Code source wiki de Dédoublonnage
Version 35.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/08 10:11
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
| 1 | (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs** | ||
| 2 | |||
| 3 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 4 | ((( | ||
| 5 | (% class="box" %) | ||
| 6 | ((( | ||
| 7 | Les **autorités Personnes** dans Flora permettent d’identifier et de documenter toutes les personnes physiques, morales ou symboliques en lien avec les collections. | ||
| 8 | Qu’il s’agisse d’un artiste, d’un musée, d’un personnage fictif ou d’une entreprise, chaque entité doit disposer d’une **notice dédiée** dès qu’elle est mentionnée, représentée ou impliquée. | ||
| 9 | |||
| 10 | La création peut se faire depuis la **table**, le **tableau de bord**, ou **à la volée** lors de la saisie. | ||
| 11 | Des champs spécifiques permettent de lier une personne à un **emplacement** (utile pour les prêts ou dépôts), ou à d’autres personnes via le bloc **Relations entre personnes**. | ||
| 12 | |||
| 13 | En cas de changement de **nom** ou d’**adresse**, on **duplique la notice** et on crée un **lien entre les versions** avec les **plages de dates** correspondantes. | ||
| 14 | Enfin, les doublons peuvent être supprimés grâce à un **panier de dédoublonnage**, tout en préservant les **liens existants**. | ||
| 15 | ))) | ||
| 16 | |||
| 17 | = À quoi servent les autorités **Personnes** dans Flora ? = | ||
| 18 | |||
| 19 | Les autorités **Personnes** permettent de documenter de manière **centralisée et normalisée** toutes les **entités nommées** relevant du type « personne » : | ||
| 20 | |||
| 21 | * personnes **physiques réelles** (artistes, restaurateurs, collectionneurs…), | ||
| 22 | * personnes **morales** (institutions, musées, galeries…), | ||
| 23 | * **personnages historiques** (explorateurs, souverains…), | ||
| 24 | * **figures fictives ou mythologiques** (Hercule, Don Quichotte…). | ||
| 25 | |||
| 26 | Ces autorités concernent toute personne ou entité ayant un **lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit : | ||
| 27 | |||
| 28 | * **Créatif** : artiste, auteur, illustrateur, éditeur… | ||
| 29 | * **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, collectivité… | ||
| 30 | * **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant… | ||
| 31 | * **Technique** : restaurateur, photographe, numériseur… | ||
| 32 | * **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur… | ||
| 33 | * **Économique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée… | ||
| 34 | * **Représenté(e)** : portrait, personnage fictionnel figuré ou mythologique dans une œuvre… | ||
| 35 | * **Évoqué(e) ou mentionné(e)** dans un document, une notice ou un objet. | ||
| 36 | |||
| 37 | |||
| 38 | |||
| 39 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 40 | ((( | ||
| 41 | Dès qu’un individu ou une entité intervient d’une manière ou d’une autre dans le cycle de vie d’un objet — qu’il soit **acteur, cité ou représenté** —, une **autorité Personne est nécessaire** pour garantir la traçabilité documentaire. | ||
| 42 | ))) | ||
| 43 | |||
| 44 | >(% class="small" %)Exemples d’usage : | ||
| 45 | >(% class="small" %)//Un **bien** représentant **Zeus** : lié à “Zeus (personnage mythologique)”.// | ||
| 46 | >(% class="small" %)//Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.// | ||
| 47 | >(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X**// : lié à "Madame X (donatrice).// | ||
| 48 | >(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée**// : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.// | ||
| 49 | >(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée**// : lié au "Conservateur (personnel du musée)"// | ||
| 50 | |||
| 51 | = Comment créer une autorité Personne ? = | ||
| 52 | |||
| 53 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 54 | ((( | ||
| 55 | **Bonnes pratiques** | ||
| 56 | |||
| 57 | * Indiquer précisément le **type de personne**, | ||
| 58 | * Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation), | ||
| 59 | * Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien), | ||
| 60 | * Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle. | ||
| 61 | ))) | ||
| 62 | |||
| 63 | == Depuis la table Personnes == | ||
| 64 | |||
| 65 | * ((( | ||
| 66 | Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 67 | ))) | ||
| 68 | |||
| 69 | [[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 70 | |||
| 71 | |||
| 72 | * ((( | ||
| 73 | == Depuis le **tableau de bord** == | ||
| 74 | ))) | ||
| 75 | * Cliquez sur l'icône de **création** | ||
| 76 | |||
| 77 | [[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 78 | |||
| 79 | |||
| 80 | * ((( | ||
| 81 | == A **la volée** depuis une notice principale == | ||
| 82 | ))) | ||
| 83 | * Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien | ||
| 84 | |||
| 85 | [[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 86 | |||
| 87 | |||
| 88 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 89 | ((( | ||
| 90 | **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**. | ||
| 91 | ))) | ||
| 92 | |||
| 93 | = Renseigner et enregistrer la notice = | ||
| 94 | |||
| 95 | Une fois la grille de saisie ouverte, | ||
| 96 | |||
| 97 | ((( | ||
| 98 | 1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.) | ||
| 99 | 1. Champ obligatoire : **Nom usuel** | ||
| 100 | Il peut être généré automatiquement à partir du nom/prénom en cliquant sur l'engrenage à droite du champ. | ||
| 101 | 1. **Enregistrer la notice** | ||
| 102 | 1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés. | ||
| 103 | |||
| 104 | [[//Grille de saisie d'une notice Personne//>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 105 | |||
| 106 | [[(% style="text-align: center;" %) | ||
| 107 | //Générer un nom usuel//>>image:1751372673407-753.png]] | ||
| 108 | ))) | ||
| 109 | ))) | ||
| 110 | |||
| 111 | |||
| 112 | |||
| 113 | |||
| 114 | ((( | ||
| 115 | = Cas particuliers à connaitre = | ||
| 116 | |||
| 117 | == Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt == | ||
| 118 | |||
| 119 | Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//. | ||
| 120 | Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**. | ||
| 121 | |||
| 122 | [[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 123 | |||
| 124 | |||
| 125 | == Gérer les relations entre personnes == | ||
| 126 | |||
| 127 | Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes. | ||
| 128 | |||
| 129 | Ce bloc permet de renseigner : | ||
| 130 | |||
| 131 | * le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...), | ||
| 132 | * l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//), | ||
| 133 | * les **dates de début et de fin** de la relation si connues. | ||
| 134 | |||
| 135 | Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice. | ||
| 136 | |||
| 137 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 138 | ((( | ||
| 139 | **Important** : | ||
| 140 | Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information. | ||
| 141 | ))) | ||
| 142 | |||
| 143 | [[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 144 | |||
| 145 | |||
| 146 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 147 | ((( | ||
| 148 | **Bon à savoir** | ||
| 149 | Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**. | ||
| 150 | |||
| 151 | >(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel// | ||
| 152 | |||
| 153 | ((( | ||
| 154 | [[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 155 | |||
| 156 | |||
| 157 | ))) | ||
| 158 | ))) | ||
| 159 | |||
| 160 | == Gérer les changements de noms d'une personne morale == | ||
| 161 | |||
| 162 | Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**. | ||
| 163 | Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**. | ||
| 164 | |||
| 165 | Voici la méthode recommandée : | ||
| 166 | |||
| 167 | 1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme. | ||
| 168 | 1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés. | ||
| 169 | 1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives. | ||
| 170 | |||
| 171 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 172 | ((( | ||
| 173 | Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** : | ||
| 174 | |||
| 175 | * Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//, | ||
| 176 | * Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel. | ||
| 177 | ))) | ||
| 178 | |||
| 179 | >(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora | ||
| 180 | |||
| 181 | ((( | ||
| 182 | [[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 183 | |||
| 184 | [[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 185 | ))) | ||
| 186 | |||
| 187 | |||
| 188 | = Dédoublonner des autorités personnes = | ||
| 189 | |||
| 190 | (% class="mark small small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieurs** | ||
| 191 | |||
| 192 | Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée. | ||
| 193 | |||
| 194 | (% class="box warningmessage" %) | ||
| 195 | ((( | ||
| 196 | **Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées. | ||
| 197 | ))) | ||
| 198 | |||
| 199 | == Etapes du dédoublonnage == | ||
| 200 | |||
| 201 | === Créer un panier de dédoublonnage === | ||
| 202 | |||
| 203 | 1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence). | ||
| 204 | |||
| 205 | [[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 206 | |||
| 207 | |||
| 208 | (% start="2" %) | ||
| 209 | 1. Depuis la liste de résultats, cliquer sur l’icône **Ajouter au panier de dédoublonnage** dans la barre d’outils, puis sur **Nouveau panier**. | ||
| 210 | |||
| 211 | [[Icône Ajouter au panier de dédoublonnage>>image:1728626921940-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 212 | |||
| 213 | |||
| 214 | [[Créer un nouveau panier>>image:1751378765011-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 215 | |||
| 216 | |||
| 217 | (% start="3" %) | ||
| 218 | 1. Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité. | ||
| 219 | |||
| 220 | === Ajouter les doublons au panier === | ||
| 221 | |||
| 222 | 1. Rechercher les **notices à supprimer** (doublons). | ||
| 223 | 1. Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider. | ||
| 224 | |||
| 225 | [[Sélection du doublon et ajout au panier de dédoublonnage>>image:1728627432675-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 226 | |||
| 227 | |||
| 228 | [[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 229 | |||
| 230 | |||
| 231 | === Lancer le dédoublonnage === | ||
| 232 | |||
| 233 | 1. Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**. | ||
| 234 | |||
| 235 | [[Accéder au menu de dédoublonnage>>image:1728627700162-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 236 | |||
| 237 | |||
| 238 | (% start="2" %) | ||
| 239 | 1. Sélectionner le panier de dédoublonnage concerné. | ||
| 240 | 1. Cocher les notices à supprimer dans la liste. | ||
| 241 | 1. Cliquer sur la **baguette magique** puis sur **Lancer le traitement**. | ||
| 242 | |||
| 243 | [[Choix des notices à supprimer>>image:1728628215767-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 244 | |||
| 245 | |||
| 246 | [[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 247 | |||
| 248 | |||
| 249 | == Suivi et rapport == | ||
| 250 | |||
| 251 | Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**. | ||
| 252 | |||
| 253 | [[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 254 | |||
| 255 | |||
| 256 | Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte. | ||
| 257 | |||
| 258 | [[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 259 | ))) | ||
| 260 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 261 | (% class="box" %) | ||
| 262 | ((( | ||
| 263 | **Sommaire** | ||
| 264 | |||
| 265 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} | ||
| 266 | ))) | ||
| 267 | |||
| 268 | (% class="box" %) | ||
| 269 | ((( | ||
| 270 | **Aller plus loin** | ||
| 271 | |||
| 272 | * [[Saisir une autorité>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome]] | ||
| 273 | * Liste des champs d'une autorité personnes | ||
| 274 | * [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]] | ||
| 275 | * [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] | ||
| 276 | * [[Les autorités Emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]] | ||
| 277 | ))) | ||
| 278 | |||
| 279 | (% class="box" %) | ||
| 280 | ((( | ||
| 281 | **Icônes principales** | ||
| 282 | |||
| 283 | * [[image:1751381864410-542.png]] : Créer | ||
| 284 | * [[image:1751382278179-199.png||height="22" width="27"]] : Créer une personne | ||
| 285 | * [[image:1751382542089-418.png||height="21" width="26"]] : Ajouter au panier de dédoublonnage | ||
| 286 | * [[image:1751382701453-912.png]] : Lancer le dédoublonnage | ||
| 287 | ))) | ||
| 288 | ))) | ||
| 289 | |||
| 290 |