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Code source wiki de Les Emplacements

Version 26.1 par Doriane Bautista le 2025/08/07 09:54
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
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3 |(% style="width:840px" %)(((
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6 (% class="box" %)
7 (((
8 Les autorités //**Emplacements**// permettent de documenter, de manière centralisée et normalisée, tous les lieux physiques — internes ou externes — dans lesquels les objets d’une collection peuvent être **conservés, exposés, déplacés ou traités**.
9
10 Chaque lieu - une salle, une réserve, un meuble, un musée emprunteur ou un prestataire externe - doit faire l’objet d’une notice dédiée dans le thésaurus //Emplacements// afin de garantir une **traçabilité complète des localisations** tout au long de la vie des biens.
11
12 Cette structuration hiérarchique facilite la **recherche**, le **suivi logistique**, les **relocalisations groupées** et l’**exploitation des historiques de localisation**.
13 )))
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15 = À quoi servent les autorités Emplacements ? =
16
17 Les autorités **Emplacements** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tous les lieux physiques**, internes ou externes, dans lesquels les objets d’une collection peuvent être **conservés, exposés, déplacés ou traités**.
18
19 Il s’agit d’emplacements **matériels, identifiables et localisables**, situés dans un musée, un centre de conservation ou tout autre site partenaire, et servant à assurer la **traçabilité logistique et conservatoire** des biens tout au long de leur cycle de vie.
20
21 Elles couvrent tous les niveaux de localisation, du plus général au plus précis :
22
23 * **Bâtiments** (principal, annexe, entrepôt…)
24 * **Niveaux** (étages, sous-sols…)
25 * **Salles** (exposition, restauration…)
26 * **Réserves** (générales ou spécialisées)
27 * **Mobilier** (armoire, rayonnage, tiroir…)
28 * **Dispositifs muséographiques** (vitrine, socle, cimaise…)
29
30 Un **emplacement** peut être :
31
32 * **Conservatoire** : lieu de stockage ou d’entreposage (réserve, mobilier, local technique…)
33 * **Muséographique** : lieu d’exposition permanente ou temporaire
34 * **Opérationnel** : lieu de traitement (salle de restauration, studio photo…)
35 * **Transitoire** : lieu de passage, de quarantaine ou de conditionnement (sas, couloir, zone de transit…)
36 * **Externe** : lieu extérieur à l'institution (musée emprunteur, entreprise de numérisation, lieu de dépôt...)
37
38 Dès qu’un objet est **localisé, exposé ou en mouvement**, une autorité **Emplacement** doit être utilisée ou créée pour en assurer le suivi rigoureux dans Flora.
39
40 >(% class="small" %)**Exemples d’usage**
41 >(% class="small" %)Une peinture actuellement exposée dans la **Salle 1** : liée à « Salle 1 »
42 >(% class="small" %)Une statuette entreposée dans la **Réserve sculpture > Rayonnage B > Étagère 3** : liée à cet emplacement complet
43 >(% class="small" %)Un objet en traitement dans l’**Atelier de restauration** : lié à « Atelier de restauration »
44 >(% class="small" %)Une œuvre en attente de retour, placée dans une **Salle de quarantaine** : liée à « Salle de quarantaine »Une œuvre prêtée pour exposition au **Musée d’Art Moderne de Lyon** :  liée à « Musée d’Art Moderne de Lyon »
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47 = Comment sont gérés les emplacements dans Flora ? =
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49 Les **emplacements** dans Flora sont gérés sous forme de **thésaurus hiérarchique**, ce qui permet de modéliser avec précision l’organisation spatiale d’un établissement, depuis le bâtiment jusqu’au meuble ou à l’étagère (ex. : //Bâtiment A > Niveau A-1 > Réserve A-1.3 > Rayonnage A-1.3.B > Étagère A-1.3.B.2//).
50
51 Cette structuration permet de
52
53 * représenter fidèlement l'**organisation spatiale,**
54 * gérer des **relocalisations groupées,**
55 * faciliter les **relocalisations groupées** en déplaçant plusieurs objets d’un même espace,
56 * garantir une **traçabilité complète des localisations** tout au long du parcours des objets,
57 * produire des **analyses statistiques** des rotations, des taux d’occupation ou des mouvements,
58 * et réaliser des recherches efficaces sur tous les biens localisés à un **emplacement donné** ou dans ses sous-niveaux.
59
60 = Comment créer un nouvel emplacement ? =
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62 (% class="box successmessage" %)
63 (((
64 **Bonnes pratiques**
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66 * **Utiliser un libellé discriminant et unique **pour tous les niveaux : Éviter les doublons (ex. plusieurs //Tiroir 1//) en adoptant des codifications claires (ex. //T1-RB-R1// pour //Tiroir 1 – Rayonnage B – Réserve 1//).
67 * Ajouter un **libellé préférentiel** pour afficher un nom plus lisible que le code technique
68 * **Respecter la hiérarchie spatiale : **Rattacher systématiquement l’emplacement à son niveau parent direct
69 //Étagère A-1.3.B.**2**// → //Rayonnage A-1.3.**B** //→ //Réserve A-1.**3**// → //Niveau A-**1** //→ //Bâtiment **A**//
70 * (((
71 **Renseigner l**es deux champs suivants (ces champs sont indispensables pour le bon fonctionnement des recherches, filtres, et analyses dans Flora):
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73 * (((
74 **Niveau** : pour qualifier la nature physique de l’emplacement (bâtiment, étage, salle, vitrine, meuble, tiroir…),
75 )))
76 * **Type** : pour indiquer son usage (réserve, exposition, traitement, transit…).
77 )))
78 * **Regrouper les** **emplacements externes** (musées emprunteurs, lieux de dépôt…) ou avec **statut particulier** (volé, non localisé, disparu…) dans une **branche spécifique**.
79 * **Ne détourner pas la fonction :**
80 ** **lieux géographiques** → utiliser Lieux / Sites
81 ** **institution//s//** → utiliser Personnes / Organismes
82
83 (((
84 * **Ne jamais supprimer un ancien emplacement,** afin de **préserver l’historique des localisations passées. **Les **anciens emplacements** peuvent être conservés dans une **branche dédiée**
85 * **Vérifier avant de créer **pour éviter les doublons ou les confusions
86 )))
87 )))
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89 == Ajouter un nouveau terme ==
90
91 1. (((
92 **Accéder à la table Emplacements**
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95 * (((
96 Ouvrir le module **Autorités**, puis accéder à la **table Emplacements**.
97 )))
98 * (((
99 Basculer en **vue arborescente** pour visualiser le thésaurus hiérarchique.
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101
102 )))
103
104 (% start="2" style="list-style-type:decimal" %)
105 1. (((
106 **Choisir le niveau d’insertion**
107 )))
108
109 * (((
110 Se positionner sur le **niveau hiérarchique parent** (ex. Réserve, Salle, Meuble…).
111 )))
112 * (((
113 Pour créer un emplacement à la racine, sélectionner le **nom du thésaurus** lui-même.
114
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116 )))
117
118 (% start="3" %)
119 1. (((
120 **Ajouter le terme**
121 )))
122
123 * (((
124 Cliquer sur **« Ajouter un terme »** dans le panneau d’arborescence.
125 )))
126 * (((
127 Saisir le **nom du nouvel emplacement** (ce nom servira à organiser l’arborescence).
128
129
130 )))
131
132 (% start="4" %)
133 1. (((
134 **Valider**
135 )))
136
137 * (((
138 le terme est créé dans l’arborescence, mais la notice **n’est pas encore documentée.**
139 )))
140
141 [[//Ajout d'un terme dans le thésaurus//>>image:1751620677896-708.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142
143
144 [[//Saisie du terme//>>image:1751621001807-793.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145
146 [[//Terme ajouté dans l'arborescence//>>image:1751621090728-325.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147
148
149 == Documenter la notice ==
150
151 1. Cliquer sur l’**icône crayon** associée à la notice (et non celui du thésaurus).
152
153 [[Modifier la notice>>image:1751621754522-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154
155
156 (% start="2" %)
157 1. Renseigner les champs disponibles :
158
159 * **Libellé préférentiel** (si besoin),
160 * **Niveau** (type physique du lieu),
161 * **Type** (usage : exposition, réserve, traitement...),
162 * autres champs selon les besoins.
163
164 (% start="2" %)
165 1. **Enregistrer** la notice.
166
167 [[//Exemple de champs disponibles//>>image:1751621930635-299.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168
169
170 = Focus =
171
172 == À quoi sert le libellé préférentiel ? ==
173
174 Permet de distinguer le **code technique** (structurant) du **nom courant affiché** dans les notices de biens ou de mouvements.
175
176 === Pourquoi l’utiliser ? ===
177
178 * Rendre les emplacements plus lisibles
179 * Conserver la structure tout en actualisant les usages
180 * Éviter de renommer un terme structurant (ne pas toucher à l’arborescence !)
181
182 === Comment procéder ? ===
183
184 * (((
185 Lors de la **création** ou de la **modification** d’une notice Emplacement :
186
187 * Renseigner le champ **Libellé préférentiel** avec le nom courant souhaité.
188 * Veiller à ce qu’il soit **compréhensible**, **cohérent** avec les usages internes, et **distinct du code technique** si nécessaire.
189 * **Important** : en cas de changement de nom d’un emplacement dans les usages, **ne modifiez pas le nom du terme dans le thésaurus** : ajustez uniquement le libellé préférentiel.
190 )))
191
192 [[//Exemple d'une notice Emplacement avec un libellé préférentiel//>>image:1751623061337-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193
194 [[//Exemple d'une notice Bien associé à un emplacement avec un libellé préférentiel//>>image:1751623012682-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195
196
197 [[//Champ Libellé préférentiel//>>image:1751622873485-336.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198
199
200 == Gérer les emplacements obsolètes ou renommés ==
201
202 Lors d’un **réaménagement**, d’un **déménagement** ou d’un simple **changement de nom**, certains emplacements peuvent devenir obsolètes ou ne plus exister physiquement.
203 **Ils doivent cependant impérativement être conservés dans Flora** pour assurer une traçabilité complète du parcours des objets.
204
205 === Que faire dans ces cas ? ===
206
207 * **Ne jamais supprimer un ancien emplacement**
208 Les objets qui y ont été localisés conservent cette information dans leur historique de mouvements ou de récolement.
209 Supprimer l’emplacement **casserait l’historique** de localisation.
210 * **Créer une branche dédiée **dans le thésaurus Emplacements pour regrouper ces lieux.
211
212 [[//Branche dédiée aux anciens emplacements//>>image:1751623646582-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
213
214
215
216 * **Conserver le nom original** tel qu’il était utilisé à l’époque
217 Cela permet de maintenir la fidélité historique et d’éviter toute confusion.
218
219 * **Utiliser le champ "Voir aussi"** du thésaurus
220 Ce champ permet de **lier deux emplacements** ayant changé de nom ou de position, tout en conservant leur continuité logique.
221
222 [[//Modifier un terme du thésaurus//>>image:1751624163010-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223
224 [[//Champ Voir aussi//>>image:1751624058176-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225
226
227 === Pourquoi est-ce essentiel ? ===
228
229 * Pour **préserver un référentiel cohérent et complet** des localisations anciennes et actuelles
230 * Pour **faciliter les recherches rétrospectives** sur la base des localisations passées
231 * Pour **garantir la lisibilité de l’historique** même si l’aménagement des lieux a évolué dans le temps
232
233
234
235 == Gérer les emplacements extérieurs et les statuts particuliers (disparu, volé...) ==
236
237 Dans Flora, il est indispensable de pouvoir localiser les objets même lorsqu’ils **ne sont plus physiquement présents dans les murs du musée**, ou qu’ils présentent un **statut exceptionnel**.
238 Ces situations doivent être traitées de manière rigoureuse à l’aide **d’emplacements spécifiques**, regroupés dans une **branche dédiée** du thésaurus Emplacements.
239
240 === Quels sont les cas concernés ? ===
241
242 ==== Emplacements **extérieurs** au musée : ====
243
244 * Prêt à une institution (musée, galerie, ministère…)
245 * Dépôt de courte ou longue durée
246 * Traitement externe (restauration, photographie…)
247 * Transit ou transport chez un prestataire
248
249 ==== Statuts **particuliers ou incertains** : ====
250
251 * **Volé**
252 * **Non localisé**
253 * **Bien non vu**
254 * **Disparu**
255 * **Mouvement en cours**
256
257 === Mise en œuvre recommandée ===
258
259 (((
260 Créer une **branche dédiée** dans le thésaurus Emplacements, par exemple intitulée //Régie//, pour y regrouper :
261 )))
262
263 * Tous les lieux **hors-site**
264 * Tous les statuts **dérogatoires ou incertains**
265
266 === Pourquoi structurer ces cas à part ? ===
267 )))
268
269 * (((
270 Regrouper les objets concernés dans une **même arborescence cohérente nommée Régie**
271 )))
272 * (((
273 Permettre une **identification rapide** des biens concernés
274 )))
275 * (((
276 Maintenir une **traçabilité complète**, même en dehors des espaces classiques du musée
277 )))
278
279
280
281 [[Exemple de branches pour les emplacements extérieurs et les statuts particuliers>>image:1751629534761-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 )))
283 )))|(% style="width:300px" %)(((
284 (% class="box" %)
285 (((
286 **Sommaire**
287
288 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
289 )))
290
291 (% class="box" %)
292 (((
293 **Aller plus loin**
294
295 * [[Référentiel des champs>>doc:.Référentiel des champs - Emplacements.WebHome||target="_blank"]]
296
297 * [[Saisir une autorité>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome||target="_blank"]]
298 * [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome||target="_blank"]]
299 * [[Utiliser et administrer les thésaurus dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.5\.E\. Thesaurus.WebHome||target="_blank"]]
300 * [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome||target="_blank"]]
301 * [[Gérer les événements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
302 )))
303
304 (% class="box" %)
305 (((
306 **Icônes principales**
307
308 * [[image:1751381864410-542.png]] : Ajouter un terme
309
310 * [[image:1751554433028-352.png]] : Modifier
311 )))
312 )))
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