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Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48
Depuis la version 2.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 13:08
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À la version 50.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/13 14:26
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,93 +1,136 @@
1 -
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
7 +
8 +Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
12 += À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
10 10  
14 +Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
11 11  
12 -= Présentation =
16 +Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
13 13  
14 -Le tableau de bord dispose d'une page comportant un accès rapide :
18 +Ils peuvent servir à :
15 15  
16 -* à des ressources externes (Joconde, etc.)
17 -* vers le Wiki avec les liens directs vers des articles importants du Wiki
18 -* vers des documents interne du musée, tels que des chartes de saisie, chartes de nommage (fichiers numériques), modes opératoires de saisie.
20 +* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
21 +* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
22 +* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
23 +* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
19 19  
20 -[[image:1742568813175-237.png]]
21 -Cette rubrique explicite comment créer des documents interne à la page d'accueil.
25 +(% class="box warningmessage" %)
26 +(((
27 +**Attention**
28 +Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
22 22  
23 -= Créer une notice Autres documents =
30 +* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
31 +* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
24 24  
33 +Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
34 +)))
25 25  
26 -Se positionner dans la table Autres Documents et cliquer sur le [[image:1742567666125-576.png]].
36 +>(% class="small" %)Exemples d’usage :
27 27  
28 -[[image:1742567622542-295.png]]
38 +>(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
29 29  
40 +>(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
30 30  
31 -== Préconisations de saisie ==
42 +>(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
32 32  
44 +>(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
33 33  
34 -Les champs **Cote **et **Type de document **sont à renseigner obligatoirement, pour que l'affichage des documents internes soit effectif sur la page d'accueil du tableau de bord.
46 +>(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
35 35  
36 -* Le champ **Cote **est utilisé comme libellé du lien sur la page d'accueil
37 -* Le champ **Type de document** doit être rempli avec la mention « Documents internes pour accueil » pour qu'il remonte automatiquement sur la page d'accueil.
48 += Ajouter des documents internes pour accueil =
38 38  
39 -Compléter la notice et enregistrer.
50 +== Créer une notice autre document ==
40 40  
41 -[[image:1742567996461-905.png]]
42 -Résultat :
52 +Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
43 43  
44 -[[image:1742568295513-943.png]]
54 +[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 45  
46 -= Rattacher le fichier bureautique à la notice Autres documents =
47 47  
48 -Pour que le fichier puisse être visualisé sur la page d'accueil, il faut le glisser-déposer dans le pavé de gestion des fichiers, situé à droite de la notice Autres documents.
57 +== Renseigner les champs requis ==
49 49  
50 -Pour en savoir plus sur la gestion des fichiers bureautiques, cliquer**[[ ici.>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]**
59 +Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
51 51  
52 -(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
53 -(((
54 -**Il est fortement recommandé de publier des fichiers PDF dans Flora. Si besoin de les mettre à jour, les remplacer par la nouvelle version.**
55 -)))
61 +* **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
62 +* **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
56 56  
57 -[[image:1742568487553-593.png]]
58 -Résultat :
64 +Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
59 59  
60 -[[image:1742568523669-441.png]]//Un document PDF a été ajouté à la notice du document interne pour accueil.//
66 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 62  
63 -= Visualiser le document interne sur la page d'accueil =
69 +[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
65 -(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Pour accéder à la page d'accueil, se positionner dans le tableau de bord et cliquer sur l'icône [[image:1742567234625-482.png]].
71 +== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
66 66  
67 -[[image:1742567276499-621.png]]
68 -Les documents internes se trouvent en bas de page :
73 +Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
69 69  
70 -[[image:1742568669480-360.png]]
75 +[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 71  
72 72  
78 +[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 73  
74 74  
81 += Consulter les documents internes pour accueil =
82 +
83 +(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
84 +
85 +[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +
87 +
88 +[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 +
90 +
91 += Éviter les erreurs fréquentes =
92 +
93 +Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
94 +
95 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
96 +|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
97 +|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
98 +
99 +[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 +)))
101 +
102 +(((
75 75  
76 76  )))
77 77  )))|(% style="width:300px" %)(((
78 78  (% class="box" %)
79 79  (((
80 -
108 +**Sommaire**
109 +
110 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
81 81  )))
82 82  
83 83  (% class="box" %)
84 84  (((
85 -
115 +**Aller plus loin**
116 +
117 +* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
118 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]
86 86  )))
87 87  
88 88  (% class="box" %)
89 89  (((
90 -
123 +**Icônes principales**
124 +
125 +* [[image:1752668401650-968.png||height="39" width="29"]] Table autres documents
126 +
127 +
128 +
129 +* [[image:1752668363012-396.png||height="42" width="42"]]Créer
130 +
131 +
132 +
133 +* [[image:1752668579454-224.png||height="61" width="40"]]Page d'accueil
91 91  )))
92 92  )))
93 93  
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