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Code source wiki de Les autorités Personnes

Version 24.1 par Joséphine Ducruet le 2025/07/01 16:51
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Joséphine Ducruet 3.1 1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
Joséphine Ducruet 2.1 2
Joséphine Ducruet 3.1 3 |(% style="width:840px" %)(((
Joséphine Ducruet 17.1 4 (((
Joséphine Ducruet 23.1 5 (% class="box" %)
6 (((
7 Les **autorités //Personnes//** dans Flora permettent d’**identifier** et de **documenter** toutes les **personnes physiques**, **morales** ou **symboliques** en lien avec les collections.
8 Qu’il s’agisse d’un **artiste**, d’un **musée**, d’un **personnage fictif** ou d’une **entreprise**, chaque entité doit disposer d’une **notice dédiée** dès qu’elle est **mentionnée**, **représentée** ou **impliquée**.
Joséphine Ducruet 3.1 9
Joséphine Ducruet 23.1 10 La **création** peut se faire depuis la **table**, le **tableau de bord** ou **à la volée** lors de la saisie.
11 Des champs spécifiques permettent de lier une personne à un **emplacement** (utile pour les **prêts** ou **dépôts**), ou à d’autres personnes via le bloc **Relations entre personnes**.
12
13 En cas de **changement de nom** ou **d’adresse**, on **duplique la notice** et on crée un **lien entre les versions** avec les **plages de dates** correspondantes.
14 Enfin, les **doublons** peuvent être supprimés grâce à un **panier de dédoublonnage**, tout en **préservant les liens existants**.
15 )))
16
17 = A quoi servent les autorités Personnes ? =
18
Joséphine Ducruet 3.1 19 Documenter de manière centralisée et normalisée toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse :
20
21 * de **personnes physiques réelles** (artistes, collectionneurs, restaurateurs...),
22 * de **personnes morales** (institutions, galeries, associations...),
23 * de **personnages historiques** (rois, explorateurs, figures politiques…),
24 * de **personnages fictifs** ou **mythologiques** (Don Quichotte, Athéna, Hercule... )
25
26 Les autorités //Personnes// concernent **toute personne ou entité ayant un lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit :
27
28 * **Créatif** : artiste, artisan, auteur, illustrateur, éditeur…
29 * **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, galerie, collectivité…
30 * **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant, collectionneur…
31 * **Technique** : restaurateur, photographe, numériseur…
32 * **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur, chargé d’étude…
33 * **Economique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée...
34 * **Représenté(e)** dans une œuvre : portrait d’un personnage réel, figure allégorique, personnage mythologique ou fictionnel…
35 * **Évoqué ou mentionné** dans un document ou une œuvre.
36
37 (% class="box successmessage" %)
38 (((
39 Dès qu’un individu ou une entité est **cité, représenté, impliqué ou acteur** dans la vie d’un objet, d’un fonds ou d’un événement : une autorité //Personne// peut (et doit) être utilisée ou créée.
40 )))
41
Joséphine Ducruet 6.1 42 >(% class="small" %)Exemples d’usage :
Joséphine Ducruet 5.1 43
Joséphine Ducruet 7.1 44 >(% class="small" %)Un **bien** représentant **Zeus** : lié à “Zeus (personnage mythologique)”.
Joséphine Ducruet 3.1 45 >(% class="small" %)Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.
Joséphine Ducruet 7.1 46 >(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X** : lié à "Madame X (donatrice).
Joséphine Ducruet 8.1 47 >(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée** : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.
Joséphine Ducruet 7.1 48
Joséphine Ducruet 11.1 49 >(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée** : lié au "Conservateur (personnel du musée)"
Joséphine Ducruet 8.1 50
Joséphine Ducruet 23.1 51 = Comment créer une autorité Personne ? =
Joséphine Ducruet 7.1 52
Joséphine Ducruet 9.1 53 (% class="box successmessage" %)
54 (((
55 **Bonnes pratiques**
Joséphine Ducruet 10.1 56
57 * Indiquer précisément le **type de personne**,
58 * Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),
59 * Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien),
60 * Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
Joséphine Ducruet 9.1 61 )))
62
Joséphine Ducruet 15.1 63 == Entrer en création de la notice ==
Joséphine Ducruet 9.1 64
Joséphine Ducruet 10.1 65 * (((
66 Depuis la **table Personnes **en cliquant sur le l'icône de **création**
67 )))
Joséphine Ducruet 9.1 68
Joséphine Ducruet 10.1 69 [[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70
71
72 * Depuis le **tableau de bord **en cliquant sur l'icône **ajouter une personne**
73
74 [[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75
76
Joséphine Ducruet 11.1 77 * A **la volée** depuis une notice principale en cliquant sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
78
Joséphine Ducruet 14.1 79 [[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 11.1 80
81
Joséphine Ducruet 15.1 82 (% class="box infomessage" %)
83 (((
84 **Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter.
85 Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
86 )))
87
Joséphine Ducruet 16.1 88 == Renseigner et enregistrer la notice ==
Joséphine Ducruet 15.1 89
90 Une fois la grille de saisie ouverte :
91
Joséphine Ducruet 16.1 92 (((
93 1. **Remplir les champs**
94 1. **Enregistrer**
95
96 [[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97
98
99 (% class="box warningmessage" %)
100 (((
Joséphine Ducruet 17.1 101 Le champ **Nom usuel** est **obligatoire**. Il ne sera **pas possible d'enregistrer** la notice sans le renseigner.
102 Il est possible de le **construire automatiquement** avec le nom et prénom en cliquant sur les **engrenages** à droite du champ.
103
104 [[Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel>>image:1751372673407-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 15.1 105 )))
106 )))
Joséphine Ducruet 9.1 107
Joséphine Ducruet 17.1 108 La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**.
109 )))
110
111 (((
Joséphine Ducruet 18.1 112 = Cas particuliers à connaitre =
Joséphine Ducruet 17.1 113
114 == Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
115
116 Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
117 Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
118
119 [[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120
121
122 == Gérer les relations entre personnes ==
123
124 Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
125
126 Ce bloc permet de renseigner :
127
128 * le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
129 * l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
130 * les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
131
132 Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
133
134 (% class="box warningmessage" %)
135 (((
136 **Important** :
137 Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
138 )))
139
140 [[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141
Joséphine Ducruet 19.1 142
143 (% class="box infomessage" %)
144 (((
Joséphine Ducruet 21.1 145 **Bon à savoir**
146 Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.
147
148 >(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//
149
150 (((
Joséphine Ducruet 20.1 151 [[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Joséphine Ducruet 19.1 152
153
154 )))
155 )))
156
Joséphine Ducruet 17.1 157 == Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
158
159 Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
160 Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
161
162 Voici la méthode recommandée :
163
164 1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
165 1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
166 1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
167
168 (% class="box infomessage" %)
169 (((
170 Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
171
172 * Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
173 * Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
174 )))
175
176 >(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
Joséphine Ducruet 18.1 177
178 (((
Joséphine Ducruet 17.1 179 [[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180
181 [[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 )))
183
Joséphine Ducruet 18.1 184
Joséphine Ducruet 22.1 185 = Dédoublonner des autorités personnes =
186
Joséphine Ducruet 24.1 187 (% class="mark small small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieurs**
Joséphine Ducruet 23.1 188
Joséphine Ducruet 22.1 189 Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
190
191 (% class="box warningmessage" %)
192 (((
193 **Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
Joséphine Ducruet 17.1 194 )))
Joséphine Ducruet 22.1 195
Joséphine Ducruet 23.1 196 == Etapes du dédoublonnage ==
Joséphine Ducruet 22.1 197
198 === Créer un panier de dédoublonnage ===
199
200 1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
201
202 [[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203
204
205 (% start="2" %)
206 1. Depuis la liste de résultats, cliquer sur l’icône **Ajouter au panier de dédoublonnage** dans la barre d’outils, puis sur **Nouveau panier**.
207
208 [[Icône Ajouter au panier de dédoublonnage>>image:1728626921940-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209
210
211 [[Créer un nouveau panier>>image:1751378765011-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212
213
214 (% start="3" %)
215 1. Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
216
217 === Ajouter les doublons au panier ===
218
219 1. Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).
220 1. Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.
221
222 [[Sélection du doublon et ajout au panier de dédoublonnage>>image:1728627432675-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223
224
225 [[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226
227
228 === Lancer le dédoublonnage ===
229
230 1. Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.
231
232 [[Accéder au menu de dédoublonnage>>image:1728627700162-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233
234
235 (% start="2" %)
236 1. Sélectionner le panier de dédoublonnage concerné.
237 1. Cocher les notices à supprimer dans la liste.
238 1. Cliquer sur la **baguette magique** puis sur **Lancer le traitement**.
239
240 [[Choix des notices à supprimer>>image:1728628215767-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241
242
243 [[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244
245
246 == Suivi et rapport ==
247
248 Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**.
249
250 [[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251
252
253 * Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
254
255 [[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256 )))
Joséphine Ducruet 24.1 257 )))|(% style="width:300px" %)(((
258 (% class="box" %)
259 (((
260 **Sommaire**
Joséphine Ducruet 3.1 261
Joséphine Ducruet 24.1 262 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
263 )))
264
265 (% class="box" %)
266 (((
267 **Aller plus loin**
268 Saisir une autorité
269 Typologie des champs d'une grille de saisie
270 Utiliser la barre d'outils sur les notices
271 Les autorités Emplacements
Joséphine Ducruet 2.1 272
Joséphine Ducruet 24.1 273 )))
274 )))
275
276