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Modifications pour le document Dédoublonner des notices

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/27 09:49
Depuis la version 31.1
modifié par admin admin
sur 2025/07/08 09:34
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À la version 14.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 10:43
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,52 +1,41 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(((
5 -(% class="box" %)
6 -(((
7 -Les **autorités Personnes** dans Flora permettent d’identifier et de documenter toutes les personnes physiques, morales ou symboliques en lien avec les collections.
8 -Qu’il s’agisse d’un artiste, d’un musée, d’un personnage fictif ou d’une entreprise, chaque entité doit disposer d’une **notice dédiée** dès qu’elle est mentionnée, représentée ou impliquée.
4 += Objectifs =
9 9  
10 -La création peut se faire depuis la **table**, le **tableau de bord**, ou **à la volée** lors de la saisie.
11 -Des champs spécifiques permettent de lier une personne à un **emplacement** (utile pour les prêts ou dépôts), ou à d’autres personnes via le bloc **Relations entre personnes**.
6 +Documenter de manière centralisée et normalisée toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse :
12 12  
13 -En cas de changement de **nom** ou d’**adresse**, on **duplique la notice** et on crée un **lien entre les versions** avec les **plages de dates** correspondantes.
14 -Enfin, les doublons peuvent être supprimés grâce à un **panier de dédoublonnage**, tout en préservant les **liens existants**.
15 -)))
8 +* de **personnes physiques réelles** (artistes, collectionneurs, restaurateurs...),
9 +* de **personnes morales** (institutions, galeries, associations...),
10 +* de **personnages historiques** (rois, explorateurs, figures politiques…),
11 +* de **personnages fictifs** ou **mythologiques** (Don Quichotte, Athéna, Hercule... )
16 16  
17 -= À quoi servent les autorités **Personnes** dans Flora ? =
13 +Les autorités //Personnes// concernent **toute personne ou entité ayant un lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit :
18 18  
19 -les autorités **Personnes** permettent de **documenter de manière centralisée et normalisée** toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse :
20 -
21 -* de **personnes physiques réelles** (artistes, collectionneurs, restaurateurs…),
22 -* de **personnes morales** (institutions, associations, galeries…),
23 -* de **personnages historiques** (figures politiques, rois, explorateurs…),
24 -* ou de **personnages fictifs ou mythologiques si vous souhaitez les documenter** (Don Quichotte, Athéna, Hercule…).
25 -
26 -Ces autorités concernent toute personne ou entité ayant un **lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit :
27 -
28 -* **Créatif** : artiste, auteur, illustrateur, éditeur…
29 -* **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, collectivité…
30 -* **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant…
15 +* **Créatif** : artiste, artisan, auteur, illustrateur, éditeur…
16 +* **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, galerie, collectivité…
17 +* **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant, collectionneur…
31 31  * **Technique** : restaurateur, photographe, numériseur…
32 -* **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur…
33 -* **Économique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée…
34 -* **Représenté(e)** : portrait, personnage fictionnel figuré ou mythologique dans une œuvre…
35 -* **Évoqué(e) ou mentionné(e)** dans un document, une notice ou un objet.
19 +* **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur, chargé d’étude…
20 +* **Economique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée...
21 +* **Représenté(e)** dans une œuvre : portrait d’un personnage réel, figure allégorique, personnage mythologique ou fictionnel…
22 +* **Évoqué ou mentionné** dans un document ou une œuvre.
36 36  
37 37  (% class="box successmessage" %)
38 38  (((
39 -Dès qu’un individu ou une entité intervient d’une manière ou d’une autre dans le cycle de vie d’un objet — qu’il soit **acteur, cité ou représenté** —, une **autorité Personne est nécessaire** pour garantir la traçabilité documentaire.
26 +Dès qu’un individu ou une entité est **cité, représenté, impliqué ou acteur** dans la vie d’un objet, d’un fonds ou d’un événement : une autorité //Personne// peut (et doit) être utilisée ou créée.
40 40  )))
41 41  
42 42  >(% class="small" %)Exemples d’usage :
30 +
43 43  >(% class="small" %)Un **bien** représentant **Zeus** : lié à “Zeus (personnage mythologique)”.
44 44  >(% class="small" %)Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.
45 45  >(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X** : lié à "Madame X (donatrice).
46 46  >(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée** : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.
35 +
47 47  >(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée** : lié au "Conservateur (personnel du musée)"
48 48  
49 -= Comment créer une autorité Personne ? =
38 += Comment créer une autorité Personne =
50 50  
51 51  (% class="box successmessage" %)
52 52  (((
... ... @@ -58,7 +58,7 @@
58 58  * Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
59 59  )))
60 60  
61 -== Entrer en création de la notice ==
50 +== Points de départs possibles ==
62 62  
63 63  * (((
64 64   Depuis la **table Personnes **en cliquant sur le l'icône de **création**
... ... @@ -77,209 +77,15 @@
77 77  [[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 79  
80 -(% class="box infomessage" %)
81 -(((
82 -**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter.
83 -Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
84 -)))
69 +1. (((
70 +Remplir les champs requis :
85 85  
86 -== Renseigner et enregistrer la notice ==
87 -
88 -Une fois la grille de saisie ouverte :
89 -
90 -(((
91 -1. **Remplir les champs**
92 -1. **Enregistrer**
93 -
94 -[[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 -
96 -
97 -(% class="box warningmessage" %)
98 -(((
99 -Le champ **Nom usuel** est **obligatoire**. Il ne sera **pas possible d'enregistrer** la notice sans le renseigner.
100 -Il est possible de le **construire automatiquement** avec le nom et prénom en cliquant sur les **engrenages** à droite du champ.
101 -
102 -[[Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel>>image:1751372673407-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 +1. **Nom autorité** (forme normalisée),
73 +1. **Type de personne** (sélectionner dans la liste ou le champ dédié),
74 +1. **Dates**, **qualité**, **profession**, **sources** si disponible.
103 103  )))
104 -)))
76 +1. Enregistrer.
77 +1. La notice devient disponible pour liaison dans tous les formulaires.
78 +)))|(% style="width:300px" %)
105 105  
106 -La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**.
107 -)))
108 -
109 -(((
110 -= Cas particuliers à connaitre =
111 -
112 -== Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
113 -
114 -Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
115 -Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
116 -
117 -[[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 -
119 -
120 -== Gérer les relations entre personnes ==
121 -
122 -Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
123 -
124 -Ce bloc permet de renseigner :
125 -
126 -* le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
127 -* l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
128 -* les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
129 -
130 -Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
131 -
132 -(% class="box warningmessage" %)
133 -(((
134 -**Important** :
135 -Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
136 -)))
137 -
138 -[[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 -
140 -
141 -(% class="box infomessage" %)
142 -(((
143 -**Bon à savoir**
144 -Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.
145 -
146 ->(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//
147 -
148 -(((
149 -[[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
150 -
151 151  
152 -)))
153 -)))
154 -
155 -== Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
156 -
157 -Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
158 -Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
159 -
160 -Voici la méthode recommandée :
161 -
162 -1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
163 -1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
164 -1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
165 -
166 -(% class="box infomessage" %)
167 -(((
168 -Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
169 -
170 -* Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
171 -* Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
172 -)))
173 -
174 ->(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
175 -
176 -(((
177 -[[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
178 -
179 -[[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 -)))
181 -
182 -
183 -= Dédoublonner des autorités personnes =
184 -
185 -(% class="mark small small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieurs**
186 -
187 -Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
188 -
189 -(% class="box warningmessage" %)
190 -(((
191 -**Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
192 -)))
193 -
194 -== Etapes du dédoublonnage ==
195 -
196 -=== Créer un panier de dédoublonnage ===
197 -
198 -1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
199 -
200 -[[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
201 -
202 -
203 -(% start="2" %)
204 -1. Depuis la liste de résultats, cliquer sur l’icône **Ajouter au panier de dédoublonnage** dans la barre d’outils, puis sur **Nouveau panier**.
205 -
206 -[[Icône Ajouter au panier de dédoublonnage>>image:1728626921940-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 -
208 -
209 -[[Créer un nouveau panier>>image:1751378765011-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
210 -
211 -
212 -(% start="3" %)
213 -1. Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
214 -
215 -=== Ajouter les doublons au panier ===
216 -
217 -1. Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).
218 -1. Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.
219 -
220 -[[Sélection du doublon et ajout au panier de dédoublonnage>>image:1728627432675-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 -
222 -
223 -[[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 -
225 -
226 -=== Lancer le dédoublonnage ===
227 -
228 -1. Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.
229 -
230 -[[Accéder au menu de dédoublonnage>>image:1728627700162-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 -
232 -
233 -(% start="2" %)
234 -1. Sélectionner le panier de dédoublonnage concerné.
235 -1. Cocher les notices à supprimer dans la liste.
236 -1. Cliquer sur la **baguette magique** puis sur **Lancer le traitement**.
237 -
238 -[[Choix des notices à supprimer>>image:1728628215767-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
239 -
240 -
241 -[[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 -
243 -
244 -== Suivi et rapport ==
245 -
246 -Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**.
247 -
248 -[[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 -
250 -
251 -Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
252 -
253 -[[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254 -)))
255 -)))|(% style="width:300px" %)(((
256 -(% class="box" %)
257 -(((
258 -**Sommaire**
259 -
260 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
261 -)))
262 -
263 -(% class="box" %)
264 -(((
265 -**Aller plus loin**
266 -
267 -* [[Saisir une autorité>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome]]
268 -* Liste des champs d'une autorité personnes
269 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
270 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
271 -* [[Les autorités Emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
272 -)))
273 -
274 -(% class="box" %)
275 -(((
276 -**Icônes principales**
277 -
278 -* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
279 -* [[image:1751382278179-199.png||height="22" width="27"]] : Créer une personne
280 -* [[image:1751382542089-418.png||height="21" width="26"]] : Ajouter au panier de dédoublonnage
281 -* [[image:1751382701453-912.png]] : Lancer le dédoublonnage
282 -)))
283 -)))
284 -
285 -
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