Les autorités Emplacements

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(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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Les **autorités Emplacements** dans Flora permettent d’identifier et de structurer **tous les lieux physiques**, internes ou externes, **dans lesquels les objets d’une collection peuvent être localisés, exposés, déplacés ou traités**.

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Qu’il s’agisse d’une salle, d’une réserve, d’un rayonnage, d’un musée emprunteur ou d’un lieu de traitement externe, chaque emplacement doit faire l’objet d’une **notice dédiée dans le thésaurus Emplacements**, afin d’assurer une **traçabilité complète** des biens tout au long de leur vie.

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11

La création d’un emplacement se fait depuis la **vue arborescente du thésaurus**, avec un **rattachement hiérarchique** au niveau supérieur (bâtiment, étage, zone…). Les champs //Niveau// et //Type// permettent de qualifier la nature du lieu (salle, meuble, vitrine…) et son usage (réserve, exposition).

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13

Certains cas particuliers sont prévus :

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* un **libellé préférentiel** peut être renseigné pour afficher un nom usuel différent du code du thésaurus,

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* les **anciens emplacements** doivent être conservés dans une branche dédiée,

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* les **lieux externes et statuts particuliers** (volé, non localisé, en traitement…) sont regroupés dans une branche spécifique //Régie//.

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Ainsi structurés, les Emplacements facilitent la recherche, le suivi logistique, les relocalisations groupées, et permettent d’**exploiter les historiques de localisation** des objets de manière fiable.

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)))

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= A quoi servent les autorités Emplacements ? =

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**Documenter de manière centralisée et normalisée** tous les **lieux physiques internes ou externes** dans lesquels les objets d’une collection peuvent être conservés, exposés ou déplacés au sein de l’institution.

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Il s’agit d’emplacements **matériels et localisables** au sein d’un musée, d’un centre de conservation ou d’un bâtiment, qui permettent de **gérer la localisation, les mouvements et la traçabilité** des biens.

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Les autorités //Emplacements// couvrent toute forme de **localisation interne**, du plus vaste au plus précis :

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* **Bâtiments** (principal, annexe, entrepôt…)

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* **Étages, niveaux** (rez-de-chaussée, niveau -1…)

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* **Salles d’exposition** (Galerie Est, Salle 2…)

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* **Réserves** (Réserve peinture, Photothèque …)

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* **Mobilier de rangement** (Armoire 14, Rayonnage A, Tiroir 5…)

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* **Dispositifs d’exposition** (vitrine, socle, cimaise…)

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Les autorités //Emplacements// concernent tout lieu **interne ou externe** au musée, ayant un lien **logistique ou conservatoire** **ou opérationnel** avec les objets ou documents des collections, que ce lien soit :

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* **Conservatoire** : lieu de stockage ou d’entreposage (réserve, mobilier, local technique…)

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* **Muséographique** : lieu d’exposition temporaire ou permanente (salle, vitrine, socle…)

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* **Opérationnel** : lieu de traitement (salle de restauration, studio photo…)

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* **Transitoire** : lieu de passage, de quarantaine ou de conditionnement (sas, couloir, zone de transit…)

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* **Externe** : lieu extérieur à l'institution (musée emprunteur, entreprise de numérisation, lieu de dépôt...)

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(% class="box infomessage" %)

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47

Dès qu’un objet doit être **localisé, déplacé ou exposé**, une autorité //Emplacement// doit être utilisée ou créée.

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>(% class="small" %)**Exemples d’usage :**

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>(% class="small" %)Une peinture actuellement exposée dans la **Salle 1** : liée à « Salle 1 »

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>(% class="small" %)Une statuette entreposée dans la **Réserve sculpture > Rayonnage B > Étagère 3** : liée à cet emplacement complet

53

>(% class="small" %)Un objet en traitement dans l’**Atelier de restauration** : lié à « Atelier de restauration »

54

>(% class="small" %)Une œuvre en attente de retour, placée dans une **Salle de quarantaine** : liée à « Salle de quarantaine »

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>(% class="small" %)Une œuvre prêtée pour exposition au **Musée d’Art Moderne de Lyon** : liée à « Musée d’Art Moderne de Lyon »

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58

Les **Emplacements **dans Flora ont la particularité d’être gérés comme un **thésaurus hiérarchique**. Cela permet de :

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* De représenter l’organisation spatiale précise du musée (ex. : //Bâtiment A > Niveau -1 > Réserve 3 > Rayonnage B > Étagère 2//)

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* De faciliter les **relocalisations groupées**

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* D’assurer la **traçabilité complète** des objets sur toute leur durée de présence dans la collection

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* D’**exploiter les statistiques de présence, de rotation ou d’occupation** des biens dans les espaces

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* **Rechercher tous les objets** présents à un emplacement

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= Comment créer un nouvel Emplacement ? =

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(% class="box successmessage" %)

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**Bonnes pratiques**

* **Respecter la hiérarchie spatiale** : rattacher l’emplacement à son niveau supérieur (ex. : //Étagère 3// → //Rayonnage B// → //Réserve sculpture// → //Niveau -1//)

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* **Ne pas créer plusieurs fois le même libellé** à différents endroits (ex. éviter d’avoir plusieurs //Tiroir 1//) mais **utiliser des codes uniques et explicites** (ex. : //T1-RB-1// pour //Tiroir 1 – Rayonnage B – Réserve 1//)

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* **Ne pas mélanger les usages** : ne pas créer un emplacement pour désigner un lieu géographique ou une institution (qui relèvent d'autres autorités)

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* **Ne jamais supprimer un ancien emplacement**, même s’il n’est plus utilisé actuellement : cela permet de **conserver l’historique complet des localisations** passées, crucial pour la traçabilité.

76

* **Bien renseigner le champ //Niveau//** : ce champ permet d’indiquer la **nature physique de l’emplacement** (//bâtiment, étage, salle, vitrine, meuble, tiroir, etc.)//

77

* **Bien renseigner le champ //Type//** pour indiquer l’usage de l’emplacement : ce champ précise si l’objet y est **exposé** ou **conservé en réserve.**

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* **Vérifier systématiquement l'existence d’un emplacement** dans la base avant d’en créer un nouveau.

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== Ajouter un nouveau terme ==

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1. Ouvrir le module **Autorités** puis accéder à la table **Emplacements**.

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1. Ouvrir la **vue en arborescence** (thésaurus hiérarchique).

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1. **Se positionner** sur le **niveau hiérarchique souhaité** (réserves, salle etc.).

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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Si le lieu doit être créé à la racine, **sélectionner le nom du thésaurus** lui-même.

)))

(% start="4" %)

1. Cliquer sur **« Ajouter un terme »** dans le panneau d’arborescence.

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[[Ajout d'un terme dans le thésaurus>>image:1751620677896-708.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="5" %)

1. **Saisir le nom de l’emplacement** dans le champ prévu.

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1. **Valider, **l’emplacement est alors ajouté à la hiérarchie, **mais pas encore documenté.**

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102

[[Saisie du terme>>image:1751621001807-793.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Terme ajouté dans l'arborescence>>image:1751621090728-325.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Documenter la notice ==

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1. Cliquer sur le **crayon de la notice**

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

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N**e pas utiliser le crayon du thésaurus**, qui ne permet que de modifier le libellé du terme.

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)))

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[[Modifier la notice>>image:1751621754522-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. **Renseigner** les champs disponibles

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[[Exemple de champs disponibles>>image:1751621930635-299.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="3" %)

1. **Enregistrer** la notice une fois complète.

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= Cas particuliers à connaitre =

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== La gestion du libellé préférentiel ==

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Dans Flora, chaque **emplacement** peut être défini par **deux types de libellé** distincts :

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134

* **Le nom du terme** dans le thésaurus Emplacements utilisé pour organiser l’arborescence et assurer la hiérarchie logique des lieux

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* **Le libellé préférentiel **affiché dans les interfaces de saisie et les notices liées (Biens, Mouvements, Événements, etc.)

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137

[[Exemple d'une notice Emplacement avec un libellé préférentiel>>image:1751623061337-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Exemple d'une notice Bien associé à un emplacement avec un libellé préférentiel>>image:1751623012682-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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**À quoi sert ce libellé préférentiel ?**

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Il permet de **dissocier le code ou nom structurant** du thésaurus d’un **nom usuel plus lisible** pour les utilisateurs.

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**Pourquoi utiliser cette dissociation ?**

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* **Conserver une structuration claire** et codée dans le thésaurus

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* **Faciliter la lecture pour les utilisateurs** au quotidien

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* **Permettre des évolutions de vocabulaire usuel** sans toucher à la structure technique

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**Comment procéder ?**

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* Lors de la **création ou modification** d’un emplacement, renseigner le champ **Libellé préférentiel**

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[[Champ Libellé préférentiel>>image:1751622873485-336.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

* (((

Choisir un libellé :

* Plus clair ou plus complet que le code du terme

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* Aligné avec les usages internes ou les habitudes des équipes

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)))

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* Ne pas modifier le nom du terme thésaurus en cas de changement de nom courant : **modifier uniquement le libellé préférentiel**

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== Gestion des anciens emplacements (réaménagements, renommages, suppressions) ==

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Dans le cadre d’un **réaménagement des locaux**, d’un **déménagement**, ou simplement d’un **changement de nom**, certains anciens emplacements peuvent devenir obsolètes ou ne plus exister physiquement. Pour autant, ils **doivent impérativement être conservés dans Flora** pour assurer la **traçabilité des biens**.

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**Que faire dans ces cas ?**

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* **Ne jamais supprimer un ancien emplacement**

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Les objets qui y ont été localisés conservent cette information dans leur historique de mouvements ou de récolement. Supprimer l’emplacement casserait cette traçabilité.

175

* **Créer une branche dédiée dans le thésaurus Emplacements** pour regrouper ces lieux.

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[[Branche dédiée aux anciens emplacements>>image:1751623646582-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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179

* **Conserver le nom original** utilisé à l’époque

180

Si un nouveau lieu porte le même nom après réorganisation, **éviter toute confusion** en le plaçant dans une autre branche et en utilisant un nom distinct.

181

* **Utiliser le champ "Voir aussi"** du thésaurus pour lier deux emplacements ayant changé de nom

182

Cela permet d’indiquer qu’un emplacement a été remplacé ou renommé, sans rompre la continuité historique.

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184

[[Modifier un terme du thésaurus>>image:1751624163010-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[Champ Voir aussi>>image:1751624058176-955.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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**Pourquoi c’est important ?**

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* Pour conserver un **référentiel complet et cohérent** des lieux dans lesquels les objets ont transité

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* Pour faciliter les **recherches rétroactives**

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* Pour **garantir la lisibilité de l’historique** même si l’aménagement des lieux a évolué

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== Gestions des emplacements extérieurs et des statuts particuliers (disparu, volé...) ==

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Dans Flora, il est indispensable de pouvoir **localiser les objets même lorsqu’ils ne sont plus physiquement dans les murs du musée** ou qu’ils ont un **statut exceptionnel**. Ces situations doivent être gérées de manière rigoureuse, via des **emplacements spécifiques** organisés dans une branche dédiée.

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**Que recouvrent ces cas ?**

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* (((

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**Emplacements extérieurs au musée**

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* Prêt à une institution (musée, galerie, ministère…)

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* Dépôt long ou court terme

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* En traitement chez un restaurateur ou un photographe

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* Transport ou transit chez un prestataire

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)))

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* (((

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**Statuts particuliers ou incertains**

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* Objet **volé**

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* Objet **non localisé**

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* Objet **disparu**

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* Objet **en mouvement**

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)))

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La mise en œuvre recommandée est de **créer une branche spécifique dans le thésaurus Emplacements**, intitulée par exemple Régie.

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[[Exemple de branches pour les emplacements extérieurs et les statuts particuliers>>image:1751629534761-843.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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Cette structure permet de :

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* Regrouper tous les **lieux hors-site** dans une même arborescence cohérente

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* **Identifier rapidement** les objets concernés par ces cas

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* Maintenir la **traçabilité complète** dans le système

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