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Code source wiki de Les Emplacements

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/02/23 14:57
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
2
3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (((
5 (% class="box" %)
6 (((
7 Les autorités //**Emplacements**// permettent de documenter, de manière centralisée et normalisée, tous les lieux physiques — internes ou externes — dans lesquels les objets d’une collection peuvent être **conservés, exposés, déplacés ou traités**.
8
9 Chaque lieu - une salle, une réserve, un meuble, un musée emprunteur ou un prestataire externe - doit faire l’objet d’une notice dédiée dans le thésaurus //Emplacements// afin de garantir une **traçabilité complète des localisations** tout au long de la vie des biens.
10
11 Cette structuration hiérarchique facilite la **recherche**, le **suivi logistique**, les **relocalisations groupées** et l’**exploitation des historiques de localisation**.
12 )))
13
14 = À quoi servent les autorités Emplacements ? =
15
16 Les autorités **Emplacements** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tous les lieux physiques**, internes ou externes, dans lesquels les objets d’une collection peuvent être **conservés, exposés, déplacés ou traités**.
17
18 Il s’agit d’emplacements **matériels, identifiables et localisables**, situés dans un musée, un centre de conservation ou tout autre site partenaire, et servant à assurer la **traçabilité logistique et conservatoire** des biens tout au long de leur cycle de vie.
19
20 Elles couvrent tous les niveaux de localisation, du plus général au plus précis :
21
22 * **Bâtiments** (principal, annexe, entrepôt…)
23 * **Niveaux** (étages, sous-sols…)
24 * **Salles** (exposition, restauration…)
25 * **Réserves** (générales ou spécialisées)
26 * **Mobilier** (armoire, rayonnage, tiroir…)
27 * **Dispositifs muséographiques** (vitrine, socle, cimaise…)
28
29 Un **emplacement** peut être :
30
31 * **Conservatoire** : lieu de stockage ou d’entreposage (réserve, mobilier, local technique…)
32 * **Muséographique** : lieu d’exposition permanente ou temporaire
33 * **Opérationnel** : lieu de traitement (salle de restauration, studio photo…)
34 * **Transitoire** : lieu de passage, de quarantaine ou de conditionnement (sas, couloir, zone de transit…)
35 * **Externe** : lieu extérieur à l'institution (musée emprunteur, entreprise de numérisation, lieu de dépôt...)
36
37 Dès qu’un objet est **localisé, exposé ou en mouvement**, une autorité **Emplacement** doit être utilisée ou créée pour en assurer le suivi rigoureux dans Flora.
38
39 >(% class="small" %)**Exemples d’usage**
40 >(% class="small" %)Une peinture actuellement exposée dans la **Salle 1** : liée à « Salle 1 »
41 >(% class="small" %)Une statuette entreposée dans la **Réserve sculpture > Rayonnage B > Étagère 3** : liée à cet emplacement complet
42 >(% class="small" %)Un objet en traitement dans l’**Atelier de restauration** : lié à « Atelier de restauration »
43 >(% class="small" %)Une œuvre en attente de retour, placée dans une **Salle de quarantaine** : liée à « Salle de quarantaine »Une œuvre prêtée pour exposition au **Musée d’Art Moderne de Lyon** :  liée à « Musée d’Art Moderne de Lyon »
44
45 = Comment sont gérés les emplacements dans Flora ? =
46
47 Les **emplacements** dans Flora sont gérés sous forme de **thésaurus hiérarchique**, ce qui permet de modéliser avec précision l’organisation spatiale d’un établissement, depuis le bâtiment jusqu’au meuble ou à l’étagère (ex. : //Bâtiment A > Niveau A-1 > Réserve A-1.3 > Rayonnage A-1.3.B > Étagère A-1.3.B.2//).
48
49 Cette structuration permet de
50
51 * représenter fidèlement l'**organisation spatiale,**
52 * gérer des **relocalisations groupées,**
53 * faciliter les **relocalisations groupées** en déplaçant plusieurs objets d’un même espace,
54 * garantir une **traçabilité complète des localisations** tout au long du parcours des objets,
55 * produire des **analyses statistiques** des rotations, des taux d’occupation ou des mouvements,
56 * et réaliser des recherches efficaces sur tous les biens localisés à un **emplacement donné** ou dans ses sous-niveaux.
57
58 = Comment créer un nouvel emplacement ? =
59
60 (% class="box successmessage" %)
61 (((
62 **Bonnes pratiques**
63
64 * **Utiliser un libellé discriminant et unique **pour tous les niveaux : Éviter les doublons (ex. plusieurs //Tiroir 1//) en adoptant des codifications claires (ex. //T1-RB-R1// pour //Tiroir 1 – Rayonnage B – Réserve 1//).
65 * Ajouter un **libellé préférentiel** pour afficher un nom plus lisible que le code technique
66 * **Respecter la hiérarchie spatiale : **Rattacher systématiquement l’emplacement à son niveau parent direct
67 //Étagère A-1.3.B.**2**// → //Rayonnage A-1.3.**B** //→ //Réserve A-1.**3**// → //Niveau A-**1** //→ //Bâtiment **A**//
68 * (((
69 **Renseigner l**es deux champs suivants (ces champs sont indispensables pour le bon fonctionnement des recherches, filtres, et analyses dans Flora):
70
71 * (((
72 **Niveau** : pour qualifier la nature physique de l’emplacement (bâtiment, étage, salle, vitrine, meuble, tiroir…),
73 )))
74 * **Type** : pour indiquer son usage (réserve, exposition, traitement, transit…).
75 )))
76 * **Regrouper les** **emplacements externes** (musées emprunteurs, lieux de dépôt…) ou avec **statut particulier** (volé, non localisé, disparu…) dans une **branche spécifique**.
77 * **Ne pas détourner la fonction :**
78 ** **lieux géographiques** → utiliser Lieux / Sites
79 ** **institution//s//** → utiliser Personnes / Organismes
80
81 (((
82 * **Ne jamais supprimer un ancien emplacement,** afin de **préserver l’historique des localisations passées. **Les **anciens emplacements** peuvent être conservés dans une **branche dédiée**
83 * **Vérifier avant de créer **pour éviter les doublons ou les confusions
84 )))
85 )))
86
87 == Ajouter un nouveau terme ==
88
89 1. (((
90 **Accéder à la table Emplacements**
91 )))
92
93 * (((
94 Ouvrir le module **Autorités**, puis accéder à la **table Emplacements**.
95 )))
96 * (((
97 Basculer en **vue arborescente** pour visualiser le thésaurus hiérarchique.
98
99
100 )))
101
102 (% start="2" style="list-style-type:decimal" %)
103 1. (((
104 **Choisir le niveau d’insertion**
105 )))
106
107 * (((
108 Se positionner sur le **niveau hiérarchique parent** (ex. Réserve, Salle, Meuble…).
109 )))
110 * (((
111 Pour créer un emplacement à la racine, sélectionner le **nom du thésaurus** lui-même.
112
113
114 )))
115
116 (% start="3" %)
117 1. (((
118 **Ajouter le terme**
119 )))
120
121 * (((
122 Cliquer sur **« Ajouter un terme »** dans le panneau d’arborescence.
123 )))
124 * (((
125 Saisir le **nom du nouvel emplacement** (ce nom servira à organiser l’arborescence).
126
127
128 )))
129
130 (% start="4" %)
131 1. (((
132 **Valider**
133 )))
134
135 * (((
136 le terme est créé dans l’arborescence, mais la notice **n’est pas encore documentée.**
137 )))
138
139 [[//Ajout d'un terme dans le thésaurus//>>image:1751620677896-708.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140
141
142 [[//Saisie du terme//>>image:1751621001807-793.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143
144 [[//Terme ajouté dans l'arborescence//>>image:1751621090728-325.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145
146
147 == Documenter la notice ==
148
149 1. Cliquer sur l’**icône crayon** associée à la notice (et non celui du thésaurus).
150
151 [[Modifier la notice>>image:1751621754522-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152
153
154 (% start="2" %)
155 1. Renseigner les champs disponibles :
156
157 * **Libellé préférentiel** (si besoin),
158 * **Niveau** (type physique du lieu),
159 * **Type** (usage : exposition, réserve, traitement...),
160 * autres champs selon les besoins.
161
162 (% start="2" %)
163 1. **Enregistrer** la notice.
164
165 [[//Exemple de champs disponibles//>>image:1751621930635-299.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166
167
168 = Focus =
169
170 == Gérer les niveaux des emplacements ==
171
172 Le champ **Niveau** de la notice //Emplacement// permet de qualifier la nature physique de l’emplacement (bâtiment, étage, salle, vitrine, meuble, tiroir…),
173
174 Ce champ structure l’arborescence des emplacements et conditionne l’affichage de la localisation dans les notices de biens.
175
176 === Pourquoi l'utiliser ? ===
177
178 * Structurer clairement la hiérarchie des lieux : le niveau permet d'identifier immédiatement la nature d'un emplacement
179 * Améliorer la lisibilité dans la notice du bien
180
181 [[Affichage du niveau dans une notice emplacement>>image:1771854896408-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182
183
184 [[Affichage des niveaux dans une notice bien>>image:1771854930602-307.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185
186 === Comment procéder ? ===
187
188 1. Accéder à la table **Autorités > Emplacements**.
189 1. Ouvrir ou créer une notice.
190 1. Sélectionner la valeur appropriée dans le champ **Niveau**.
191 1. Enregistrer.
192
193 Le niveau est immédiatement pris en compte dans :
194
195 * l’affichage hiérarchique,
196 * la localisation des biens liés
197
198 (% class="box warningmessage" %)
199 (((
200 **Attention : Ne pas confondre le niveau et son usage**
201 Exemple : //Réserve// n’est pas un niveau, mais une fonction. Cette fonction est à renseigner dans le champ //Type// //de salle.//
202 )))
203
204 [[Champ Niveau>>image:1771854995005-184.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205
206 == À quoi sert le libellé préférentiel ? ==
207
208 Permet de distinguer le **code technique** (structurant) du **nom courant affiché** dans les notices de biens ou de mouvements.
209
210 === Pourquoi l’utiliser ? ===
211
212 * Rendre les emplacements plus lisibles
213 * Conserver la structure tout en actualisant les usages
214 * Éviter de renommer un terme structurant (ne pas toucher à l’arborescence !)
215
216 === Comment procéder ? ===
217
218 * (((
219 Lors de la **création** ou de la **modification** d’une notice Emplacement :
220
221 * Renseigner le champ **Libellé préférentiel** avec le nom courant souhaité.
222 * Veiller à ce qu’il soit **compréhensible**, **cohérent** avec les usages internes, et **distinct du code technique** si nécessaire.
223 * **Important** : en cas de changement de nom d’un emplacement dans les usages, **ne modifiez pas le nom du terme dans le thésaurus** : ajustez uniquement le libellé préférentiel.
224 )))
225
226 [[//Exemple d'une notice Emplacement avec un libellé préférentiel//>>image:1751623061337-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227
228 [[//Exemple d'une notice Bien associé à un emplacement avec un libellé préférentiel//>>image:1751623012682-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229
230
231 [[//Champ Libellé préférentiel//>>image:1751622873485-336.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232
233
234 == Gérer les emplacements obsolètes ou renommés ==
235
236 Lors d’un **réaménagement**, d’un **déménagement** ou d’un simple **changement de nom**, certains emplacements peuvent devenir obsolètes ou ne plus exister physiquement.
237 **Ils doivent cependant impérativement être conservés dans Flora** pour assurer une traçabilité complète du parcours des objets.
238
239 === Que faire dans ces cas ? ===
240
241 * **Ne jamais supprimer un ancien emplacement**
242 Les objets qui y ont été localisés conservent cette information dans leur historique de mouvements ou de récolement.
243 Supprimer l’emplacement **casserait l’historique** de localisation.
244 * **Créer une branche dédiée **dans le thésaurus Emplacements pour regrouper ces lieux.
245
246 [[//Branche dédiée aux anciens emplacements//>>image:1751623646582-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247
248
249 * **Conserver le nom original** tel qu’il était utilisé à l’époque
250 Cela permet de maintenir la fidélité historique et d’éviter toute confusion.
251
252 * **Utiliser le champ "Voir aussi"** du thésaurus
253 Ce champ permet de **lier deux emplacements** ayant changé de nom ou de position, tout en conservant leur continuité logique.
254
255 [[//Modifier un terme du thésaurus//>>image:1751624163010-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256
257 [[//Champ Voir aussi//>>image:1751624058176-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258
259
260 === Pourquoi est-ce essentiel ? ===
261
262 * Pour **préserver un référentiel cohérent et complet** des localisations anciennes et actuelles
263 * Pour **faciliter les recherches rétrospectives** sur la base des localisations passées
264 * Pour **garantir la lisibilité de l’historique** même si l’aménagement des lieux a évolué dans le temps
265
266 == Gérer les emplacements extérieurs et les statuts particuliers (disparu, volé...) ==
267
268 Dans Flora, il est indispensable de pouvoir localiser les objets même lorsqu’ils **ne sont plus physiquement présents dans les murs du musée**, ou qu’ils présentent un **statut exceptionnel**.
269 Ces situations doivent être traitées de manière rigoureuse à l’aide **d’emplacements spécifiques**, regroupés dans une **branche dédiée** du thésaurus Emplacements.
270
271 === Quels sont les cas concernés ? ===
272
273 ==== Emplacements **extérieurs** au musée : ====
274
275 * Prêt à une institution (musée, galerie, ministère…)
276 * Dépôt de courte ou longue durée
277 * Traitement externe (restauration, photographie…)
278 * Transit ou transport chez un prestataire
279
280 ==== Statuts **particuliers ou incertains** : ====
281
282 * **Volé**
283 * **Non localisé**
284 * **Bien non vu**
285 * **Disparu**
286 * **Mouvement en cours**
287
288 === Mise en œuvre recommandée ===
289
290 (((
291 Créer une **branche dédiée** dans le thésaurus Emplacements, par exemple intitulée //Régie//, pour y regrouper :
292 )))
293
294 * Tous les lieux **hors-site**
295 * Tous les statuts **dérogatoires ou incertains**
296
297 === Pourquoi structurer ces cas à part ? ===
298 )))
299
300 (((
301 * (((
302 Regrouper les objets concernés dans une **même arborescence cohérente nommée Régie**
303 )))
304 * (((
305 Permettre une **identification rapide** des biens concernés
306 )))
307 * (((
308 Maintenir une **traçabilité complète**, même en dehors des espaces classiques du musée
309 )))
310
311
312
313 [[Exemple de branches pour les emplacements extérieurs et les statuts particuliers>>image:1751629534761-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314 )))
315 )))|(% style="width:300px" %)(((
316 (% class="box" %)
317 (((
318 **Sommaire**
319
320 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
321 )))
322
323 (% class="box" %)
324 (((
325 **Aller plus loin**
326
327 * [[Référentiel des champs>>doc:.Référentiel des champs - Emplacements.WebHome||target="_blank"]]
328
329 * [[Saisir une autorité>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome||target="_blank"]]
330 * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
331 * [[Utiliser et administrer les thésaurus dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.5\.E\. Thesaurus.WebHome||target="_blank"]]
332 * [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome||target="_blank"]]
333 * [[Gérer les événements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
334 )))
335
336 (% class="box" %)
337 (((
338 **Icônes principales**
339
340 * [[image:1751381864410-542.png]] : Ajouter un terme
341
342 * [[image:1751554433028-352.png]] : Modifier
343 )))
344 )))
345
346