Les autorités Emplacements

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(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**

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|(% style="width:840px" %)(((

(((

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(% class="box" %)

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Les autorités //**Emplacements**// permettent de documenter, de manière centralisée et normalisée, tous les lieux physiques — internes ou externes — dans lesquels les objets d’une collection peuvent être **conservés, exposés, déplacés ou traités**.

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Chaque lieu - une salle, une réserve, un meuble, un musée emprunteur ou un prestataire externe - doit faire l’objet d’une notice dédiée dans le thésaurus //Emplacements// afin de garantir une **traçabilité complète des localisations** tout au long de la vie des biens.

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12

Cette structuration hiérarchique facilite la **recherche**, le **suivi logistique**, les **relocalisations groupées** et l’**exploitation des historiques de localisation**.

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)))

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= À quoi servent les autorités Emplacements ? =

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Les autorités **Emplacements** permettent de documenter de manière centralisée et normalisée **tous les lieux physiques**, internes ou externes, dans lesquels les objets d’une collection peuvent être **conservés, exposés, déplacés ou traités**.

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Il s’agit d’emplacements **matériels, identifiables et localisables**, situés dans un musée, un centre de conservation ou tout autre site partenaire, et servant à assurer la **traçabilité logistique et conservatoire** des biens tout au long de leur cycle de vie.

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21

Elles couvrent tous les niveaux de localisation, du plus vaste au plus précis :

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* **Bâtiments** (principal, annexe, entrepôt…)

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* **Niveaux** (étages, sous-sols…)

25

* **Salles** (exposition, restauration…)

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* **Réserves** (générales ou spécialisées)

27

* **Mobilier** (armoire, rayonnage, tiroir…)

28

* **Dispositifs muséographiques** (vitrine, socle, cimaise…)

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30

Un **emplacement** peut être :

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32

* **Conservatoire** : lieu de stockage ou d’entreposage (réserve, mobilier, local technique…)

33

* **Muséographique** : lieu d’exposition permanente ou temporaire

34

* **Opérationnel** : lieu de traitement (salle de restauration, studio photo…)

35

* **Transitoire** : lieu de passage, de quarantaine ou de conditionnement (sas, couloir, zone de transit…)

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* **Externe** : lieu extérieur à l'institution (musée emprunteur, entreprise de numérisation, lieu de dépôt...)

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38

Dès qu’un objet est **localisé, exposé ou en mouvement**, une autorité **Emplacement** doit être utilisée ou créée pour en assurer le suivi rigoureux dans Flora.

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40

>(% class="small" %)**Exemples d’usage**

41

>(% class="small" %)Une peinture actuellement exposée dans la **Salle 1** : liée à « Salle 1 »

42

>(% class="small" %)Une statuette entreposée dans la **Réserve sculpture > Rayonnage B > Étagère 3** : liée à cet emplacement complet

43

>(% class="small" %)Un objet en traitement dans l’**Atelier de restauration** : lié à « Atelier de restauration »

44

>(% class="small" %)Une œuvre en attente de retour, placée dans une **Salle de quarantaine** : liée à « Salle de quarantaine »Une œuvre prêtée pour exposition au **Musée d’Art Moderne de Lyon** : liée à « Musée d’Art Moderne de Lyon »

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46

= Comment sont gérés les emplacements dans Flora ? =

47

48

Les **Emplacements** dans Flora sont gérés sous forme de **thésaurus hiérarchique**, ce qui permet de modéliser avec précision l’organisation spatiale d’un établissement, depuis le bâtiment jusqu’au meuble ou à l’étagère (ex. : //Bâtiment A > Niveau -1 > Réserve 3 > Rayonnage B > Étagère 2//).

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50

Cette structuration hiérarchique présente plusieurs avantages :

51

52

* représenter fidèlement la **géographie physique des lieux**,

53

* faciliter les **relocalisations groupées** en déplaçant plusieurs objets d’un même espace,

54

* garantir une **traçabilité complète des localisations** tout au long du parcours des objets,

55

* permettre l’**analyse statistique** des rotations, des taux d’occupation ou des mouvements,

56

* et réaliser des recherches efficaces sur tous les biens localisés à un **emplacement donné** ou dans ses sous-niveaux.

57

58

= Comment créer un nouvel emplacement ? =

59

60

La création d’un emplacement s’effectue depuis la **vue arborescente du thésaurus Emplacements**, en le rattachant à son **niveau supérieur** dans la hiérarchie spatiale (ex. : //Bâtiment > Niveau > Salle > Vitrine > Tiroir//).

61

62

Deux champs structurants doivent être renseignés :

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64

* **Niveau** : pour qualifier la nature physique de l’emplacement (bâtiment, étage, salle, vitrine, meuble, tiroir…),

65

* **Type** : pour indiquer son usage (réserve, exposition, traitement, transit…).

Recommandations:

* Un **libellé préférentiel** peut être ajouté pour afficher un nom plus lisible que le code technique,

70

* Les **anciens emplacements** doivent être conservés dans une **branche dédiée**, même s’ils ne sont plus utilisés,

71

* Les **emplacements externes** (musées emprunteurs, lieux de dépôt…) ou à **statut particulier** (volé, non localisé, disparu…) sont regroupés dans une **branche spécifique**.

(% class="box successmessage" %)

(((

**Bonnes pratiques**

* **Respecter la hiérarchie spatiale**

80

Rattacher systématiquement l’emplacement à son niveau parent direct

81

ex. : //Étagère 3// → //Rayonnage B// → //Réserve sculpture// → //Niveau -1//

82

* **Utiliser des codes explicites et uniques**

83

Éviter les doublons (ex. plusieurs //Tiroir 1//) en adoptant des codifications claires (ex. //T1-RB-R1// pour //Tiroir 1 – Rayonnage B – Réserve 1//).

84

* **Ne pas détourner l’usage des Emplacements**

85

Ne pas utiliser cette autorité pour désigner des **lieux géographiques** ou des **institutions** (relèvent respectivement des autorités //Lieux/Sites// et //Personnes//).

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* (((

87

**Ne jamais supprimer un ancien emplacement**

88

Même s’il est obsolète, il est essentiel de le conserver pour **préserver l’historique des localisations passées**.

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)))

90

* (((

91

**Bien renseigner les champs Niveau et Type**

92

Ces champs sont indispensables pour le bon fonctionnement des recherches, filtres, et analyses dans Flora.

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)))

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* (((

95

**Vérifier avant de créer**

96

Toujours s’assurer qu’un emplacement équivalent **n’existe pas déjà dans la base**, pour éviter les doublons.

)))

)))

== Ajouter un nouveau terme ==

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103

1. (((

104

**Accéder à la table Emplacements**

)))

* (((

Ouvrir le module **Autorités**, puis accéder à la **table Emplacements**.

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)))

110

* (((

111

Basculer en **vue arborescente** pour visualiser le thésaurus hiérarchique.

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)))

113

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(% start="2" style="list-style-type:decimal" %)

115

1. (((

116

**Choisir le niveau d’insertion**

)))

* (((

Se positionner sur le **niveau hiérarchique parent** (ex. Réserve, Salle, Meuble…).

121

)))

122

* (((

123

Pour créer un emplacement à la racine, sélectionner le **nom du thésaurus** lui-même.

)))

(% start="3" %)

1. (((

**Ajouter le terme**

)))

* (((

Cliquer sur **« Ajouter un terme »** dans le panneau d’arborescence.

133

)))

134

* (((

135

Saisir le **nom du nouvel emplacement** (ce nom servira à organiser l’arborescence).

)))

(% start="4" %)

1. (((

**Valider**

)))

* (((

le terme est créé dans l’arborescence, mais la notice **n’est pas encore documentée.**

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)))

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[[//Ajout d'un terme dans le thésaurus//>>image:1751620677896-708.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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150

[[//Saisie du terme//>>image:1751621001807-793.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

151

152

[[//Terme ajouté dans l'arborescence//>>image:1751621090728-325.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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154

155

== Documenter la notice ==

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157

1. Cliquer sur l’**icône crayon** associée à la notice (et non celui du thésaurus).

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159

[[Modifier la notice>>image:1751621754522-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. Renseigner les champs disponibles :

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165

* **Libellé préférentiel** (si besoin),

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* **Niveau** (type physique du lieu),

167

* **Type** (usage : exposition, réserve, traitement...),

168

* autres champs selon les besoins.

169

170

(% start="2" %)

171

1. **Enregistrer** la notice.

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173

[[//Exemple de champs disponibles//>>image:1751621930635-299.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= Focus =

== À quoi sert le libellé préférentiel ? ==

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180

Chaque emplacement peut avoir :

181

182

* un **nom structurant** dans le thésaurus (pour l’arborescence),

183

* un **libellé préférentiel**, plus lisible, visible dans les notices Biens, Mouvements, Événements, etc.

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185

=== Pourquoi l’utiliser ? ===

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187

* Pour dissocier le code technique de la désignation courante, **plus lisible** affiché dans les interfaces de saisie

188

* Pour faciliter la lecture et l’usage au quotidien,

189

* Pour **permettre des évolutions de vocabulaire usuel** sans toucher à la structure technique

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=== Comment procéder ? ===

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* (((

194

Lors de la **création** ou de la **modification** d’une notice Emplacement :

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196

* Renseigner le champ **Libellé préférentiel** avec le nom courant souhaité.

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* Veiller à ce qu’il soit **compréhensible**, **cohérent** avec les usages internes, et **distinct du code technique** si nécessaire.

198

* **Important** : en cas de changement de nom d’un emplacement dans les usages, **ne modifiez pas le nom du terme dans le thésaurus** : ajustez uniquement le libellé préférentiel.

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)))

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201

[[//Exemple d'une notice Emplacement avec un libellé préférentiel//>>image:1751623061337-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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203

[[//Exemple d'une notice Bien associé à un emplacement avec un libellé préférentiel//>>image:1751623012682-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Champ Libellé préférentiel//>>image:1751622873485-336.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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209

== Gérer les emplacements obsolètes ou renommés ==

210

211

Lors d’un **réaménagement**, d’un **déménagement** ou d’un simple **changement de nom**, certains emplacements peuvent devenir obsolètes ou ne plus exister physiquement.

212

**Ils doivent cependant impérativement être conservés dans Flora** pour assurer une traçabilité complète du parcours des objets.

213

214

=== Que faire dans ces cas ? ===

215

216

* **Ne jamais supprimer un ancien emplacement**

217

Les objets qui y ont été localisés conservent cette information dans leur historique de mouvements ou de récolement.

218

Supprimer l’emplacement **casserait l’historique** de localisation.

219

* **Créer une branche dédiée **dans le thésaurus Emplacements pour regrouper ces lieux.

220

221

[[//Branche dédiée aux anciens emplacements//>>image:1751623646582-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

* **Conserver le nom original** tel qu’il était utilisé à l’époque

226

Cela permet de maintenir la fidélité historique et d’éviter toute confusion.

227

228

* **Utiliser le champ "Voir aussi"** du thésaurus

229

Ce champ permet de **lier deux emplacements** ayant changé de nom ou de position, tout en conservant leur continuité logique.

230

231

[[//Modifier un terme du thésaurus//>>image:1751624163010-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

232

233

[[//Champ Voir aussi//>>image:1751624058176-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

234

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236

=== Pourquoi est-ce essentiel ? ===

237

238

* Pour **préserver un référentiel cohérent et complet** des localisations anciennes et actuelles

239

* Pour **faciliter les recherches rétrospectives** sur la base des localisations passées

240

* Pour **garantir la lisibilité de l’historique** même si l’aménagement des lieux a évolué dans le temps

== Gérer les emplacements extérieurs et les statuts particuliers (disparu, volé...) ==

245

246

Dans Flora, il est indispensable de pouvoir localiser les objets même lorsqu’ils **ne sont plus physiquement présents dans les murs du musée**, ou qu’ils présentent un **statut exceptionnel**.

247

Ces situations doivent être traitées de manière rigoureuse à l’aide **d’emplacements spécifiques**, regroupés dans une **branche dédiée** du thésaurus Emplacements.

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249

=== Quels sont les cas concernés ? ===

250

251

==== Emplacements **extérieurs** au musée : ====

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253

* Prêt à une institution (musée, galerie, ministère…)

254

* Dépôt de courte ou longue durée

255

* Traitement externe (restauration, photographie…)

256

* Transit ou transport chez un prestataire

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==== Statuts **particuliers ou incertains** : ====

259

260

* Objet **volé**

261

* Objet **non localisé**

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* Objet **disparu**

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* Objet **en cours de mouvement**

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=== Mise en œuvre recommandée ===

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(((

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Créer une **branche dédiée** dans le thésaurus Emplacements, par exemple intitulée //Régie//, pour y regrouper :

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)))

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* Tous les lieux **hors-site**

272

* Tous les statuts **dérogatoires ou incertains**

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=== Pourquoi structurer ces cas à part ? ===

)))

* (((

Regrouper les objets concernés dans une **même arborescence cohérente**

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)))

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* (((

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Permettre une **identification rapide** des biens concernés

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)))

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* (((

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Maintenir une **traçabilité complète**, même en dehors des espaces classiques du musée

)))

[[Exemple de branches pour les emplacements extérieurs et les statuts particuliers>>image:1751629534761-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))

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)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**