Les autorités Archives

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(% class="mark small small" %)**Versions 4.2 et ultérieurs**

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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Les autorités Archives dans Flora servent à **structurer et normaliser les informations descriptives** liées aux documents archivistiques. Elles permettent de décrire l’origine des fonds (Provenance), la forme des documents (Typologie), leurs contenus (Thesaurus-matières), les lieux ou objets concernés (Thesaurus géographique, Thesaurus figuré), les activités associées (Action), ou encore leur organisation logique (Cadre de classement).Certaines autorités sont organisées en **liste simple** (comme Provenance ou Typologie), d'autres prennent la forme de **thésaurus hiérarchiques**, permettant une structuration plus fine (comme les thésaurus géographique, figuré ou matières).

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La gestion des autorités respecte les principes de la **norme ISA-G**, garantissant la cohérence des données et leur interopérabilité.

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= Comprendre les autorités Archives =

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Les autorités Archives permettent de structurer et normaliser les données associées aux notices archivistiques dans Flora. Elles offrent un cadre cohérent pour décrire l’origine, la typologie, les contenus, les lieux, les représentations et le classement des documents d’archives, en conformité avec les principes de la norme **ISA-G** (Norme générale internationale pour la description archivistique des entités – International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families).

== Povenance ==

L’autorité **Provenance** permet d’identifier l’origine institutionnelle, familiale ou personnelle des documents. Elle est essentielle pour reconstituer l’historique de conservation ou de production d’un fonds. Elle permet de regrouper tous les documents issus d’un même producteur ou donateur.

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>(% class="small" %)**Exemples** : Direction des archives départementales, Famille Martin, École des Beaux-Arts de Lyon.

== Typologie ==

L’autorité **Typologie** définit la forme matérielle ou fonctionnelle des documents (lettre, procès-verbal, affiche, plan…). Elle sert à normaliser la désignation des types documentaires, quel que soit le fonds d’origine.

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>(% class="small" %)**Exemples** : Lettre manuscrite, Affiche de propagande, Plan cadastral, Relevé d'observations.

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== Thesaurus-matières ==

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Cette autorité permet d’indexer les contenus thématiques abordés dans les documents. Elle regroupe les sujets ou domaines traités, selon une nomenclature structurée.

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>(% class="small" %)**Exemples** : Résistance, Éducation, Agriculture biologique, Droit du travail.

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== Thésaurus géographique ==

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Le **thesaurus géographique** rassemble les lieux mentionnés ou concernés par les documents. Il peut s’agir de villes, régions, pays ou sites particuliers.

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>(% class="small" %)**Exemples** : Marseille, Île-de-France, Algérie.

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(% class="box warningmessage" %)

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Ce thésaurus correspond à l’autorité **Lieux-sites** utilisée côté musée. Si le lieu concerné est déjà présent dans cette autorité muséale, il est recommandé de **réutiliser l’entrée existante** afin de garantir l’unicité des données et d’éviter les doublons entre pôles documentaires.

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== Thésaurus figuré ==

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Cette autorité permet de décrire les éléments représentés dans les documents visuels (dessins, photos, cartes, etc.). Elle est utile pour indexer les objets, personnes ou symboles figurés.

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>(% class="small" %)**Exemples** : Croix de Lorraine, Portrait de Napoléon, Monument aux morts, Machine à vapeur.

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Ce thésaurus correspond au **thésaurus Représentation décors** utilisé coté musée. En cas d’utilisation conjointe, il faut privilégier le thésaurus muséal déjà en place pour garantir la cohérence des indexations.

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== Action ==

L’autorité **Action** permet de qualifier l’activité ou la fonction liée à la production ou à l’usage du document. Elle facilite une lecture fonctionnelle des archives, souvent utile dans les cadres administratifs.

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>(% class="small" %)**Exemples** : Recensement, Construction, Censure, Enseignement

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== Cadre de classement ==

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Cette autorité correspond au **plan de classement archivistique** utilisé pour organiser les documents d’un fonds. Elle structure les séries, sous-séries et rubriques selon des logiques hiérarchiques.

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>(% class="small" %)**Exemples** : Série A – Administration générale, Série E – Affaires militaires, Sous-série 1M – Police, Série W – Archives contemporaines.

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= Comment créer une autorité Archives ? =

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(% class="box successmessage" %)

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**Bonnes pratiques**

* **Vérifier l'existence** de l'autorité avant toute création.

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* Respecter les **normes de saisie**

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== Autorités sous forme de liste simple ==

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Les autorités **Provenance, Typologie et Action** sont organisées en **liste plate**, sans hiérarchie entre les termes. Chaque entrée est autonome.

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1. **Accéder à la table d’autorité souhaitée **via **l'espace de travail Archives** et le menu **Autorités Archives **et sélectionner le type

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**Créer une nouvelle notice **en cliquant sur** Créer une notice**.

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[[Exemple de création d'une provenance>>image:1751959689838-914.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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(% start="3" %)

1. **Remplir** les champs.

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1. **Enregistrer la notice.**(((

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[[Exemple de champs disponibles pour une provenance>>image:1751959824784-261.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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**La notice devient alors disponible pour être liée à des notices archives.**

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(% class="box infomessage" %)

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L’autorité //Provenance// peut être **alignée avec une autorité //Personne// côté musée** grâce au champ **« Alignement Personnes musée 2 »**.

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Cela permet de créer un lien explicite entre le producteur ou détenteur du fonds d’archives (ex. : une famille, un service, une institution) et la personne physique ou morale déjà référencée dans la base muséale.

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[[Champ Alignement Personnes musée 2>>image:1751960202122-394.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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Ce lien est ensuite visible dans la notice de l’autorité Personne, dans l’encart **« Liens »** en bas de la notice.

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[[Exemple de notice personne liée à une provenance>>image:1751960482821-938.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Autorités sous forme de thésaurus ==

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Certains types d’autorités comme le **Thesaurus géographique**, le **Thesaurus figuré, **le **Thesaurus-matières **ou le **Cadre de classement** sont structurés en **arborescence hiérarchique**. Cela permet d’organiser les termes selon des relations de type //générique/spécifique.//

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>(% class="small" %)Ex : Europe > France > Occitanie > Toulouse)

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1. Depuis l'**espace de travail Archives** puis l'**Autorités Archives** puis accéder au type d'autorité voulue.

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1. Ouvrir la **vue en arborescence** (thésaurus hiérarchique).

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1. **Se positionner** sur le **niveau hiérarchique souhaité**

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(% class="box infomessage" %)

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Si le lieu doit être créé à la racine, **sélectionner le nom du thésaurus** lui-même.

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(% start="4" %)

1. Cliquer sur **« Ajouter un terme »** dans le panneau d’arborescence.

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[[Exemple d'ajout dans le thésaurus-matières>>image:1751961167274-690.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="5" %)

1. Saisir le **nom du terme** dans le champ prévu

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[[Exemple d'ajout dans le thésaurus-matières>>image:1751961291226-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="6" %)

1. **Valider**, le terme est alors ajouté au thésaurus

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[[Exemple de terme ajouté dans le thésaurus-matières>>image:1751961395030-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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**Sommaire**

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**Aller plus loin**

* [[Saisir une autorité>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Saisir%20une%20autorit%C3%A9/]]

164

* Liste des champs d'une autorité Lieux-sites

165

* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/Les%20diff%C3%A9rents%20types%20de%20champs/]]

166

* [[Saisir dans un thésaurus>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/5.C.%20Saisie/5.E.%20Thesaurus/]]

167

* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]

168

* [[Les autorités Lieux-sites>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Lieux-Sites.WebHome]]

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