Les autorités Emplacements

1

(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

(((

(((

(% class="box" %)

(((

Les autorités //**Emplacements**// permettent de documenter, de manière centralisée et normalisée, tous les lieux physiques — internes ou externes — dans lesquels les objets d’une collection peuvent être **conservés, exposés, déplacés ou traités**.

9

10

Chaque lieu - une salle, une réserve, un meuble, un musée emprunteur ou un prestataire externe - doit faire l’objet d’une notice dédiée dans le thésaurus //Emplacements// afin de garantir une **traçabilité complète des localisations** tout au long de la vie des biens.

11

12

Cette structuration hiérarchique facilite la **recherche**, le **suivi logistique**, les **relocalisations groupées** et l’**exploitation des historiques de localisation**.

13

)))

14

15

= À quoi servent les autorités Emplacements ? =

16

17

Les autorités **Emplacements** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tous les lieux physiques**, internes ou externes, dans lesquels les objets d’une collection peuvent être **conservés, exposés, déplacés ou traités**.

18

19

Il s’agit d’emplacements **matériels, identifiables et localisables**, situés dans un musée, un centre de conservation ou tout autre site partenaire, et servant à assurer la **traçabilité logistique et conservatoire** des biens tout au long de leur cycle de vie.

20

21

Elles couvrent tous les niveaux de localisation, du plus vaste au plus précis :

22

23

* **Bâtiments** (principal, annexe, entrepôt…)

24

* **Niveaux** (étages, sous-sols…)

25

* **Salles** (exposition, restauration…)

26

* **Réserves** (générales ou spécialisées)

27

* **Mobilier** (armoire, rayonnage, tiroir…)

28

* **Dispositifs muséographiques** (vitrine, socle, cimaise…)

29

30

Un **emplacement** peut être :

31

32

* **Conservatoire** : lieu de stockage ou d’entreposage (réserve, mobilier, local technique…)

33

* **Muséographique** : lieu d’exposition permanente ou temporaire

34

* **Opérationnel** : lieu de traitement (salle de restauration, studio photo…)

35

* **Transitoire** : lieu de passage, de quarantaine ou de conditionnement (sas, couloir, zone de transit…)

36

* **Externe** : lieu extérieur à l'institution (musée emprunteur, entreprise de numérisation, lieu de dépôt...)

37

38

Dès qu’un objet est **localisé, exposé ou en mouvement**, une autorité **Emplacement** doit être utilisée ou créée pour en assurer le suivi rigoureux dans Flora.

39

40

>(% class="small" %)**Exemples d’usage**

41

>(% class="small" %)Une peinture actuellement exposée dans la **Salle 1** : liée à « Salle 1 »

42

>(% class="small" %)Une statuette entreposée dans la **Réserve sculpture > Rayonnage B > Étagère 3** : liée à cet emplacement complet

43

>(% class="small" %)Un objet en traitement dans l’**Atelier de restauration** : lié à « Atelier de restauration »

44

>(% class="small" %)Une œuvre en attente de retour, placée dans une **Salle de quarantaine** : liée à « Salle de quarantaine »Une œuvre prêtée pour exposition au **Musée d’Art Moderne de Lyon** : liée à « Musée d’Art Moderne de Lyon »

45

46

= Comment sont gérés les emplacements dans Flora ? =

47

48

Les **emplacements** dans Flora sont gérés sous forme de **thésaurus hiérarchique**, ce qui permet de modéliser avec précision l’organisation spatiale d’un établissement, depuis le bâtiment jusqu’au meuble ou à l’étagère (ex. : //Bâtiment A > Niveau A-1 > Réserve A-1.3 > Rayonnage A-1.3.B > Étagère A-1.3.B.2//).

49

50

Cette structuration hiérarchique présente plusieurs avantages :

51

52

* représenter fidèlement la **géographie physique des lieux**,

53

* faciliter les **relocalisations groupées** en déplaçant plusieurs objets d’un même espace,

54

* garantir une **traçabilité complète des localisations** tout au long du parcours des objets,

55

* permettre l’**analyse statistique** des rotations, des taux d’occupation ou des mouvements,

56

* et réaliser des recherches efficaces sur tous les biens localisés à un **emplacement donné** ou dans ses sous-niveaux.

57

58

= Comment créer un nouvel emplacement ? =

59

60

La création d’un emplacement s’effectue depuis la **vue arborescente du thésaurus Emplacements**, en le rattachant à son **niveau supérieur** dans la hiérarchie spatiale (ex. : //Bâtiment > Niveau > Salle > Vitrine > Tiroir//).

61

62

Deux champs structurants doivent être renseignés :

63

64

* **Niveau** : pour qualifier la nature physique de l’emplacement (bâtiment, étage, salle, vitrine, meuble, tiroir…),

65

* **Type** : pour indiquer son usage (réserve, exposition, traitement, transit…).

Recommandations:

* Un **libellé discriminant et unique doit être utilisé **pour tous les niveaux : Éviter les doublons (ex. plusieurs //Tiroir 1//) en adoptant des codifications claires (ex. //T1-RB-R1// pour //Tiroir 1 – Rayonnage B – Réserve 1//).

70

* Un **libellé préférentiel** peut être ajouté pour afficher un nom plus lisible que le code technique,

71

* Les **anciens emplacements** doivent être conservés dans une **branche dédiée**, même s’ils ne sont plus utilisés,

72

* Les **emplacements externes** (musées emprunteurs, lieux de dépôt…) ou à **statut particulier** (volé, non localisé, disparu…) sont regroupés dans une **branche spécifique**.

(% class="box successmessage" %)

(((

**Bonnes pratiques**

* **Respecter la hiérarchie spatiale**

81

Rattacher systématiquement l’emplacement à son niveau parent direct

82

//Étagère A-1.3.B.**2**// → //Rayonnage A-1.3.**B** //→ //Réserve A-1.**3**// → //Niveau A-**1** //→ //Bâtiment **A**//

83

* **Ne pas détourner l’usage des Emplacements**

84

Ne pas utiliser cette autorité pour désigner des **lieux géographiques** ou des **institutions** (relèvent respectivement des autorités //Lieux/Sites// et //Personnes//).

85

* (((

86

**Ne jamais supprimer un ancien emplacement**

87

Même s’il est obsolète, il est essentiel de le conserver pour **préserver l’historique des localisations passées**.

88

)))

89

* (((

90

**Bien renseigner les champs Niveau et Type**

91

Ces champs sont indispensables pour le bon fonctionnement des recherches, filtres, et analyses dans Flora.

92

)))

93

* (((

94

**Vérifier avant de créer**

95

Toujours s’assurer qu’un emplacement équivalent **n’existe pas déjà dans la base**, pour éviter les doublons.

)))

)))

== Ajouter un nouveau terme ==

101

102

1. (((

103

**Accéder à la table Emplacements**

)))

* (((

Ouvrir le module **Autorités**, puis accéder à la **table Emplacements**.

108

)))

109

* (((

110

Basculer en **vue arborescente** pour visualiser le thésaurus hiérarchique.

)))

(% start="2" style="list-style-type:decimal" %)

116

1. (((

117

**Choisir le niveau d’insertion**

)))

* (((

Se positionner sur le **niveau hiérarchique parent** (ex. Réserve, Salle, Meuble…).

122

)))

123

* (((

124

Pour créer un emplacement à la racine, sélectionner le **nom du thésaurus** lui-même.

)))

(% start="3" %)

1. (((

**Ajouter le terme**

)))

* (((

Cliquer sur **« Ajouter un terme »** dans le panneau d’arborescence.

136

)))

137

* (((

138

Saisir le **nom du nouvel emplacement** (ce nom servira à organiser l’arborescence).

)))

(% start="4" %)

1. (((

**Valider**

)))

* (((

le terme est créé dans l’arborescence, mais la notice **n’est pas encore documentée.**

150

)))

151

152

[[//Ajout d'un terme dans le thésaurus//>>image:1751620677896-708.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

153

154

155

[[//Saisie du terme//>>image:1751621001807-793.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

156

157

[[//Terme ajouté dans l'arborescence//>>image:1751621090728-325.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

158

159

160

== Documenter la notice ==

161

162

1. Cliquer sur l’**icône crayon** associée à la notice (et non celui du thésaurus).

163

164

[[Modifier la notice>>image:1751621754522-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. Renseigner les champs disponibles :

169

170

* **Libellé préférentiel** (si besoin),

171

* **Niveau** (type physique du lieu),

172

* **Type** (usage : exposition, réserve, traitement...),

173

* autres champs selon les besoins.

174

175

(% start="2" %)

176

1. **Enregistrer** la notice.

177

178

[[//Exemple de champs disponibles//>>image:1751621930635-299.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= Focus =

== À quoi sert le libellé préférentiel ? ==

184

185

Chaque emplacement peut avoir :

186

187

* un **nom structurant** dans le thésaurus (pour l’arborescence),

188

* un **libellé préférentiel**, plus lisible, visible dans les notices Biens, Mouvements, Événements, etc.

189

190

=== Pourquoi l’utiliser ? ===

191

192

* Pour dissocier le code technique de la désignation courante, **plus lisible** affiché dans les interfaces de saisie

193

* Pour faciliter la lecture et l’usage au quotidien,

194

* Pour **permettre des évolutions de vocabulaire usuel** sans toucher à la structure technique

195

196

=== Comment procéder ? ===

197

198

* (((

199

Lors de la **création** ou de la **modification** d’une notice Emplacement :

200

201

* Renseigner le champ **Libellé préférentiel** avec le nom courant souhaité.

202

* Veiller à ce qu’il soit **compréhensible**, **cohérent** avec les usages internes, et **distinct du code technique** si nécessaire.

203

* **Important** : en cas de changement de nom d’un emplacement dans les usages, **ne modifiez pas le nom du terme dans le thésaurus** : ajustez uniquement le libellé préférentiel.

204

)))

205

206

[[//Exemple d'une notice Emplacement avec un libellé préférentiel//>>image:1751623061337-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

207

208

[[//Exemple d'une notice Bien associé à un emplacement avec un libellé préférentiel//>>image:1751623012682-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

209

210

211

[[//Champ Libellé préférentiel//>>image:1751622873485-336.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

212

213

214

== Gérer les emplacements obsolètes ou renommés ==

215

216

Lors d’un **réaménagement**, d’un **déménagement** ou d’un simple **changement de nom**, certains emplacements peuvent devenir obsolètes ou ne plus exister physiquement.

217

**Ils doivent cependant impérativement être conservés dans Flora** pour assurer une traçabilité complète du parcours des objets.

218

219

=== Que faire dans ces cas ? ===

220

221

* **Ne jamais supprimer un ancien emplacement**

222

Les objets qui y ont été localisés conservent cette information dans leur historique de mouvements ou de récolement.

223

Supprimer l’emplacement **casserait l’historique** de localisation.

224

* **Créer une branche dédiée **dans le thésaurus Emplacements pour regrouper ces lieux.

225

226

[[//Branche dédiée aux anciens emplacements//>>image:1751623646582-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

* **Conserver le nom original** tel qu’il était utilisé à l’époque

231

Cela permet de maintenir la fidélité historique et d’éviter toute confusion.

232

233

* **Utiliser le champ "Voir aussi"** du thésaurus

234

Ce champ permet de **lier deux emplacements** ayant changé de nom ou de position, tout en conservant leur continuité logique.

235

236

[[//Modifier un terme du thésaurus//>>image:1751624163010-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

237

238

[[//Champ Voir aussi//>>image:1751624058176-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

239

240

241

=== Pourquoi est-ce essentiel ? ===

242

243

* Pour **préserver un référentiel cohérent et complet** des localisations anciennes et actuelles

244

* Pour **faciliter les recherches rétrospectives** sur la base des localisations passées

245

* Pour **garantir la lisibilité de l’historique** même si l’aménagement des lieux a évolué dans le temps

== Gérer les emplacements extérieurs et les statuts particuliers (disparu, volé...) ==

250

251

Dans Flora, il est indispensable de pouvoir localiser les objets même lorsqu’ils **ne sont plus physiquement présents dans les murs du musée**, ou qu’ils présentent un **statut exceptionnel**.

252

Ces situations doivent être traitées de manière rigoureuse à l’aide **d’emplacements spécifiques**, regroupés dans une **branche dédiée** du thésaurus Emplacements.

253

254

=== Quels sont les cas concernés ? ===

255

256

==== Emplacements **extérieurs** au musée : ====

257

258

* Prêt à une institution (musée, galerie, ministère…)

259

* Dépôt de courte ou longue durée

260

* Traitement externe (restauration, photographie…)

261

* Transit ou transport chez un prestataire

262

263

==== Statuts **particuliers ou incertains** : ====

264

265

* Objet **volé**

266

* Objet **non localisé**

267

* Objet **disparu**

268

* Objet **en cours de mouvement**

269

270

=== Mise en œuvre recommandée ===

271

272

(((

273

Créer une **branche dédiée** dans le thésaurus Emplacements, par exemple intitulée //Régie//, pour y regrouper :

274

)))

275

276

* Tous les lieux **hors-site**

277

* Tous les statuts **dérogatoires ou incertains**

278

279

=== Pourquoi structurer ces cas à part ? ===

)))

* (((

Regrouper les objets concernés dans une **même arborescence cohérente**

284

)))

285

* (((

286

Permettre une **identification rapide** des biens concernés

287

)))

288

* (((

289

Maintenir une **traçabilité complète**, même en dehors des espaces classiques du musée

)))

[[Exemple de branches pour les emplacements extérieurs et les statuts particuliers>>image:1751629534761-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

295

)))

296

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Référentiel des champs>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Lieux-Sites.Référentiel des champs - Lieux-Sites.WebHome]]

309

310

* [[Saisir une autorité>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome]]

311

* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]

312

* [[Saisir dans un thésaurus>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.5\.E\. Thesaurus.WebHome]]

313

* [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]

314

* [[Gérer les événements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]

315