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Modifications pour le document Dédoublonner des notices

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/27 09:49
Depuis la version 40.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/26 16:45
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/03 13:54
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dédoublonner des autorités personnes
1 +Les autorités Personnes
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Outils de structuration ou d'harmonisation des données.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,18 +1,191 @@
1 -
1 +(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 +Les **autorités //Personnes//** dans Flora permettent d’**identifier** et de **documenter** toutes les **personnes physiques**, **morales** ou **symboliques** en lien avec les collections.
8 +Qu’il s’agisse d’un **artiste**, d’un **musée**, d’un **personnage fictif** ou d’une **entreprise**, chaque entité doit disposer d’une **notice dédiée** dès qu’elle est **mentionnée**, **représentée** ou **impliquée**.
9 +
10 +La **création** peut se faire depuis la **table**, le **tableau de bord** ou **à la volée** lors de la saisie.
11 +Des champs spécifiques permettent de lier une personne à un **emplacement** (utile pour les **prêts** ou **dépôts**), ou à d’autres personnes via le bloc **Relations entre personnes**.
12 +
13 +En cas de **changement de nom** ou **d’adresse**, on **duplique la notice** et on crée un **lien entre les versions** avec les **plages de dates** correspondantes.
14 +Enfin, les **doublons** peuvent être supprimés grâce à un **panier de dédoublonnage**, tout en **préservant les liens existants**.
15 +)))
16 +
17 += A quoi servent les autorités Personnes ? =
18 +
19 +Documenter de manière centralisée et normalisée toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse :
20 +
21 +* de **personnes physiques réelles** (artistes, collectionneurs, restaurateurs...),
22 +* de **personnes morales** (institutions, galeries, associations...),
23 +* de **personnages historiques** (rois, explorateurs, figures politiques…),
24 +* de **personnages fictifs** ou **mythologiques** (Don Quichotte, Athéna, Hercule... )
25 +
26 +Les autorités //Personnes// concernent **toute personne ou entité ayant un lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit :
27 +
28 +* **Créatif** : artiste, artisan, auteur, illustrateur, éditeur…
29 +* **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, galerie, collectivité…
30 +* **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant, collectionneur…
31 +* **Technique** : restaurateur, photographe, numériseur…
32 +* **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur, chargé d’étude…
33 +* **Economique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée...
34 +* **Représenté(e)** dans une œuvre : portrait d’un personnage réel, personnage mythologique ou fictionnel…
35 +* **Évoqué ou mentionné** dans un document ou une œuvre.
36 +
37 +(% class="box successmessage" %)
38 +(((
39 +Dès qu’un individu ou une entité est **cité, représenté, impliqué ou acteur** dans la vie d’un objet, d’un fonds ou d’un événement : une autorité //Personne// peut (et doit) être utilisée ou créée.
40 +)))
41 +
42 +>(% class="small" %)Exemples d’usage :
43 +
44 +>(% class="small" %)Un **bien** représentant **Zeus** : lié à “Zeus (personnage mythologique)”.
45 +>(% class="small" %)Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.
46 +>(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X** : lié à "Madame X (donatrice).
47 +>(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée** : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.
48 +
49 +>(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée** : lié au "Conservateur (personnel du musée)"
50 +
51 += Comment créer une autorité Personne ? =
52 +
53 +(% class="box successmessage" %)
54 +(((
55 +**Bonnes pratiques**
56 +
57 +* Indiquer précisément le **type de personne**,
58 +* Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),
59 +* Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien),
60 +* Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
61 +)))
62 +
63 +== Entrer en création de la notice ==
64 +
65 +* (((
66 + Depuis la **table Personnes **en cliquant sur le l'icône de **création**
67 +)))
68 +
69 +[[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 +
71 +
72 +* Depuis le **tableau de bord **en cliquant sur l'icône **ajouter une personne**
73 +
74 +[[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 +
76 +
77 +* A **la volée** depuis une notice principale en cliquant sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
78 +
79 +[[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +
81 +
82 +(% class="box infomessage" %)
83 +(((
84 +**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter.
85 +Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
86 +)))
87 +
88 +== Renseigner et enregistrer la notice ==
89 +
90 +Une fois la grille de saisie ouverte :
91 +
92 +(((
93 +1. **Remplir les champs**
94 +1. **Enregistrer**
95 +
96 +[[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 +
98 +
99 +(% class="box warningmessage" %)
100 +(((
101 +Le champ **Nom usuel** est **obligatoire**. Il ne sera **pas possible d'enregistrer** la notice sans le renseigner.
102 +Il est possible de le **construire automatiquement** avec le nom et prénom en cliquant sur les **engrenages** à droite du champ.
103 +
104 +[[Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel>>image:1751372673407-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 +)))
106 +)))
107 +
108 +La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**.
109 +)))
110 +
111 +(((
112 += Cas particuliers à connaitre =
113 +
114 +== Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
115 +
116 +Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
117 +Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
118 +
119 +[[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 +
121 +
122 +== Gérer les relations entre personnes ==
123 +
124 +Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
125 +
126 +Ce bloc permet de renseigner :
127 +
128 +* le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
129 +* l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
130 +* les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
131 +
132 +Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
133 +
134 +(% class="box warningmessage" %)
135 +(((
136 +**Important** :
137 +Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
138 +)))
139 +
140 +[[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 +
142 +
143 +(% class="box infomessage" %)
144 +(((
145 +**Bon à savoir**
146 +Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.
147 +
148 +>(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//
149 +
150 +(((
151 +[[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 +
7 7  
8 8  )))
9 9  )))
10 10  
157 +== Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
158 +
159 +Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
160 +Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
161 +
162 +Voici la méthode recommandée :
163 +
164 +1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
165 +1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
166 +1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
167 +
168 +(% class="box infomessage" %)
11 11  (((
12 -(% class="mark small small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieurs**
170 +Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
13 13  
14 -= Etapes du dédoublonnage =
172 +* Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
173 +* Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
174 +)))
15 15  
176 +>(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
177 +
178 +(((
179 +[[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 +
181 +[[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 +)))
183 +
184 +
185 += Dédoublonner des autorités personnes =
186 +
187 +(% class="mark small small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieurs**
188 +
16 16  Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
17 17  
18 18  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -20,8 +20,10 @@
20 20  **Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
21 21  )))
22 22  
23 -== Créer un panier de dédoublonnage ==
196 +== Etapes du dédoublonnage ==
24 24  
198 +=== Créer un panier de dédoublonnage ===
199 +
25 25  1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
26 26  
27 27  [[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -90,6 +90,12 @@
90 90  (% class="box" %)
91 91  (((
92 92  **Aller plus loin**
268 +
269 +* [[Saisir une autorité>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome]]
270 +* Liste des champs d'une autorité personnes
271 +* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
272 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
273 +* [[Les autorités Emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
93 93  )))
94 94  
95 95  (% class="box" %)
... ... @@ -96,6 +96,8 @@
96 96  (((
97 97  **Icônes principales**
98 98  
280 +* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
281 +* [[image:1751382278179-199.png||height="22" width="27"]] : Créer une personne
99 99  * [[image:1751382542089-418.png||height="21" width="26"]] : Ajouter au panier de dédoublonnage
100 100  * [[image:1751382701453-912.png]] : Lancer le dédoublonnage
101 101  )))