Modifications pour le document Dédoublonner des notices

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Dédoublonner des autorités personnes
	1	+Les autorités Personnes

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Outils de structuration ou d'harmonisation des données.WebHome
	1	+1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome

Contenu

...	...	@@ -1,45 +1,202 @@
1		-(% class="mark small small" %)**Versions 4.2 et ultérieures**
	1	+(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2	2
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(((
5	5	(% class="box" %)
6	6	(((
7		-Le dédoublonnage est une opération de maintenance qui permet de nettoyer la base en supprimant des notices en double, tout en préservant l’intégrité des liens et des données.
8		-L’objectif est de conserver une notice unique et fiable, qui devient la **notice de référence**, tandis que les doublons identifiés sont supprimés après transfert automatique de leurs liens.
	7	+Les **autorités //Personnes//** dans Flora permettent d’**identifier** et de **documenter** toutes les **personnes physiques**, **morales** ou **symboliques** en lien avec les collections.
	8	+Qu’il s’agisse d’un **artiste**, d’un **musée**, d’un **personnage fictif** ou d’une **entreprise**, chaque entité doit disposer d’une **notice dédiée** dès qu’elle est **mentionnée**, **représentée** ou **impliquée**.
	9	+
	10	+La **création** peut se faire depuis la **table**, le **tableau de bord** ou **à la volée** lors de la saisie.
	11	+Des champs spécifiques permettent de lier une personne à un **emplacement** (utile pour les **prêts** ou **dépôts**), ou à d’autres personnes via le bloc **Relations entre personnes**.
	12	+
	13	+En cas de **changement de nom** ou **d’adresse**, on **duplique la notice** et on crée un **lien entre les versions** avec les **plages de dates** correspondantes.
	14	+Enfin, les **doublons** peuvent être supprimés grâce à un **panier de dédoublonnage**, tout en **préservant les liens existants**.
9	9	)))
	16	+
	17	+= A quoi servent les autorités Personnes ? =
	18	+
	19	+Documenter de manière centralisée et normalisée toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse :
	20	+
	21	+* de **personnes physiques réelles** (artistes, collectionneurs, restaurateurs...),
	22	+* de **personnes morales** (institutions, galeries, associations...),
	23	+* de **personnages historiques** (rois, explorateurs, figures politiques…),
	24	+* de **personnages fictifs** ou **mythologiques** (Don Quichotte, Athéna, Hercule... )
	25	+
	26	+Les autorités //Personnes// concernent **toute personne ou entité ayant un lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit :
	27	+
	28	+* **Créatif** : artiste, artisan, auteur, illustrateur, éditeur…
	29	+* **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, galerie, collectivité…
	30	+* **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant, collectionneur…
	31	+* **Technique** : restaurateur, photographe, numériseur…
	32	+* **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur, chargé d’étude…
	33	+* **Economique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée...
	34	+* **Représenté(e)** dans une œuvre : portrait d’un personnage réel, figure allégorique, personnage mythologique ou fictionnel…
	35	+* **Évoqué ou mentionné** dans un document ou une œuvre.
	36	+
	37	+(% class="box successmessage" %)
	38	+(((
	39	+Dès qu’un individu ou une entité est **cité, représenté, impliqué ou acteur** dans la vie d’un objet, d’un fonds ou d’un événement : une autorité //Personne// peut (et doit) être utilisée ou créée.
10	10	)))
11	11
	42	+>(% class="small" %)Exemples d’usage :
	43	+
	44	+>(% class="small" %)Un **bien** représentant **Zeus** : lié à “Zeus (personnage mythologique)”.
	45	+>(% class="small" %)Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.
	46	+>(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X** : lié à "Madame X (donatrice).
	47	+>(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée** : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.
	48	+
	49	+>(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée** : lié au "Conservateur (personnel du musée)"
	50	+
	51	+= Comment créer une autorité Personne ? =
	52	+
	53	+(% class="box successmessage" %)
12	12	(((
13		-= Types de notices concernées =
	55	+**Bonnes pratiques**
14	14
15		-== Module Musée ==
	57	+* Indiquer précisément le **type de personne**,
	58	+* Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),
	59	+* Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien),
	60	+* Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
	61	+)))
16	16
17		-(% class="mark small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieures**
	63	+== Entrer en création de la notice ==
18	18
19		-* Autorités Personnes
	65	+* (((
	66	+ Depuis la **table Personnes **en cliquant sur le l'icône de **création**
	67	+)))
20	20
21		-== Module Bibliothèque ==
	69	+[[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
22	22
23		-* Notices Bibliographiques
24		-* Notices Exemplaires
25		-* Autorités Auteurs
26		-* Autorités Collectivités
27		-* Autorités Collections
28		-* Autorités Editeur
29	29
	72	+* Depuis le **tableau de bord **en cliquant sur l'icône **ajouter une personne**
	73	+
	74	+[[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	75	+
	76	+
	77	+* A **la volée** depuis une notice principale en cliquant sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
	78	+
	79	+[[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	80	+
	81	+
	82	+(% class="box infomessage" %)
30	30	(((
31		-= Etapes du dédoublonnage =
	84	+**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter.
	85	+Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
	86	+)))
32	32
	88	+== Renseigner et enregistrer la notice ==
	89	+
	90	+Une fois la grille de saisie ouverte :
	91	+
	92	+(((
	93	+1. **Remplir les champs**
	94	+1. **Enregistrer**
	95	+
	96	+[[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	97	+
	98	+
	99	+(% class="box warningmessage" %)
	100	+(((
	101	+Le champ **Nom usuel** est **obligatoire**. Il ne sera **pas possible d'enregistrer** la notice sans le renseigner.
	102	+Il est possible de le **construire automatiquement** avec le nom et prénom en cliquant sur les **engrenages** à droite du champ.
	103	+
	104	+[[Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel>>image:1751372673407-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	105	+)))
	106	+)))
	107	+
	108	+La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**.
	109	+)))
	110	+
	111	+(((
	112	+= Cas particuliers à connaitre =
	113	+
	114	+== Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
	115	+
	116	+Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
	117	+Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
	118	+
	119	+[[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	120	+
	121	+
	122	+== Gérer les relations entre personnes ==
	123	+
	124	+Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
	125	+
	126	+Ce bloc permet de renseigner :
	127	+
	128	+* le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
	129	+* l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
	130	+* les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
	131	+
	132	+Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
	133	+
	134	+(% class="box warningmessage" %)
	135	+(((
	136	+**Important** :
	137	+Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
	138	+)))
	139	+
	140	+[[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	141	+
	142	+
	143	+(% class="box infomessage" %)
	144	+(((
	145	+**Bon à savoir**
	146	+Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.
	147	+
	148	+>(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//
	149	+
	150	+(((
	151	+[[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	152	+
	153	+
	154	+)))
	155	+)))
	156	+
	157	+== Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
	158	+
	159	+Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
	160	+Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
	161	+
	162	+Voici la méthode recommandée :
	163	+
	164	+1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
	165	+1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
	166	+1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
	167	+
	168	+(% class="box infomessage" %)
	169	+(((
	170	+Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
	171	+
	172	+* Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
	173	+* Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
	174	+)))
	175	+
	176	+>(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
	177	+
	178	+(((
	179	+[[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	180	+
	181	+[[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	182	+)))
	183	+
	184	+
	185	+= Dédoublonner des autorités personnes =
	186	+
	187	+(% class="mark small small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieurs**
	188	+
33	33	Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
34	34
35	35	(% class="box warningmessage" %)
36	36	(((
37	37	**Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
38		-Il est donc essentiel de vérifier au préalable que les notices doublons ne contiennent pas d’informations utiles qui seraient perdues lors du traitement.
39	39	)))
40	40
41		-== Créer un panier de dédoublonnage ==
	196	+== Etapes du dédoublonnage ==
42	42
	198	+=== Créer un panier de dédoublonnage ===
	199	+
43	43	1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
44	44
45	45	[[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
...	...	@@ -57,7 +57,7 @@
57	57	(% start="3" %)
58	58	1. Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
59	59
60		-== Ajouter les doublons au panier ==
	217	+=== Ajouter les doublons au panier ===
61	61
62	62	1. Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).
63	63	1. Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.
...	...	@@ -68,7 +68,7 @@
68	68	[[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69	69
70	70
71		-== Lancer le dédoublonnage ==
	228	+=== Lancer le dédoublonnage ===
72	72
73	73	1. Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.
74	74
...	...	@@ -85,69 +85,18 @@
85	85
86	86	[[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87	87
88		-= Suivi et rapport =
89	89
	246	+== Suivi et rapport ==
	247	+
90	90	Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**.
91	91
92	92	[[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93	93
94	94
95		-Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
	253	+* Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
96	96
97	97	[[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98		-
99		-= Bibliothèque : spécificités =
100		-
101		-== Dédoublonnage de monographies ==
102		-
103		- Lors du traitement d’un panier de dédoublonnage de **monographies**, ces** fiches liées à la notice supprimée** **sont mises à jour automatiquement :**
104		-
105		-* Exemplaires (ICOMM_ITEM)
106		-* Prêts (ICOMM_LOAN)
107		-* Mises à disposition et réservations (ICOMM_HOLD)
108		-* Lignes de commande (IORDER_LINE)
109		-* Notices du catalogue (UNIMARC)
110		-
111		-**Cas particulier : réservations et mises à disposition :**
112		-
113		-Si un lecteur possède déjà une réservation identique (mêmes caractéristiques : Lecteur / Catégorie de communication / Type de communication) sur la notice conservée, la réservation liée au doublon est supprimée.
114		-Dans le cas contraire, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
115		-
116		-== Dédoublonnage de périodiques ==
117		-
118		-=== Numéros de périodique ===
119		-
120		-* (((
121		-Les numéros liés à la notice supprimée sont soit **mis à jour**, soit **supprimés** :
122		-
123		-* Si un numéro identique (Type / Année / Volume / Numéro / Partie / Sous-partie / Sous-sous-partie) existe déjà sur la notice conservée, le doublon est supprimé.
124		-* Sinon, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
125	125	)))
126		-
127		-=== Réservations et mises à disposition ===
128		-
129		-* Si une réservation identique (Lecteur / Catégorie de prêt / Type de communication) existe déjà, celle du doublon est supprimée.
130		-* Sinon, la réservation est mise à jour pour pointer vers le numéro conservé.
131		-* Si le numéro de périodique est simplement mis à jour, la réservation n’est pas modifiée, le lien vers la notice de référence étant déjà établi.
132		-
133		-=== État des collections ===
134		-
135		-* Si un état de collection identique (même site destinataire) existe déjà, il est **fusionné** puis supprimé.
136		-* Sinon, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
137		-
138		-=== Autres éléments ===
139		-
140		-* Exemplaires d’un numéro supprimé → lien mis à jour vers le numéro conservé.
141		-* Prêts liés à un numéro supprimé → lien mis à jour vers le numéro conservé.
142		-* Tous les liens vers la table UNIMARC sont mis à jour vers la notice conservée.
143		-* (((
144		-Les autres notices associées au numéro de périodique doublon sont également mises à jour, notamment :
145		-
146		-* Abonnements (ISUBSCRIPTION)
147		-* Numéros attendus (IPREDICTED_ISSUE)
148		-)))
149		-)))
150		-)))
151	151	)))|(% style="width:300px" %)(((
152	152	(% class="box" %)
153	153	(((
...	...	@@ -160,9 +160,10 @@
160	160	(((
161	161	**Aller plus loin**
162	162
163		-* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
164		-* [[Les autorités Unimarc>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Unimarc.WebHome]]
165		-* [[Cataloguer>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.Bibliothèque Niveau 1.WebHome]]
	269	+* [[Saisir une autorité>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome]]
	270	+* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
	271	+* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
	272	+* [[Les autorités Emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
166	166	)))
167	167
168	168	(% class="box" %)
...	...	@@ -169,10 +169,9 @@
169	169	(((
170	170	**Icônes principales**
171	171
	279	+* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
	280	+* [[image:1751382278179-199.png||height="22" width="27"]] : Créer une personne
172	172	* [[image:1751382542089-418.png||height="21" width="26"]] : Ajouter au panier de dédoublonnage
173		-
174		-
175		-
176	176	* [[image:1751382701453-912.png]] : Lancer le dédoublonnage
177	177	)))
178	178	)))