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Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48
Depuis la version 18.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 14:33
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À la version 48.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/13 14:21
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,92 +1,118 @@
1 +**PAGE EN COURS DE REDACTION**
2 +
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Dans Flora, les **documents internes pour accueil** désignent des fichiers bureautiques (chartes de saisie, procédures, consignes internes, etc.) rendus accessibles **directement depuis la page d’accueil du tableau de bord**.
7 -Ils permettent à chaque utilisateur de retrouver rapidement les ressources documentaires essentielles au bon usage de Flora et aux pratiques de gestion des collections de l’établissement.
8 +Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
8 8  
9 -Pour qu’un document s’affiche sur cette page d’accueil, il doit être **créé sous forme de notice dans la table Autres documents**, en respectant certaines règles de saisie.
10 -Cette page vous guide pas à pas pour créer et paramétrer correctement ce type de notice.
10 +Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles à tous les utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Objectif =
14 += À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
15 15  
16 -Permettre l’affichage de **documents internes** (chartes, procédures, guides, etc.) directement sur la **page d’accueil** du **tableau de bord Flora**, afin de faciliter l’accès aux ressources essentielles.
16 +Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
17 17  
18 -= Étapes à suivre =
18 +Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
19 19  
20 -== Créer une notice dans la table autres documents ==
20 +Ils peuvent servir à :
21 21  
22 -Dans la table autres documents : cliquez sur le bouton [[image:1752667541226-525.png||data-xwiki-image-style-border="true"]].
22 +* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
23 +* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
24 +* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
25 +* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
23 23  
24 -[[Autres documents → bouton créer.>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
27 +(% class="box warningmessage" %)
28 +(((
29 +**Attention**
30 +Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
25 25  
32 +* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
33 +* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
26 26  
27 -== Remplir les champs requis ==
35 +Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
36 +)))
28 28  
29 -Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
38 +>(% class="small" %)Exemples d’usage :
30 30  
31 -* **Cote** : sera utilisé comme libellé cliquable sur la page d’accueil.
32 -* **Type de document** : doit obligatoirement contenir la valeur **Documents internes pour accueil**
40 +>(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
33 33  
34 -Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
42 +>(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
35 35  
36 -[[Autres documents → saisie des champs obligatoires et enregistrement. >>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 +>(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
37 37  
46 +>(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes, les responsabilités, les méthodes de contrôle et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
38 38  
39 -[[Résultat → notice autre document créée.>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48 +>(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
40 40  
41 -== Ajouter le fichier bureautique ==
42 42  
43 -Dans la notice, glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
44 44  
45 -(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
46 -(((
47 -Il est **recommandé d’utiliser des fichiers PDF**.
48 -En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
49 -)))
52 += Ajouter des documents internes pour accueil =
50 50  
51 -[[Autres documents → glisser déposer d'un document PDF>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 +== Créer une notice autre document ==
52 52  
56 +Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
53 53  
54 -[[Résultat → document PDF associé à la notice autres documents.>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 +[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
56 56  
57 -== Résultat sur la page d'accueil ==
61 +== Renseigner les champs requis ==
58 58  
59 -(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur le bouton [[image:1742567234625-482.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="49" width="40"]]. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
63 +Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
60 60  
61 -[[Tableau de bord →  bouton d'accès à la page d'accueil.>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle dans l’affichage
66 +|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
67 +|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
62 62  
69 +Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
63 63  
64 -[[Page d'accueil →  consultation des documents interne de l'institution>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 65  
66 66  
67 -= Points de vigilance =
74 +[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 68  
69 -Malgré la simplicité de la procédure, certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
76 +== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
70 70  
71 -== 1. Mauvais champ rempli ==
78 +Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
72 72  
73 -Le champ **Nom du fichier** est parfois renseigné à la place du champ **Cote**.
74 -**Seul le champ “Cote”** permet d’afficher un lien cliquable sur la page d’accueil. Il est **obligatoire**.
80 +(% class="box successmessage" %)
81 +(((
82 +**Bonnes pratiques : **
75 75  
76 -== 2. Fichier non déposé ==
84 +* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
85 +* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
86 +)))
77 77  
78 -Le fichier bureautique n’est pas glissé-déposé dans le pavé de gestion des fichiers.
79 -Sans fichier attaché à la notice, **rien ne s’affichera** sur la page d’accueil, même si tous les champs sont correctement remplis.
88 +[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 80  
81 81  
82 -(% class="box infomessage" %)
83 -(((
84 -**Astuce** : si un document n’apparaît pas sur la page d’accueil, vérifiez **en priorité** ces deux éléments :
91 +[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 85  
86 -* Le champ **Cote** est bien rempli (et non “Nom du fichier”)
87 -* Un fichier a bien été **joint par glisser-déposer**
93 +
94 += Consulter les documents internes pour accueil =
95 +
96 +(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
97 +
98 +[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 +
100 +
101 +[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 +
103 +
104 += Éviter les erreurs fréquentes =
105 +
106 +Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
107 +
108 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
109 +|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
110 +|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
111 +
112 +[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 88  )))
89 89  
115 +(((
90 90  
91 91  )))
92 92  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -101,8 +101,8 @@
101 101  (((
102 102  **Aller plus loin**
103 103  
104 -* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
105 -* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
130 +* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
131 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]
106 106  )))
107 107  
108 108  (% class="box" %)
... ... @@ -110,7 +110,13 @@
110 110  **Icônes principales**
111 111  
112 112  * [[image:1752668401650-968.png||height="39" width="29"]] Table autres documents
139 +
140 +
141 +
113 113  * [[image:1752668363012-396.png||height="42" width="42"]]Créer
143 +
144 +
145 +
114 114  * [[image:1752668579454-224.png||height="61" width="40"]]Page d'accueil
115 115  )))
116 116  )))
1752669294261-441.png
Auteur
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1 +XWiki.DBA
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