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Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/13 16:48
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +2_Administration.Administration fonctionnelle.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,82 +1,140 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc/}}
3 -{{/box}}
1 +**PAGE EN COURS DE REDACTION**
4 4  
5 -= Présentation =
3 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures**
6 6  
7 -Le tableau de bord dispose d'une page comportant un accès rapide :
5 +|(% style="width:840px" %)(((
6 +(% class="box" %)
7 +(((
8 +Dans Flora, les **documents internes pour accueil** sont créés et gérés dans la table **Autres documents**.
8 8  
9 -* à des ressources externes (Joconde, etc.)
10 -* vers le Wiki avec les liens directs vers des articles importants du Wiki
11 -* vers des documents interne du musée, tels que des chartes de saisie, chartes de nommage (fichiers numériques), modes opératoires de saisie.
10 +Ils **centralisent **les ressources essentielles de l’établissement et les rendent accessibles à tous les utilisateurs directement depuis la page d’accueil de Flora.
11 +)))
12 12  
13 -(% style="text-align:center" %)
14 -[[image:1742568813175-237.png||class="img-thumbnail"]]
13 +(((
14 += À quoi servent les documents internes pour accueil dans Flora ? =
15 15  
16 +Les **documents internes pour l’accueil** regroupent des **fichiers bureautiques utiles à la communauté d’utilisateurs**.
16 16  
17 -Cette rubrique explicite comment créer des documents interne à la page d'accueil.
18 +Ils sont accessibles directement depuis la page d’accueil lorsque l’établissement souhaite partager des documents communs à l’ensemble des utilisateurs.
18 18  
19 -= Créer une notice Autres documents =
20 +Ils peuvent servir à :
20 20  
22 +* **Informer** : notes de service, actualités, mises à jour.
23 +* **Accompagner** : guides de saisie, procédures, modèles.
24 +* **Sécuriser** : rappels réglementaires.
25 +* **Centraliser** : accès rapide aux ressources essentielles.
21 21  
22 -Se positionner dans la table Autres Documents et cliquer sur le [[image:1742567666125-576.png||class="img-thumbnail"]].
27 +(% class="box warningmessage" %)
28 +(((
29 +**Attention**
30 +Les documents internes affichés sur la page d’accueil sont visibles par **tous les utilisateurs disposant d’un accès à Flora**, y compris :
23 23  
24 -(% style="text-align:center" %)
25 -[[image:1742567622542-295.png||class="img-thumbnail"]]
32 +* les utilisateurs ayant uniquement des **droits de consultation**
33 +* les utilisateurs **externes à l’institution** disposant d’un compte de connexion
26 26  
35 +Il est donc important de ne publier dans cet espace que des documents pouvant être partagés avec l’ensemble des profils concernés.
36 +)))
27 27  
28 -== Préconisations de saisie ==
38 +>(% class="small" %)**Exemples d’usage :**Une **charte de saisie des biens** : permet d’uniformiser les pratiques de saisie (orthographe, majuscules/minuscules, formats de dates, vocabulaire contrôlé) afin de garantir une base homogène et exploitable.Une **procédure de mise en quarantaine** : décrit les étapes à suivre lorsqu’un bien doit être isolé (motif, localisation, mouvements à créer, constats d’état), afin d’assurer la traçabilité et la sécurité des collections.Un **guide d’utilisation Flora** : accompagne les utilisateurs dans les fonctionnalités courantes (recherche, création de notices, gestion des mouvements) et facilite la prise en main, notamment pour les nouveaux arrivants.Une **procédure de récolement décennal** : précise l’organisation des campagnes, les responsabilités, les méthodes de contrôle et les modalités de saisie des notices pour assurer la conformité réglementaire.Des **consignes internes temporaires** : informent l’ensemble des utilisateurs sur une évolution (migration de version, changement d’organisation, nouvelle règle de saisie) afin d’assurer une application rapide et homogène.
29 29  
30 30  
31 -Les champs **Cote **et **Type de document **sont à renseigner obligatoirement, pour que l'affichage des documents internes soit effectif sur la page d'accueil du tableau de bord.
41 += Ajouter des documents internes pour accueil =
32 32  
33 -* Le champ **Cote **est utilisé comme libellé du lien sur la page d'accueil
34 -* Le champ **Type de document** doit être rempli avec la mention « Documents internes pour accueil » pour qu'il remonte automatiquement sur la page d'accueil.
43 +== Créer une notice autre document ==
35 35  
36 -Compléter la notice et enregistrer.
45 +Dans la table autres documents : cliquez sur **Créer une notice autres documents**.
37 37  
38 -(% style="text-align:center" %)
39 -[[image:1742567996461-905.png||class="img-thumbnail"]]
47 +[[//Créer une notice autres documents//>>image:1742567622542-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 40  
41 41  
42 -Résultat :
50 +== Renseigner les champs requis ==
43 43  
44 -(% style="text-align:center" %)
45 -[[image:1742568295513-943.png||class="img-thumbnail"]]
52 +Pour que le document apparaisse sur la page d’accueil, **deux champs sont obligatoires** :
46 46  
47 -= Rattacher le fichier bureautique à la notice Autres documents =
54 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle dans l’affichage
55 +|**Cote**|Sert de libellé cliquable sur la page d’accueil
56 +|**Type de document**|Doit contenir la valeur **Documents internes pour accueil** pour activer l’affichage dans la page d'accueil
48 48  
49 -Pour que le fichier puisse être visualisé sur la page d'accueil, il faut le glisser-déposer dans le pavé de gestion des fichiers, situé à droite de la notice Autres documents.
58 +Complétez ensuite les autres champs selon vos standards internes, puis **enregistrez** la notice.
50 50  
51 -Pour en savoir plus sur la gestion des fichiers bureautiques, cliquer**[[ ici.>>doc:1_Fonctionnalités.Fonctionnalités communes.Le service GED.D\. Texte intégral.WebHome]]**
60 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1752667098258-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52 52  
53 -(% class="box infomessage" style="text-align: justify;" %)
62 +
63 +[[//Notice autre document créée//>>image:1742568295513-943.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 +
65 +== Glisser-déposer le fichier bureautique ==
66 +
67 +Glissez-déposez le fichier dans le pavé de gestion des fichiers situé à droite.
68 +
69 +(% class="box successmessage" %)
54 54  (((
55 -**Il est fortement recommandé de publier des fichiers PDF dans Flora. Si besoin de les mettre à jour, les remplacer par la nouvelle version.**
71 +**Bonnes pratiques : **
72 +
73 +* Glissez-déposez **des fichiers PDF**.
74 +* En cas de modification, remplacez l’ancien fichier par une nouvelle version.
56 56  )))
57 57  
58 -(% style="text-align:center" %)
59 -[[image:1742568487553-593.png||class="img-thumbnail"]]
77 +[[//Glisser déposer d'un document PDF//>>image:1742568487553-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 61  
62 -Résultat :
80 +[[//Document PDF associé à la notice autre document//>>image:1742568523669-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 63  
64 -(% style="text-align:center" %)
65 -[[image:1742568523669-441.png||class="img-thumbnail"]]
66 66  
67 -(% style="text-align: center;" %)
68 -//Un document PDF a été ajouté à la notice du document interne pour accueil.//
83 += Consulter les documents internes pour accueil =
69 69  
85 +(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Depuis le tableau de bord, cliquez sur** **l'icône **Aide**. En bas de page, vos documents internes s’affichent sous forme de **liens cliquables.**
70 70  
71 -= Visualiser le document interne sur la page d'accueil =
87 +[[//Icône aide//>>image:1752667656629-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 72  
73 -(% id="cke_bm_8026S" style="display:none" %) (%%)Pour accéder à la page d'accueil, se positionner dans le tableau de bord et cliquer sur l'icône [[image:1742567234625-482.png||class="img-thumbnail" height="84" width="68"]].
74 74  
75 -(% style="text-align:center" %)
76 -[[image:1742567276499-621.png||class="img-thumbnail"]]
90 +[[//Consultation des documents interne de l'institution//>>image:1752667766073-877.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 77  
78 78  
79 -Les documents internes se trouvent en bas de page :
93 += Éviter les erreurs fréquentes =
80 80  
81 -(% style="text-align:center" %)
82 -[[image:1742568669480-360.png||class="img-thumbnail"]]
95 +Certaines erreurs empêchent l’affichage du document sur la page d’accueil. Voici les deux cas les plus fréquents :
96 +
97 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Erreur|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Conséquence|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Solution
98 +|**Mauvais champ rempli** (champ Nom du fichier saisi au lieu du champ Cote)|Aucun lien cliquable ne s’affiche sur la page d’accueil|Toujours renseigner le champ **Cote**
99 +|**Fichier non déposé** (aucun fichier attaché à la notice autre document)|Rien ne s’affiche sur la page d’accueil, même si les champs sont correctement remplis|Glisser-déposer le fichier bureautique (de préférence en PDF) dans la notice
100 +
101 +[[//Ex. Erreur : document non affiché sur la page d’accueil//>>image:1752669294261-441.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 +)))
103 +
104 +(((
105 +
106 +)))
107 +)))|(% style="width:300px" %)(((
108 +(% class="box" %)
109 +(((
110 +**Sommaire**
111 +
112 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
113 +)))
114 +
115 +(% class="box" %)
116 +(((
117 +**Aller plus loin**
118 +
119 +* [[Saisir un autre document>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome||target="_blank"]]
120 +* [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome||target="_blank"]]
121 +)))
122 +
123 +(% class="box" %)
124 +(((
125 +**Icônes principales**
126 +
127 +* [[image:1752668401650-968.png||height="39" width="29"]] Table autres documents
128 +
129 +
130 +
131 +* [[image:1752668363012-396.png||height="42" width="42"]]Créer
132 +
133 +
134 +
135 +* [[image:1752668579454-224.png||height="61" width="40"]]Page d'accueil
136 +)))
137 +)))
138 +
139 +(% class="wikigeneratedid" id="HPrE9sentation" %)
140 +
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