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Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48
Depuis la version 1.4
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/26 16:21
Commentaire de modification : Update document after refactoring.
À la version 50.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/02/13 14:26
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,82 +1,138 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc/}}
3 -{{/box}}
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
4 4  
5 -= Présentation =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Dans Flora, les **documents internes pour l’accueil** sont créés et administrés depuis la table **Autres documents**.
6 6  
7 -Le tableau de bord dispose d'une page comportant un accès rapide :
8 +Ils permettent de regrouper des **fichiers bureautiques internes** et de les rendre consultables par l’ensemble des utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
9 +)))
8 8  
9 -* à des ressources externes (Joconde, etc.)
10 -* vers le Wiki avec les liens directs vers des articles importants du Wiki
11 -* vers des documents interne du musée, tels que des chartes de saisie, chartes de nommage (fichiers numériques), modes opératoires de saisie.
11 +(((
12 += À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
12 12  
13 -(% style="text-align:center" %)
14 -[[image:1742568813175-237.png||class="img-thumbnail"]]
14 +Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
15 15  
16 +Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
16 16  
17 -Cette rubrique explicite comment créer des documents interne à la page d'accueil.
18 +Ils peuvent servir à :
18 18  
19 -= Créer une notice Autres documents =
20 +* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
21 +* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
22 +* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
23 +* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
20 20  
25 +(% class="box warningmessage" %)
26 +(((
27 +**Attention**
28 +Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
21 21  
22 -Se positionner dans la table Autres Documents et cliquer sur le [[image:1742567666125-576.png||class="img-thumbnail"]].
30 +* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
31 +* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
23 23  
24 -(% style="text-align:center" %)
25 -[[image:1742567622542-295.png||class="img-thumbnail"]]
33 +Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
34 +)))
26 26  
36 +>(% class="small" %)Exemples d’usage :
27 27  
28 -== Préconisations de saisie ==
38 +>(% class="small" %)Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.
29 29  
40 +>(% class="small" %)Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.
30 30  
31 -Les champs **Cote **et **Type de document **sont à renseigner obligatoirement, pour que l'affichage des documents internes soit effectif sur la page d'accueil du tableau de bord.
42 +>(% class="small" %)Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.
32 32  
33 -* Le champ **Cote **est utilisé comme libellé du lien sur la page d'accueil
34 -* Le champ **Type de document** doit être rempli avec la mention « Documents internes pour accueil » pour qu'il remonte automatiquement sur la page d'accueil.
44 +>(% class="small" %)Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.
35 35  
36 -Compléter la notice et enregistrer.
46 +>(% class="small" %)Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
37 37  
38 -(% style="text-align:center" %)
39 -[[image:1742567996461-905.png||class="img-thumbnail"]]
48 += Ajouter des documents internes pour accueil =
40 40  
50 +== Créer une notice autre document ==
41 41  
42 -Résultat :
52 +Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
43 43  
44 -(% style="text-align:center" %)
45 -[[image:1742568295513-943.png||class="img-thumbnail"]]
54 +[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 46  
47 -= Rattacher le fichier bureautique à la notice Autres documents =
48 48  
49 -Pour que le fichier puisse être visualisé sur la page d'accueil, il faut le glisser-déposer dans le pavé de gestion des fichiers, situé à droite de la notice Autres documents.
57 +== Renseigner les champs requis ==
50 50  
51 -Pour en savoir plus sur la gestion des fichiers bureautiques, cliquer**[[ ici.>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]**
59 +Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
52 52  
53 -(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
61 +* **Cote** : Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
62 +* **Type de document : **Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
63 +
64 +Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
65 +
66 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 +
68 +
69 +[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 +
71 +== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
72 +
73 +Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers à droite.
74 +
75 +[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 +
77 +
78 +[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 +
80 +
81 += Consulter les documents internes pour accueil =
82 +
83 +(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
84 +
85 +[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +
87 +
88 +[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 +
90 +
91 += Éviter les erreurs fréquentes =
92 +
93 +Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
94 +
95 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
96 +|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
97 +|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
98 +
99 +[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
100 +)))
101 +
54 54  (((
55 -**Il est fortement recommandé de publier des fichiers PDF dans Flora. Si besoin de les mettre à jour, les remplacer par la nouvelle version.**
103 +
56 56  )))
105 +)))|(% style="width:300px" %)(((
106 +(% class="box" %)
107 +(((
108 +**Sommaire**
57 57  
58 -(% style="text-align:center" %)
59 -[[image:1742568487553-593.png||class="img-thumbnail"]]
110 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
111 +)))
60 60  
113 +(% class="box" %)
114 +(((
115 +**Aller plus loin**
61 61  
62 -Résultat :
117 +* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
118 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]
119 +)))
63 63  
64 -(% style="text-align:center" %)
65 -[[image:1742568523669-441.png||class="img-thumbnail"]]
121 +(% class="box" %)
122 +(((
123 +**Icônes principales**
66 66  
67 -(% style="text-align: center;" %)
68 -//Un document PDF a été ajouté à la notice du document interne pour accueil.//
125 +* [[image:1752668401650-968.png||height="39" width="29"]] Table autres documents
69 69  
70 70  
71 -= Visualiser le document interne sur la page d'accueil =
72 72  
73 -(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Pour accéder à la page d'accueil, se positionner dans le tableau de bord et cliquer sur l'icône [[image:1742567234625-482.png||class="img-thumbnail" height="84" width="68"]].
129 +* [[image:1752668363012-396.png||height="42" width="42"]]Créer
74 74  
75 -(% style="text-align:center" %)
76 -[[image:1742567276499-621.png||class="img-thumbnail"]]
77 77  
78 78  
79 -Les documents internes se trouvent en bas de page :
133 +* [[image:1752668579454-224.png||height="61" width="40"]]Page d'accueil
134 +)))
135 +)))
80 80  
81 -(% style="text-align:center" %)
82 -[[image:1742568669480-360.png||class="img-thumbnail"]]
137 +(% class="wikigeneratedid" id="HPrE9sentation" %)
138 +
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