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Modifications pour le document Dédoublonner des notices

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/27 09:49
Depuis la version 45.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/27 09:47
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 15:56
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dédoublonner des autorités personnes
1 +Les autorités Personnes
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Outils de structuration ou d'harmonisation des données.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,180 +1,176 @@
1 -(% class="mark small small" %)**Versions 4.2 et ultérieures**
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 -(% class="box" %)
6 -(((
7 -Le dédoublonnage est une opération de maintenance qui permet de nettoyer la base en supprimant des notices en double, tout en préservant l’intégrité des liens et des données.
8 -L’objectif est de conserver une notice unique et fiable, qui devient la **notice de référence**, tandis que les doublons identifiés sont supprimés après transfert automatique de leurs liens.
9 -)))
10 -)))
5 += Objectifs =
11 11  
12 -(((
13 -= Types de notices concernées =
7 +Documenter de manière centralisée et normalisée toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse :
14 14  
15 -== Module Musée ==
9 +* de **personnes physiques réelles** (artistes, collectionneurs, restaurateurs...),
10 +* de **personnes morales** (institutions, galeries, associations...),
11 +* de **personnages historiques** (rois, explorateurs, figures politiques…),
12 +* de **personnages fictifs** ou **mythologiques** (Don Quichotte, Athéna, Hercule... )
16 16  
17 -(% class="mark small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieures**
14 +Les autorités //Personnes// concernent **toute personne ou entité ayant un lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit :
18 18  
19 -* Autorités Personnes
16 +* **Créatif** : artiste, artisan, auteur, illustrateur, éditeur…
17 +* **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, galerie, collectivité…
18 +* **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant, collectionneur…
19 +* **Technique** : restaurateur, photographe, numériseur…
20 +* **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur, chargé d’étude…
21 +* **Economique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée...
22 +* **Représenté(e)** dans une œuvre : portrait d’un personnage réel, figure allégorique, personnage mythologique ou fictionnel…
23 +* **Évoqué ou mentionné** dans un document ou une œuvre.
20 20  
21 -== Module Bibliothèque ==
22 -
23 -* Notices Bibliographiques
24 -* Notices Exemplaires
25 -* Autorités Auteurs
26 -* Autorités Collectivités
27 -* Autorités Collections
28 -* Autorités Editeur
29 -
25 +(% class="box successmessage" %)
30 30  (((
31 -= Etapes du dédoublonnage =
32 -
33 -Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
34 -
35 -(% class="box warningmessage" %)
36 -(((
37 -**Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
38 -Il est donc essentiel de vérifier au préalable que les notices doublons ne contiennent pas d’informations utiles qui seraient perdues lors du traitement.
27 +Dès qu’un individu ou une entité est **cité, représenté, impliqué ou acteur** dans la vie d’un objet, d’un fonds ou d’un événement : une autorité //Personne// peut (et doit) être utilisée ou créée.
39 39  )))
40 40  
41 -== Créer un panier de dédoublonnage ==
30 +>(% class="small" %)Exemples d’usage :
42 42  
43 -1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
32 +>(% class="small" %)Un **bien** représentant **Zeus** : lié à “Zeus (personnage mythologique)”.
33 +>(% class="small" %)Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.
34 +>(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X** : lié à "Madame X (donatrice).
35 +>(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée** : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.
44 44  
45 -[[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 +>(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée** : lié au "Conservateur (personnel du musée)"
46 46  
39 += Comment créer une autorité Personne =
47 47  
48 -(% start="2" %)
49 -1. Depuis la liste de résultats, cliquer sur l’icône **Ajouter au panier de dédoublonnage** dans la barre d’outils, puis sur **Nouveau panier**.
41 +(% class="box successmessage" %)
42 +(((
43 +**Bonnes pratiques**
50 50  
51 -[[Icône Ajouter au panier de dédoublonnage>>image:1728626921940-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 +* Indiquer précisément le **type de personne**,
46 +* Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),
47 +* Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien),
48 +* Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
49 +)))
52 52  
51 +== Entrer en création de la notice ==
53 53  
54 -[[Créer un nouveau panier>>image:1751378765011-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 +* (((
54 + Depuis la **table Personnes **en cliquant sur le l'icône de **création**
55 +)))
55 55  
57 +[[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 -(% start="3" %)
58 -1. Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
59 59  
60 -== Ajouter les doublons au panier ==
60 +* Depuis le **tableau de bord **en cliquant sur l'icône **ajouter une personne**
61 61  
62 -1. Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).
63 -1. Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.
62 +[[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
65 -[[Sélection du doublon et ajout au panier de dédoublonnage>>image:1728627432675-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 66  
65 +* A **la volée** depuis une notice principale en cliquant sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
67 67  
68 -[[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 +[[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 70  
71 -== Lancer le dédoublonnage ==
70 +(% class="box infomessage" %)
71 +(((
72 +**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter.
73 +Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
74 +)))
72 72  
73 -1. Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.
76 +== Renseigner et enregistrer la notice ==
74 74  
75 -[[Accéder au menu de dédoublonnage>>image:1728627700162-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 +Une fois la grille de saisie ouverte :
76 76  
80 +(((
81 +1. **Remplir les champs**
82 +1. **Enregistrer**
77 77  
78 -(% start="2" %)
79 -1. Sélectionner le panier de dédoublonnage concerné.
80 -1. Cocher les notices à supprimer dans la liste.
81 -1. Cliquer sur la **baguette magique** puis sur **Lancer le traitement**.
84 +[[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
83 -[[Choix des notices à supprimer>>image:1728628215767-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 84  
87 +(% class="box warningmessage" %)
88 +(((
89 +Le champ **Nom usuel** est **obligatoire**. Il ne sera **pas possible d'enregistrer** la notice sans le renseigner.
90 +Il est possible de le **construire automatiquement** avec le nom et prénom en cliquant sur les **engrenages** à droite du champ.
85 85  
86 -[[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 +[[Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel>>image:1751372673407-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 +)))
94 +)))
87 87  
88 -= Suivi et rapport =
96 +La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**.
97 +)))
89 89  
90 -Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**.
99 +(((
100 += Cas particuliers à connaitre =
91 91  
92 -[[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 +== Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
93 93  
104 +Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
105 +Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
94 94  
95 -Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
107 +[[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 96  
97 -[[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 98  
99 -= Bibliothèque : spécificités =
110 +== Gérer les relations entre personnes ==
100 100  
101 -== Dédoublonnage de monographies ==
112 +Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
102 102  
103 - Lors du traitement d’un panier de dédoublonnage de **monographies**, ces** fiches liées à la notice supprimée** **sont mises à jour automatiquement :**
114 +Ce bloc permet de renseigner :
104 104  
105 -* Exemplaires (ICOMM_ITEM)
106 -* Prêts (ICOMM_LOAN)
107 -* Mises à disposition et réservations (ICOMM_HOLD)
108 -* Lignes de commande (IORDER_LINE)
109 -* Notices du catalogue (UNIMARC)
116 +* le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
117 +* l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
118 +* les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
110 110  
111 -**Cas particulier : réservations et mises à disposition :**
120 +Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
112 112  
113 -Si un lecteur possède déjà une réservation identique (mêmes caractéristiques : Lecteur / Catégorie de communication / Type de communication) sur la notice conservée, la réservation liée au doublon est supprimée.
114 -Dans le cas contraire, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
122 +(% class="box warningmessage" %)
123 +(((
124 +**Important** :
125 +Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
126 +)))
115 115  
116 -== Dédoublonnage de périodiques ==
128 +[[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 117  
118 -=== Numéros de périodique ===
119 119  
120 -* (((
121 -Les numéros liés à la notice supprimée sont soit **mis à jour**, soit **supprimés** :
131 +(% class="box infomessage" %)
132 +(((
133 +**Bon à savoir**
134 +Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.
135 +Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//
122 122  
123 -* Si un numéro identique (Type / Année / Volume / Numéro / Partie / Sous-partie / Sous-sous-partie) existe déjà sur la notice conservée, le doublon est supprimé.
124 -* Sinon, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
137 +>(((
138 +[[Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 +
140 +
125 125  )))
142 +)))
126 126  
127 -=== Réservations et mises à disposition ===
144 +== Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
128 128  
129 -* Si une réservation identique (Lecteur / Catégorie de prêt / Type de communication) existe déjà, celle du doublon est supprimée.
130 -* Sinon, la réservation est mise à jour pour pointer vers le numéro conservé.
131 -* Si le numéro de périodique est simplement mis à jour, la réservation n’est pas modifiée, le lien vers la notice de référence étant déjà établi.
146 +Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
147 +Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
132 132  
133 -=== État des collections ===
149 +Voici la méthode recommandée :
134 134  
135 -* Si un état de collection identique (même site destinataire) existe déjà, il est **fusionné** puis supprimé.
136 -* Sinon, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
151 +1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
152 +1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
153 +1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
137 137  
138 -=== Autres éléments ===
139 -
140 -* Exemplaires d’un numéro supprimé → lien mis à jour vers le numéro conservé.
141 -* Prêts liés à un numéro supprimé → lien mis à jour vers le numéro conservé.
142 -* Tous les liens vers la table UNIMARC sont mis à jour vers la notice conservée.
143 -* (((
144 -Les autres notices associées au numéro de périodique doublon sont également mises à jour, notamment :
145 -
146 -* Abonnements (ISUBSCRIPTION)
147 -* Numéros attendus (IPREDICTED_ISSUE)
148 -)))
149 -)))
150 -)))
151 -)))|(% style="width:300px" %)(((
152 -(% class="box" %)
155 +(% class="box infomessage" %)
153 153  (((
154 -**Sommaire**
157 +Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
155 155  
156 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
159 +* Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
160 +* Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
157 157  )))
158 158  
159 -(% class="box" %)
163 +>(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
164 +
160 160  (((
161 -**Aller plus loin**
166 +[[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162 162  
163 -* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
164 -* [[Les autorités Unimarc>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Unimarc.WebHome]]
165 -* [[Cataloguer>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.Bibliothèque Niveau 1.WebHome]]
168 +[[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 166  )))
167 167  
168 -(% class="box" %)
169 -(((
170 -**Icônes principales**
171 171  
172 -* [[image:1751382542089-418.png||height="21" width="26"]] : Ajouter au panier de dédoublonnage
173 -
174 -
175 -
176 -* [[image:1751382701453-912.png]] : Lancer le dédoublonnage
172 +
177 177  )))
178 -)))
174 +)))|(% style="width:300px" %)
179 179  
180 180  
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