Modifications pour le document Dédoublonner des notices

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Rendu

Résumé

Propriétés de la Page (4 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Dédoublonner des autorités personnes
++Les autorités Personnes

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Outils de structuration ou d'harmonisation des données.WebHome
++1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.admin

Contenu

@@ -1,45 +1,204 @@
--(% class="mark small small" %)**Versions 4.2 et ultérieures**
++(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
  |(% style="width:840px" %)(((
  (((
  (% class="box" %)
  (((
--Le dédoublonnage est une opération de maintenance qui permet de nettoyer la base en supprimant des notices en double, tout en préservant l’intégrité des liens et des données.
--L’objectif est de conserver une notice unique et fiable, qui devient la **notice de référence**, tandis que les doublons identifiés sont supprimés après transfert automatique de leurs liens.
++Les **autorités Personnes** dans Flora permettent d’identifier et de documenter toutes les personnes physiques, morales ou symboliques en lien avec les collections.
++Qu’il s’agisse d’un artiste, d’un musée, d’un personnage fictif ou d’une entreprise, chaque entité doit disposer d’une **notice dédiée** dès qu’elle est mentionnée, représentée ou impliquée.
++
++La création peut se faire depuis la **table**, le **tableau de bord**, ou **à la volée** lors de la saisie.
++Des champs spécifiques permettent de lier une personne à un **emplacement** (utile pour les prêts ou dépôts), ou à d’autres personnes via le bloc **Relations entre personnes**.
++
++En cas de changement de **nom** ou d’**adresse**, on **duplique la notice** et on crée un **lien entre les versions** avec les **plages de dates** correspondantes.
++Enfin, les doublons peuvent être supprimés grâce à un **panier de dédoublonnage**, tout en préservant les **liens existants**.
  )))
++
++= À quoi servent les autorités **Personnes** dans Flora ? =
++
++Les autorités **Personnes** permettent de documenter de manière **centralisée et normalisée** toutes les **entités nommées** relevant du type « personne » :
++
++* personnes **physiques réelles** (artistes, restaurateurs, collectionneurs…),
++* personnes **morales** (institutions, musées, galeries…),
++* **personnages historiques** (explorateurs, souverains…),
++* **figures fictives ou mythologiques** (Hercule, Don Quichotte…).
++
++Ces autorités concernent toute personne ou entité ayant un **lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit :
++
++* **Créatif** : artiste, auteur, illustrateur, éditeur…
++* **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, collectivité…
++* **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant…
++* **Technique** : restaurateur, photographe, numériseur…
++* **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur…
++* **Économique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée…
++* **Représenté(e)** : portrait, personnage fictionnel figuré ou mythologique dans une œuvre…
++* **Évoqué(e) ou mentionné(e)** dans un document, une notice ou un objet.
++
++
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Dès qu’un individu ou une entité intervient d’une manière ou d’une autre dans le cycle de vie d’un objet — qu’il soit **acteur, cité ou représenté** —, une **autorité Personne est nécessaire** pour garantir la traçabilité documentaire.
  )))
++>(% class="small" %)Exemples d’usage :
++>(% class="small" %)//Un **bien** représentant **Zeus** : lié à  “Zeus (personnage mythologique)”.//
++>(% class="small" %)//Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.//
++>(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X**// : lié à "Madame X (donatrice).//
++>(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée**// : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.//
++>(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée**// : lié au "Conservateur (personnel du musée)"//
++
++= Comment créer une autorité Personne ? =
++
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--=  Types de notices concernées =
++**Bonnes pratiques**
--== Module Musée ==
++* Indiquer précisément le **type de personne**,
++* Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),
++* Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien),
++* Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
++)))
--(% class="mark small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieures**
++== Depuis la table Personnes ==
--* Autorités Personnes
++* (((
++ Cliquez sur l'icône de **création**
++)))
--== Module Bibliothèque ==
++[[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Notices Bibliographiques
--* Notices Exemplaires
--* Autorités Auteurs
--* Autorités Collectivités
--* Autorités Collections
--* Autorités Editeur
++* (((
++== Depuis le **tableau de bord** ==
++)))
++*  Cliquez sur l'icône de **création**
++
++[[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++* (((
++== A **la volée** depuis une notice principale ==
++)))
++* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
++
++[[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--= Etapes du dédoublonnage =
++**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
++)))
++= Renseigner et enregistrer la notice =
++
++Une fois la grille de saisie ouverte,
++
++(((
++1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)
++1. Champ obligatoire : **Nom usuel**
++Il peut être généré automatiquement à partir du nom/prénom en cliquant sur l'engrenage à droite du champ.
++1. **Enregistrer la notice**
++1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
++
++[[//Grille de saisie d'une notice Personne//>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++[[image:1751372673407-753.png]]
++
++)))
++
++La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**.
++)))
++
++(((
++= Cas particuliers à connaitre =
++
++== Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
++
++Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
++Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme  destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
++
++[[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++== Gérer les relations entre personnes ==
++
++Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
++
++Ce bloc permet de renseigner :
++
++* le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
++* l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
++* les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
++
++Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Important** :
++Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
++)))
++
++[[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Bon à savoir**
++Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.
++
++>(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//
++
++(((
++[[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++)))
++)))
++
++== Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
++
++Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
++Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
++
++Voici la méthode recommandée :
++
++1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
++1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
++1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
++
++* Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
++* Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
++)))
++
++>(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
++
++(((
++[[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++[[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
++
++
++= Dédoublonner des autorités personnes =
++
++(% class="mark small small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieurs**
++
  Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
  **Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
--Il est donc essentiel de vérifier au préalable que les notices doublons ne contiennent pas d’informations utiles qui seraient perdues lors du traitement.
  )))
--== Créer un panier de dédoublonnage ==
++== Etapes du dédoublonnage ==
++=== Créer un panier de dédoublonnage ===
++
 . Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
  [[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -57,7 +57,7 @@
  (% start="3" %)
 . Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
--== Ajouter les doublons au panier ==
++=== Ajouter les doublons au panier ===
 . Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).
 . Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.
@@ -68,7 +68,7 @@
  [[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Lancer le dédoublonnage ==
++=== Lancer le dédoublonnage ===
 . Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.
@@ -85,8 +85,9 @@
  [[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Suivi et rapport =
++== Suivi et rapport ==
++
  Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**.
  [[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -95,59 +95,7 @@
  Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
  [[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--= Spécificités du dédoublonnage en Bibliothèque =
--
--== Dédoublonnage de monographies ==
--
-- Lors du traitement d’un panier de dédoublonnage de **monographies**, ces** fiches liées à la notice supprimée** **sont mises à jour automatiquement :**
--
--* Exemplaires (ICOMM_ITEM)
--* Prêts (ICOMM_LOAN)
--* Mises à disposition et réservations (ICOMM_HOLD)
--* Lignes de commande (IORDER_LINE)
--* Notices du catalogue (UNIMARC)
--
--**Cas particulier : réservations et mises à disposition :**
--
--Si un lecteur possède déjà une réservation identique (mêmes caractéristiques : Lecteur / Catégorie de communication / Type de communication) sur la notice conservée, la réservation liée au doublon est supprimée.
--Dans le cas contraire, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
--
--== Dédoublonnage de périodiques ==
--
--=== Numéros de périodique ===
--
--* (((
--Les numéros liés à la notice supprimée sont soit **mis à jour**, soit **supprimés** :
--
--* Si un numéro identique (Type / Année / Volume / Numéro / Partie / Sous-partie / Sous-sous-partie) existe déjà sur la notice conservée, le doublon est supprimé.
--* Sinon, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
  )))
--
--=== Réservations et mises à disposition ===
--
--* Si une réservation identique (Lecteur / Catégorie de prêt / Type de communication) existe déjà, celle du doublon est supprimée.
--* Sinon, la réservation est mise à jour pour pointer vers le numéro conservé.
--* Si le numéro de périodique est simplement mis à jour, la réservation n’est pas modifiée, le lien vers la notice de référence étant déjà établi.
--
--=== État des collections ===
--
--* Si un état de collection identique (même site destinataire) existe déjà, il est **fusionné** puis supprimé.
--* Sinon, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
--
--=== Autres éléments ===
--
--* Exemplaires d’un numéro supprimé → lien mis à jour vers le numéro conservé.
--* Prêts liés à un numéro supprimé → lien mis à jour vers le numéro conservé.
--* Tous les liens vers la table UNIMARC sont mis à jour vers la notice conservée.
--* (((
--Les autres notices associées au numéro de périodique doublon sont également mises à jour, notamment :
--
--* Abonnements (ISUBSCRIPTION)
--* Numéros attendus (IPREDICTED_ISSUE)
--)))
--)))
--)))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -160,9 +160,11 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
--* [[Les autorités Unimarc>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Unimarc.WebHome]]
--* [[Cataloguer>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.Bibliothèque Niveau 1.WebHome]]
++* [[Saisir une autorité>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome]]
++* Liste des champs d'une autorité personnes
++* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
++* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
++* [[Les autorités Emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)
@@ -169,10 +169,9 @@
  (((
  **Icônes principales**
++* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
++* [[image:1751382278179-199.png||height="22" width="27"]] : Créer une personne
  * [[image:1751382542089-418.png||height="21" width="26"]] : Ajouter au panier de dédoublonnage
--
--
--
  * [[image:1751382701453-912.png]] : Lancer le dédoublonnage
  )))
  )))