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
49		-)))
	52	+Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
50	50
51		-[[Autres documents → glisser déposer d'un document PDF.>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	54	+[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52	52
53	53
54		-[[Résultat → document PDF associé à la notice autre document.>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	57	+== Renseigner les champs requis ==
55	55
	59	+Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
56	56
57		-== Résultat sur la page d'accueil ==
	61	+* **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
	62	+* **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
58	58
59		-(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton [[image:1742567234625-482.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="49" width="40"]]. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
	64	+Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
60	60
61		-[[Tableau de bord →  bouton d'accès à la page d'accueil.>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	66	+[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62	62
63	63
64		-[[Page d'accueil →  consultation des documents interne de l'institution.>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	69	+[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65	65
	71	+== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
66	66
67		-= Points de vigilance =
	73	+Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
68	68
69		-Malgré la simplicité de la procédure, certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
	75	+[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70	70
71		-== Mauvais champ rempli ==
72	72
73		-Le champ **Nom du fichier** est parfois renseigné à la place du champ **Cote**.
74		-**Seul le champ “Cote”** permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est **obligatoire**.
	78	+[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75	75
76		-== Fichier non déposé ==
77	77
78		-Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
79		-Sans fichier attaché à la notice, **rien ne s’affichera** sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.
80		-
81		-(% class="box infomessage" %)
	81	+(% class="box errormessage" %)
82	82	(((
83		-**Astuce** : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez **en priorité** ces deux éléments :
84		-
85		-* Le champ **Cote** est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
86		-* Un fichier a bien été **joint par glisser-déposer**
	83	+**Erreurs fréquentes**
	84	+**Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil**
	85	+Cela signifie généralement que le **mauvais champ a été renseigné** dans la notice (le champ //Nom du fichier// a été complété au lieu du champ //Cote//).
	86	+👉 **Solution :** toujours renseigner le champ **Cote**.
87	87	)))
88	88
89		-[[Cas d’erreur → document non affiché sur la page d’accueil.>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	89	+= Consulter les documents internes pour accueil =
	90	+
	91	+(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
	92	+
	93	+[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	94	+
	95	+
	96	+[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	97	+
	98	+
	99	+= Éviter les erreurs fréquentes =
	100	+
	101	+Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
	102	+
	103	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
	104	+|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
	105	+|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
	106	+
	107	+[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90	90	)))
91	91
	110	+(((
92	92
	112	+)))
93	93	)))|(% style="width:300px" %)(((
94	94	(% class="box" %)
95	95	(((