Modifications pour le document Dédoublonner des notices

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Rendu

Résumé

Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Les autorités Personnes
++Dédoublonner des autorités personnes

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome
++1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Outils de structuration ou d'harmonisation des données.WebHome

Contenu

@@ -1,202 +1,45 @@
--(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
++(% class="mark small small" %)**Versions 4.2 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
  (((
  (% class="box" %)
  (((
--Les **autorités //Personnes//** dans Flora permettent d’**identifier** et de **documenter** toutes les **personnes physiques**, **morales** ou **symboliques** en lien avec les collections.
--Qu’il s’agisse d’un **artiste**, d’un **musée**, d’un **personnage fictif** ou d’une **entreprise**, chaque entité doit disposer d’une **notice dédiée** dès qu’elle est **mentionnée**, **représentée** ou **impliquée**.
--
--La **création** peut se faire depuis la **table**, le **tableau de bord** ou **à la volée** lors de la saisie.
--Des champs spécifiques permettent de lier une personne à un **emplacement** (utile pour les **prêts** ou **dépôts**), ou à d’autres personnes via le bloc **Relations entre personnes**.
--
--En cas de **changement de nom** ou **d’adresse**, on **duplique la notice** et on crée un **lien entre les versions** avec les **plages de dates** correspondantes.
--Enfin, les **doublons** peuvent être supprimés grâce à un **panier de dédoublonnage**, tout en **préservant les liens existants**.
++Le dédoublonnage est une opération de maintenance qui permet de nettoyer la base en supprimant des notices en double, tout en préservant l’intégrité des liens et des données.
++L’objectif est de conserver une notice unique et fiable, qui devient la **notice de référence**, tandis que les doublons identifiés sont supprimés après transfert automatique de leurs liens.
  )))
--
--= A quoi servent les autorités Personnes ? =
--
--Documenter de manière centralisée et normalisée toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse :
--
--* de **personnes physiques réelles** (artistes, collectionneurs, restaurateurs...),
--* de **personnes morales** (institutions, galeries, associations...),
--* de **personnages historiques** (rois, explorateurs, figures politiques…),
--* de **personnages fictifs** ou **mythologiques** (Don Quichotte, Athéna, Hercule... )
--
--Les autorités //Personnes// concernent **toute personne ou entité ayant un lien direct ou indirect avec les collections**, que ce lien soit :
--
--* **Créatif** : artiste, artisan, auteur, illustrateur, éditeur…
--* **Institutionnel** : commanditaire, musée prêteur, galerie, collectivité…
--* **Historique ou de possession** : ancien propriétaire, donateur, déposant, collectionneur…
--* **Technique** : restaurateur, photographe, numériseur…
--* **Administratif** : régisseur, documentaliste, conservateur, chargé d’étude…
--* **Economique ou commercial** : entreprise fabricante, marque déposée...
--* **Représenté(e)** dans une œuvre : portrait d’un personnage réel, figure allégorique, personnage mythologique ou fictionnel…
--* **Évoqué ou mentionné** dans un document ou une œuvre.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Dès qu’un individu ou une entité est **cité, représenté, impliqué ou acteur** dans la vie d’un objet, d’un fonds ou d’un événement : une autorité //Personne// peut (et doit) être utilisée ou créée.
  )))
-->(% class="small" %)Exemples d’usage :
--
-->(% class="small" %)Un **bien** représentant **Zeus** : lié à  “Zeus (personnage mythologique)”.
-->(% class="small" %)Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.
-->(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X** : lié à "Madame X (donatrice).
-->(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée** : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.
--
-->(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée** : lié au "Conservateur (personnel du musée)"
--
--= Comment créer une autorité Personne ? =
--
--(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Bonnes pratiques**
++=  Types de notices concernées =
--* Indiquer précisément le **type de personne**,
--* Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),
--* Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien),
--* Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
--)))
++== Module Musée ==
--== Entrer en création de la notice ==
++(% class="mark small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieures**
--* (((
-- Depuis la **table Personnes **en cliquant sur le l'icône de **création**
--)))
++* Autorités Personnes
--[[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Module Bibliothèque ==
++* Notices Bibliographiques
++* Notices Exemplaires
++* Autorités Auteurs
++* Autorités Collectivités
++* Autorités Collections
++* Autorités Editeur
--* Depuis le **tableau de bord **en cliquant sur l'icône **ajouter une personne**
--
--[[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--* A **la volée** depuis une notice principale en cliquant sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
--
--[[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter.
--Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
--)))
++= Etapes du dédoublonnage =
--== Renseigner et enregistrer la notice ==
--
--Une fois la grille de saisie ouverte :
--
--(((
--1. **Remplir les champs**
--1. **Enregistrer**
--
--[[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Le champ **Nom usuel** est **obligatoire**. Il ne sera **pas possible d'enregistrer** la notice sans le renseigner.
--Il est possible de le **construire automatiquement** avec le nom et prénom en cliquant sur les **engrenages** à droite du champ.
--
--[[Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel>>image:1751372673407-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
--)))
--
--La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**.
--)))
--
--(((
--= Cas particuliers à connaitre =
--
--== Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
--
--Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
--Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme  destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
--
--[[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Gérer les relations entre personnes ==
--
--Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
--
--Ce bloc permet de renseigner :
--
--* le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
--* l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
--* les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
--
--Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Important** :
--Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
--)))
--
--[[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Bon à savoir**
--Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.
--
-->(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//
--
--(((
--[[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--)))
--)))
--
--== Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
--
--Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
--Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
--
--Voici la méthode recommandée :
--
--1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
--1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
--1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
--
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
--
--* Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
--* Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
--)))
--
-->(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
--
--(((
--[[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--[[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
--
--
--= Dédoublonner des autorités personnes =
--
--(% class="mark small small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieurs**
--
  Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
  **Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
++Il est donc essentiel de vérifier au préalable que les notices doublons ne contiennent pas d’informations utiles qui seraient perdues lors du traitement.
  )))
--== Etapes du dédoublonnage ==
++== Créer un panier de dédoublonnage ==
--=== Créer un panier de dédoublonnage ===
--
 . Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
  [[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -214,7 +214,7 @@
  (% start="3" %)
 . Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
--=== Ajouter les doublons au panier ===
++== Ajouter les doublons au panier ==
 . Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).
 . Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.
@@ -225,7 +225,7 @@
  [[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Lancer le dédoublonnage ===
++== Lancer le dédoublonnage ==
 . Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.
@@ -242,18 +242,69 @@
  [[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Suivi et rapport =
--== Suivi et rapport ==
--
  Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**.
  [[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
++Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
  [[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++= Spécificités du dédoublonnage en Bibliothèque =
++
++== Dédoublonnage de monographies ==
++
++ Lors du traitement d’un panier de dédoublonnage de **monographies**, ces** fiches liées à la notice supprimée** **sont mises à jour automatiquement :**
++
++* Exemplaires (ICOMM_ITEM)
++* Prêts (ICOMM_LOAN)
++* Mises à disposition et réservations (ICOMM_HOLD)
++* Lignes de commande (IORDER_LINE)
++* Notices du catalogue (UNIMARC)
++
++**Cas particulier : réservations et mises à disposition :**
++
++Si un lecteur possède déjà une réservation identique (mêmes caractéristiques : Lecteur / Catégorie de communication / Type de communication) sur la notice conservée, la réservation liée au doublon est supprimée.
++Dans le cas contraire, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
++
++== Dédoublonnage de périodiques ==
++
++=== Numéros de périodique ===
++
++* (((
++Les numéros liés à la notice supprimée sont soit **mis à jour**, soit **supprimés** :
++
++* Si un numéro identique (Type / Année / Volume / Numéro / Partie / Sous-partie / Sous-sous-partie) existe déjà sur la notice conservée, le doublon est supprimé.
++* Sinon, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
  )))
++
++=== Réservations et mises à disposition ===
++
++* Si une réservation identique (Lecteur / Catégorie de prêt / Type de communication) existe déjà, celle du doublon est supprimée.
++* Sinon, la réservation est mise à jour pour pointer vers le numéro conservé.
++* Si le numéro de périodique est simplement mis à jour, la réservation n’est pas modifiée, le lien vers la notice de référence étant déjà établi.
++
++=== État des collections ===
++
++* Si un état de collection identique (même site destinataire) existe déjà, il est **fusionné** puis supprimé.
++* Sinon, le champ de lien est mis à jour vers la notice conservée.
++
++=== Autres éléments ===
++
++* Exemplaires d’un numéro supprimé → lien mis à jour vers le numéro conservé.
++* Prêts liés à un numéro supprimé → lien mis à jour vers le numéro conservé.
++* Tous les liens vers la table UNIMARC sont mis à jour vers la notice conservée.
++* (((
++Les autres notices associées au numéro de périodique doublon sont également mises à jour, notamment :
++
++* Abonnements (ISUBSCRIPTION)
++* Numéros attendus (IPREDICTED_ISSUE)
++)))
++)))
++)))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -266,10 +266,9 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Saisir une autorité>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome]]
--* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
--* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
--* [[Les autorités Emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
++* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
++* [[Les autorités Unimarc>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Unimarc.WebHome]]
++* [[Cataloguer>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.Bibliothèque Niveau 1.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)
@@ -276,9 +276,10 @@
  (((
  **Icônes principales**
--* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
--* [[image:1751382278179-199.png||height="22" width="27"]] : Créer une personne
  * [[image:1751382542089-418.png||height="21" width="26"]] : Ajouter au panier de dédoublonnage
++
++
++
  * [[image:1751382701453-912.png]] : Lancer le dédoublonnage
  )))
  )))