Les autorités Emplacements

1

(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**

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|(% style="width:840px" %)(((

(((

(((

(% class="box" %)

(((

Les autorités //**Emplacements**// permettent de documenter, de manière centralisée et normalisée, tous les lieux physiques — internes ou externes — dans lesquels les objets d’une collection peuvent être **conservés, exposés, déplacés ou traités**.

9

10

Chaque lieu - une salle, une réserve, un meuble, un musée emprunteur ou un prestataire externe - doit faire l’objet d’une notice dédiée dans le thésaurus //Emplacements// afin de garantir une **traçabilité complète des localisations** tout au long de la vie des biens.

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12

Cette structuration hiérarchique facilite la **recherche**, le **suivi logistique**, les **relocalisations groupées** et l’**exploitation des historiques de localisation**.

13

)))

14

15

= À quoi servent les autorités Emplacements ? =

16

17

Les autorités **Emplacements** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tous les lieux physiques**, internes ou externes, dans lesquels les objets d’une collection peuvent être **conservés, exposés, déplacés ou traités**.

18

19

Il s’agit d’emplacements **matériels, identifiables et localisables**, situés dans un musée, un centre de conservation ou tout autre site partenaire, et servant à assurer la **traçabilité logistique et conservatoire** des biens tout au long de leur cycle de vie.

20

21

Elles couvrent tous les niveaux de localisation, du plus général au plus précis :

22

23

* **Bâtiments** (principal, annexe, entrepôt…)

24

* **Niveaux** (étages, sous-sols…)

25

* **Salles** (exposition, restauration…)

26

* **Réserves** (générales ou spécialisées)

27

* **Mobilier** (armoire, rayonnage, tiroir…)

28

* **Dispositifs muséographiques** (vitrine, socle, cimaise…)

29

30

Un **emplacement** peut être :

31

32

* **Conservatoire** : lieu de stockage ou d’entreposage (réserve, mobilier, local technique…)

33

* **Muséographique** : lieu d’exposition permanente ou temporaire

34

* **Opérationnel** : lieu de traitement (salle de restauration, studio photo…)

35

* **Transitoire** : lieu de passage, de quarantaine ou de conditionnement (sas, couloir, zone de transit…)

36

* **Externe** : lieu extérieur à l'institution (musée emprunteur, entreprise de numérisation, lieu de dépôt...)

37

38

Dès qu’un objet est **localisé, exposé ou en mouvement**, une autorité **Emplacement** doit être utilisée ou créée pour en assurer le suivi rigoureux dans Flora.

39

40

>(% class="small" %)**Exemples d’usage**

41

>(% class="small" %)Une peinture actuellement exposée dans la **Salle 1** : liée à « Salle 1 »

42

>(% class="small" %)Une statuette entreposée dans la **Réserve sculpture > Rayonnage B > Étagère 3** : liée à cet emplacement complet

43

>(% class="small" %)Un objet en traitement dans l’**Atelier de restauration** : lié à « Atelier de restauration »

44

>(% class="small" %)Une œuvre en attente de retour, placée dans une **Salle de quarantaine** : liée à « Salle de quarantaine »Une œuvre prêtée pour exposition au **Musée d’Art Moderne de Lyon** : liée à « Musée d’Art Moderne de Lyon »

45

46

47

= Comment sont gérés les emplacements dans Flora ? =

48

49

Les **emplacements** dans Flora sont gérés sous forme de **thésaurus hiérarchique**, ce qui permet de modéliser avec précision l’organisation spatiale d’un établissement, depuis le bâtiment jusqu’au meuble ou à l’étagère (ex. : //Bâtiment A > Niveau A-1 > Réserve A-1.3 > Rayonnage A-1.3.B > Étagère A-1.3.B.2//).

50

51

Cette structuration permet de

52

53

* représenter fidèlement l'**organisation spatiale,**

54

* gérer des **relocalisations groupées,**

55

* faciliter les **relocalisations groupées** en déplaçant plusieurs objets d’un même espace,

56

* garantir une **traçabilité complète des localisations** tout au long du parcours des objets,

57

* produire des **analyses statistiques** des rotations, des taux d’occupation ou des mouvements,

58

* et réaliser des recherches efficaces sur tous les biens localisés à un **emplacement donné** ou dans ses sous-niveaux.

59

60

= Comment créer un nouvel emplacement ? =

(% class="box successmessage" %)

(((

**Bonnes pratiques**

* **Utiliser un libellé discriminant et unique **pour tous les niveaux : Éviter les doublons (ex. plusieurs //Tiroir 1//) en adoptant des codifications claires (ex. //T1-RB-R1// pour //Tiroir 1 – Rayonnage B – Réserve 1//).

69

* Ajouter un **libellé préférentiel** pour afficher un nom plus lisible que le code technique

70

* **Respecter la hiérarchie spatiale : **Rattacher systématiquement l’emplacement à son niveau parent direct

71

//Étagère A-1.3.B.**2**// → //Rayonnage A-1.3.**B** //→ //Réserve A-1.**3**// → //Niveau A-**1** //→ //Bâtiment **A**//

72

* (((

73

**Renseigner l**es deux champs suivants (ces champs sont indispensables pour le bon fonctionnement des recherches, filtres, et analyses dans Flora):

74

75

* (((

76

**Niveau** : pour qualifier la nature physique de l’emplacement (bâtiment, étage, salle, vitrine, meuble, tiroir…),

77

)))

78

* **Type** : pour indiquer son usage (réserve, exposition, traitement, transit…).

79

)))

80

* **Regrouper les** **emplacements externes** (musées emprunteurs, lieux de dépôt…) ou avec **statut particulier** (volé, non localisé, disparu…) dans une **branche spécifique**.

81

* **Ne détourner pas la fonction :**

82

** **lieux géographiques** → utiliser Lieux / Sites

83

** **institution//s//** → utiliser Personnes / Organismes

84

85

(((

86

* **Ne jamais supprimer un ancien emplacement,** afin de **préserver l’historique des localisations passées. **Les **anciens emplacements** peuvent être conservés dans une **branche dédiée**

87

* **Vérifier avant de créer **pour éviter les doublons ou les confusions

)))

)))

== Ajouter un nouveau terme ==

92

93

1. (((

94

**Accéder à la table Emplacements**

)))

* (((

Ouvrir le module **Autorités**, puis accéder à la **table Emplacements**.

99

)))

100

* (((

101

Basculer en **vue arborescente** pour visualiser le thésaurus hiérarchique.

)))

(% start="2" style="list-style-type:decimal" %)

107

1. (((

108

**Choisir le niveau d’insertion**

)))

* (((

Se positionner sur le **niveau hiérarchique parent** (ex. Réserve, Salle, Meuble…).

113

)))

114

* (((

115

Pour créer un emplacement à la racine, sélectionner le **nom du thésaurus** lui-même.

)))

(% start="3" %)

1. (((

**Ajouter le terme**

)))

* (((

Cliquer sur **« Ajouter un terme »** dans le panneau d’arborescence.

127

)))

128

* (((

129

Saisir le **nom du nouvel emplacement** (ce nom servira à organiser l’arborescence).

)))

(% start="4" %)

1. (((

**Valider**

)))

* (((

le terme est créé dans l’arborescence, mais la notice **n’est pas encore documentée.**

141

)))

142

143

[[//Ajout d'un terme dans le thésaurus//>>image:1751620677896-708.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

144

145

146

[[//Saisie du terme//>>image:1751621001807-793.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

147

148

[[//Terme ajouté dans l'arborescence//>>image:1751621090728-325.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

149

150

151

== Documenter la notice ==

152

153

1. Cliquer sur l’**icône crayon** associée à la notice (et non celui du thésaurus).

154

155

[[Modifier la notice>>image:1751621754522-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. Renseigner les champs disponibles :

160

161

* **Libellé préférentiel** (si besoin),

162

* **Niveau** (type physique du lieu),

163

* **Type** (usage : exposition, réserve, traitement...),

164

* autres champs selon les besoins.

165

166

(% start="2" %)

167

1. **Enregistrer** la notice.

168

169

[[//Exemple de champs disponibles//>>image:1751621930635-299.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= Focus =

== À quoi sert le libellé préférentiel ? ==

175

176

Permet de distinguer le **code technique** (structurant) du **nom courant affiché** dans les notices de biens ou de mouvements.

177

178

=== Pourquoi l’utiliser ? ===

179

180

* Rendre les emplacements plus lisibles

181

* Conserver la structure tout en actualisant les usages

182

* Éviter de renommer un terme structurant (ne pas toucher à l’arborescence !)

183

184

=== Comment procéder ? ===

185

186

* (((

187

Lors de la **création** ou de la **modification** d’une notice Emplacement :

188

189

* Renseigner le champ **Libellé préférentiel** avec le nom courant souhaité.

190

* Veiller à ce qu’il soit **compréhensible**, **cohérent** avec les usages internes, et **distinct du code technique** si nécessaire.

191

* **Important** : en cas de changement de nom d’un emplacement dans les usages, **ne modifiez pas le nom du terme dans le thésaurus** : ajustez uniquement le libellé préférentiel.

192

)))

193

194

[[//Exemple d'une notice Emplacement avec un libellé préférentiel//>>image:1751623061337-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

195

196

[[//Exemple d'une notice Bien associé à un emplacement avec un libellé préférentiel//>>image:1751623012682-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

197

198

199

[[//Champ Libellé préférentiel//>>image:1751622873485-336.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

200

201

202

== Gérer les emplacements obsolètes ou renommés ==

203

204

Lors d’un **réaménagement**, d’un **déménagement** ou d’un simple **changement de nom**, certains emplacements peuvent devenir obsolètes ou ne plus exister physiquement.

205

**Ils doivent cependant impérativement être conservés dans Flora** pour assurer une traçabilité complète du parcours des objets.

206

207

=== Que faire dans ces cas ? ===

208

209

* **Ne jamais supprimer un ancien emplacement**

210

Les objets qui y ont été localisés conservent cette information dans leur historique de mouvements ou de récolement.

211

Supprimer l’emplacement **casserait l’historique** de localisation.

212

* **Créer une branche dédiée **dans le thésaurus Emplacements pour regrouper ces lieux.

213

214

[[//Branche dédiée aux anciens emplacements//>>image:1751623646582-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

* **Conserver le nom original** tel qu’il était utilisé à l’époque

219

Cela permet de maintenir la fidélité historique et d’éviter toute confusion.

220

221

* **Utiliser le champ "Voir aussi"** du thésaurus

222

Ce champ permet de **lier deux emplacements** ayant changé de nom ou de position, tout en conservant leur continuité logique.

223

224

[[//Modifier un terme du thésaurus//>>image:1751624163010-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

225

226

[[//Champ Voir aussi//>>image:1751624058176-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

227

228

229

=== Pourquoi est-ce essentiel ? ===

230

231

* Pour **préserver un référentiel cohérent et complet** des localisations anciennes et actuelles

232

* Pour **faciliter les recherches rétrospectives** sur la base des localisations passées

233

* Pour **garantir la lisibilité de l’historique** même si l’aménagement des lieux a évolué dans le temps

== Gérer les emplacements extérieurs et les statuts particuliers (disparu, volé...) ==

238

239

Dans Flora, il est indispensable de pouvoir localiser les objets même lorsqu’ils **ne sont plus physiquement présents dans les murs du musée**, ou qu’ils présentent un **statut exceptionnel**.

240

Ces situations doivent être traitées de manière rigoureuse à l’aide **d’emplacements spécifiques**, regroupés dans une **branche dédiée** du thésaurus Emplacements.

241

242

=== Quels sont les cas concernés ? ===

243

244

==== Emplacements **extérieurs** au musée : ====

245

246

* Prêt à une institution (musée, galerie, ministère…)

247

* Dépôt de courte ou longue durée

248

* Traitement externe (restauration, photographie…)

249

* Transit ou transport chez un prestataire

250

251

==== Statuts **particuliers ou incertains** : ====

* **Volé**

* **Non localisé**

* **Bien non vu**

* **Disparu**

* **Mouvement en cours**

258

259

=== Mise en œuvre recommandée ===

260

261

(((

262

Créer une **branche dédiée** dans le thésaurus Emplacements, par exemple intitulée //Régie//, pour y regrouper :

263

)))

264

265

* Tous les lieux **hors-site**

266

* Tous les statuts **dérogatoires ou incertains**

267

268

=== Pourquoi structurer ces cas à part ? ===

)))

* (((

Regrouper les objets concernés dans une **même arborescence cohérente nommée Régie**

273

)))

274

* (((

275

Permettre une **identification rapide** des biens concernés

276

)))

277

* (((

278

Maintenir une **traçabilité complète**, même en dehors des espaces classiques du musée

)))

[[Exemple de branches pour les emplacements extérieurs et les statuts particuliers>>image:1751629534761-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

284

)))

285

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Référentiel des champs>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Lieux-Sites.Référentiel des champs - Lieux-Sites.WebHome]]

298

299

* [[Saisir une autorité>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome]]

300

* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]

301

* [[Saisir dans un thésaurus>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.5\.E\. Thesaurus.WebHome]]

302

* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]

303

* [[Gérer les événements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]

304