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Modifications pour le document Dédoublonner des notices

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/27 09:49
Depuis la version 40.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/26 16:45
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À la version 35.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/08 10:11
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dédoublonner des autorités personnes
1 +Dédoublonnage
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Outils de structuration ou d'harmonisation des données.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,18 +1,194 @@
1 -
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 +Les **autorités Personnes** dans Flora permettent d’identifier et de documenter toutes les personnes physiques, morales ou symboliques en lien avec les collections.
8 +Qu’il s’agisse d’un artiste, d’un musée, d’un personnage fictif ou d’une entreprise, chaque entité doit disposer d’une **notice dédiée** dès qu’elle est mentionnée, représentée ou impliquée.
9 +
10 +La création peut se faire depuis la **table**, le **tableau de bord**, ou **à la volée** lors de la saisie.
11 +Des champs spécifiques permettent de lier une personne à un **emplacement** (utile pour les prêts ou dépôts), ou à d’autres personnes via le bloc **Relations entre personnes**.
12 +
13 +En cas de changement de **nom** ou d’**adresse**, on **duplique la notice** et on crée un **lien entre les versions** avec les **plages de dates** correspondantes.
14 +Enfin, les doublons peuvent être supprimés grâce à un **panier de dédoublonnage**, tout en préservant les **liens existants**.
15 +)))
16 +
17 += À quoi servent les autorités **Personnes** dans Flora ? =
18 +
19 +Les autorités **Personnes** permettent de documenter de manière **centralisée et normalisée** toutes les **entités nommées** relevant du type « personne » :
20 +
21 +* personnes **physiques réelles** (artistes, restaurateurs, collectionneurs…),
22 +* personnes **morales** (institutions, musées, galeries…),
23 +* **personnages historiques** (explorateurs, souverains…),
24 +* **figures fictives ou mythologiques** (Hercule, Don Quichotte…).
25 +
26 +Ces autorités concernent toute personne ou entité ayant un **lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit :
27 +
28 +* **Créatif** : artiste, auteur, illustrateur, éditeur…
29 +* **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, collectivité…
30 +* **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant…
31 +* **Technique** : restaurateur, photographe, numériseur…
32 +* **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur…
33 +* **Économique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée…
34 +* **Représenté(e)** : portrait, personnage fictionnel figuré ou mythologique dans une œuvre…
35 +* **Évoqué(e) ou mentionné(e)** dans un document, une notice ou un objet.
36 +
37 +
38 +
39 +(% class="box successmessage" %)
40 +(((
41 +Dès qu’un individu ou une entité intervient d’une manière ou d’une autre dans le cycle de vie d’un objet — qu’il soit **acteur, cité ou représenté** —, une **autorité Personne est nécessaire** pour garantir la traçabilité documentaire.
42 +)))
43 +
44 +>(% class="small" %)Exemples d’usage :
45 +>(% class="small" %)//Un **bien** représentant **Zeus** : lié à “Zeus (personnage mythologique)”.//
46 +>(% class="small" %)//Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.//
47 +>(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X**// : lié à "Madame X (donatrice).//
48 +>(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée**// : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.//
49 +>(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée**// : lié au "Conservateur (personnel du musée)"//
50 +
51 += Comment créer une autorité Personne ? =
52 +
53 +(% class="box successmessage" %)
54 +(((
55 +**Bonnes pratiques**
56 +
57 +* Indiquer précisément le **type de personne**,
58 +* Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),
59 +* Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien),
60 +* Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
61 +)))
62 +
63 +== Depuis la table Personnes ==
64 +
65 +* (((
66 + Cliquez sur l'icône de **création**
67 +)))
68 +
69 +[[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 +
71 +
72 +* (((
73 +== Depuis le **tableau de bord** ==
74 +)))
75 +* Cliquez sur l'icône de **création**
76 +
77 +[[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 +
79 +
80 +* (((
81 +== A **la volée** depuis une notice principale ==
82 +)))
83 +* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
84 +
85 +[[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +
87 +
88 +(% class="box infomessage" %)
89 +(((
90 +**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter. Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
91 +)))
92 +
93 += Renseigner et enregistrer la notice =
94 +
95 +Une fois la grille de saisie ouverte,
96 +
97 +(((
98 +1. **Remplir les champs** de la grille (nom, prénom, type, etc.)
99 +1. Champ obligatoire : **Nom usuel**
100 +Il peut être généré automatiquement à partir du nom/prénom en cliquant sur l'engrenage à droite du champ.
101 +1. **Enregistrer la notice**
102 +1. Une fois enregistrée, la notice devient **disponible dans tous les formulaires** liés.
103 +
104 +[[//Grille de saisie d'une notice Personne//>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 +
106 +[[(% style="text-align: center;" %)
107 +//Générer un nom usuel//>>image:1751372673407-753.png]]
108 +)))
109 +)))
110 +
111 +
112 +
113 +
114 +(((
115 += Cas particuliers à connaitre =
116 +
117 +== Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
118 +
119 +Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
120 +Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
121 +
122 +[[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 +
124 +
125 +== Gérer les relations entre personnes ==
126 +
127 +Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
128 +
129 +Ce bloc permet de renseigner :
130 +
131 +* le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
132 +* l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
133 +* les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
134 +
135 +Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
136 +
137 +(% class="box warningmessage" %)
138 +(((
139 +**Important** :
140 +Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
141 +)))
142 +
143 +[[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 +
145 +
146 +(% class="box infomessage" %)
147 +(((
148 +**Bon à savoir**
149 +Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.
150 +
151 +>(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//
152 +
153 +(((
154 +[[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
155 +
7 7  
8 8  )))
9 9  )))
10 10  
160 +== Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
161 +
162 +Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
163 +Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
164 +
165 +Voici la méthode recommandée :
166 +
167 +1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
168 +1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
169 +1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
170 +
171 +(% class="box infomessage" %)
11 11  (((
12 -(% class="mark small small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieurs**
173 +Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
13 13  
14 -= Etapes du dédoublonnage =
175 +* Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
176 +* Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
177 +)))
15 15  
179 +>(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
180 +
181 +(((
182 +[[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 +
184 +[[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 +)))
186 +
187 +
188 += Dédoublonner des autorités personnes =
189 +
190 +(% class="mark small small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieurs**
191 +
16 16  Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
17 17  
18 18  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -20,8 +20,10 @@
20 20  **Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
21 21  )))
22 22  
23 -== Créer un panier de dédoublonnage ==
199 +== Etapes du dédoublonnage ==
24 24  
201 +=== Créer un panier de dédoublonnage ===
202 +
25 25  1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
26 26  
27 27  [[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -90,6 +90,12 @@
90 90  (% class="box" %)
91 91  (((
92 92  **Aller plus loin**
271 +
272 +* [[Saisir une autorité>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome]]
273 +* Liste des champs d'une autorité personnes
274 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
275 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
276 +* [[Les autorités Emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
93 93  )))
94 94  
95 95  (% class="box" %)
... ... @@ -96,6 +96,8 @@
96 96  (((
97 97  **Icônes principales**
98 98  
283 +* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
284 +* [[image:1751382278179-199.png||height="22" width="27"]] : Créer une personne
99 99  * [[image:1751382542089-418.png||height="21" width="26"]] : Ajouter au panier de dédoublonnage
100 100  * [[image:1751382701453-912.png]] : Lancer le dédoublonnage
101 101  )))