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Modifications pour le document Dédoublonner des notices

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/27 09:49
Depuis la version 25.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 17:11
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À la version 7.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/07/01 10:18
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,21 +1,8 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(((
5 -(% class="box" %)
6 -(((
7 -Les **autorités //Personnes//** dans Flora permettent d’**identifier** et de **documenter** toutes les **personnes physiques**, **morales** ou **symboliques** en lien avec les collections.
8 -Qu’il s’agisse d’un **artiste**, d’un **musée**, d’un **personnage fictif** ou d’une **entreprise**, chaque entité doit disposer d’une **notice dédiée** dès qu’elle est **mentionnée**, **représentée** ou **impliquée**.
4 += Objectifs =
9 9  
10 -La **création** peut se faire depuis la **table**, le **tableau de bord** ou **à la volée** lors de la saisie.
11 -Des champs spécifiques permettent de lier une personne à un **emplacement** (utile pour les **prêts** ou **dépôts**), ou à d’autres personnes via le bloc **Relations entre personnes**.
12 -
13 -En cas de **changement de nom** ou **d’adresse**, on **duplique la notice** et on crée un **lien entre les versions** avec les **plages de dates** correspondantes.
14 -Enfin, les **doublons** peuvent être supprimés grâce à un **panier de dédoublonnage**, tout en **préservant les liens existants**.
15 -)))
16 -
17 -= A quoi servent les autorités Personnes ? =
18 -
19 19  Documenter de manière centralisée et normalisée toutes les **entités nommées relevant du type “personne”**, qu’il s’agisse :
20 20  
21 21  * de **personnes physiques réelles** (artistes, collectionneurs, restaurateurs...),
... ... @@ -44,242 +44,11 @@
44 44  >(% class="small" %)Un **bien** représentant **Zeus** : lié à “Zeus (personnage mythologique)”.
45 45  >(% class="small" %)Une **estampe** figurant **Don Quichotte** : liée à “Don Quichotte (personnage fictif)”.
46 46  >(% class="small" %)Un **objet donné par Madame X** : lié à "Madame X (donatrice).
47 ->(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée** : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.
34 +>(% class="small" %)Une **exposition organisée avec un musée** : liée à “Musée Carnavalet (institution)”.Un **constat d'état réalise par le conservateur du musée** : lié au "Conservateur (personnel du musée)"
48 48  
49 ->(% class="small" %)Un **constat d'état réalisé par le conservateur du musée** : lié au "Conservateur (personnel du musée)"
36 += Créer une autorité Personne =
50 50  
51 -= Comment créer une autorité Personne ? =
52 -
53 -(% class="box successmessage" %)
54 -(((
55 -**Bonnes pratiques**
56 -
57 -* Indiquer précisément le **type de personne**,
58 -* Ne pas mélanger les rôles (ex. : créer une autorité séparée pour une personne physique et sa fondation),
59 -* Ajouter des **liens vers des sources fiables** (permalien),
60 -* Vérifier systématiquement l’existence d’une autorité avant d’en créer une nouvelle.
61 -)))
62 -
63 -== Entrer en création de la notice ==
64 -
65 -* (((
66 - Depuis la **table Personnes **en cliquant sur le l'icône de **création**
67 -)))
68 -
69 -[[Création d'une notice depuis la table personne>>image:1751358661725-823.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 -
71 -
72 -* Depuis le **tableau de bord **en cliquant sur l'icône **ajouter une personne**
73 -
74 -[[Création d'une notice personne depuis le tableau de bord>>image:1751358777413-804.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 -
76 -
77 -* A **la volée** depuis une notice principale en cliquant sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
78 -
79 -[[Création d'une autorité personne depuis la saisie d'une notice principale>>image:1751359408018-893.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 -
81 -
82 -(% class="box infomessage" %)
83 -(((
84 -**Particularités de la création à la volée** : une fois la personne enregistrée, vous êtes **automatiquement renvoyé** vers la notice que vous étiez en train de compléter.
85 -Cette méthode permet de créer une autorité **sans interrompre la saisie principale**.
86 -)))
87 -
88 -== Renseigner et enregistrer la notice ==
89 -
90 -Une fois la grille de saisie ouverte :
91 -
92 -(((
93 -1. **Remplir les champs**
94 -1. **Enregistrer**
95 -
96 -[[Grille de saisie d'une notice Personne>>image:1751372287776-869.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 -
98 -
99 -(% class="box warningmessage" %)
100 -(((
101 -Le champ **Nom usuel** est **obligatoire**. Il ne sera **pas possible d'enregistrer** la notice sans le renseigner.
102 -Il est possible de le **construire automatiquement** avec le nom et prénom en cliquant sur les **engrenages** à droite du champ.
103 -
104 -[[Icône permettant de pré-remplir le champ Nom usuel>>image:1751372673407-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
105 -)))
106 -)))
107 -
108 -La notice devient disponible pour **liaison dans tous les formulaires**.
109 -)))
110 -
111 -(((
112 -= Cas particuliers à connaitre =
113 -
114 -== Renseigner un emplacement de prêt ou dépôt ==
115 -
116 -Pour toute **personne morale** impliquée dans un **prêt, dépôt ou emprunt** (musée, ambassade...), il est **recommandé de renseigner le champ //Emplacement de prêt ou dépôt//** dans la notice //Personne//.
117 -Ce champ permet de **lier la personne à un emplacement issu du thésaurus**, qui sera **automatiquement proposé comme destination** lors de la création d’un mouvement si cette personne est sélectionnée comme **organisme du lieu de destination**.
118 -
119 -[[Exemple de notice Personne avec un emplacement de prêt ou dépôt>>image:1751373729787-113.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 -
121 -
122 -== Gérer les relations entre personnes ==
123 -
124 -Il est possible de documenter des **liens entre deux personnes** (physiques ou morales) à l’aide du **bloc //Relations entre personnes//** disponible dans les notices personnes.
125 -
126 -Ce bloc permet de renseigner :
127 -
128 -* le **type de relation** (ex. : fondateur, partenaire, filiale, successeur...),
129 -* l’**identité de l’autre personne** (liée via une autorité //Personne//),
130 -* les **dates de début et de fin** de la relation si connues.
131 -
132 -Ce bloc est **répétable**, ce qui permet de déclarer plusieurs relations dans une même notice.
133 -
134 -(% class="box warningmessage" %)
135 -(((
136 -**Important** :
137 -Lorsque vous renseignez une relation dans une notice, pensez à **ajouter manuellement le lien inverse dans la notice correspondante**, afin d'assurer la réciprocité de l'information.
138 -)))
139 -
140 -[[Blocs relations entre personnes (dupliqués)>>image:1751377071092-705.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 -
142 -
143 -(% class="box infomessage" %)
144 -(((
145 -**Bon à savoir**
146 -Le bloc **Relations entre personnes** est particulièrement utile pour représenter les liens hiérarchiques entre une **marque commerciale** et **l'entreprise qui la détient**.
147 -
148 ->(% class="small" %)Exemple : La marque //La Vache qui rit// est liée à la société //Fromagerie Bel//
149 -
150 -(((
151 -[[(% class="small" %)Notice personne de La Vache qui rit>>image:1751378090302-432.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
152 -
153 153  
154 -)))
155 -)))
39 +)))|(% style="width:300px" %)
156 156  
157 -== Gérer les changements de noms d'une personne morale ==
158 -
159 -Dans le cadre des collections patrimoniales, il est courant de travailler avec des **organismes partenaires** (musées, institutions, associations…) dont le **nom évolue au fil du temps**.
160 -Pour respecter une logique **archivistique** et préserver l’historique des relations, il est important de **conserver la trace des différentes dénominations**.
161 -
162 -Voici la méthode recommandée :
163 -
164 -1. **Dupliquer la notice** dans la table //Personnes// pour créer une nouvelle autorité correspondant au **nouveau nom** de l’organisme.
165 -1. **Conserver la notice d’origine**, qui restera liée aux événements, mouvements et documents passés.
166 -1. **Ajouter une relation entre l'ancien et le nouveau** et renseigner les **plages de dates d’activité** respectives.
167 -
168 -(% class="box infomessage" %)
169 -(((
170 -Si l’organisme est également un **lieu de dépôt ou d’exposition** :
171 -
172 -* Conserver l’adresse physique dans la table //Emplacements//,
173 -* Et simplement **renommer le libellé** avec le nom actuel.
174 -)))
175 -
176 ->(% class="small" %) Exemple : Changement de nom du Musée Decalog en Musée Flora
177 -
178 -(((
179 -[[(% class="small" %)Notice de l'ancien nom>>image:1751376091112-535.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 -
181 -[[(% class="small" %)Notice du nouveau nom>>image:1748004725205-574.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 -)))
183 -
184 -
185 -= Dédoublonner des autorités personnes =
186 -
187 -(% class="mark small small" %)**Versions 4.5.31 et ultérieurs**
188 -
189 -Le **dédoublonnage** permet de supprimer un doublon dans la base tout en **transférant les liens associés** vers la notice conservée.
190 -
191 -(% class="box warningmessage" %)
192 -(((
193 -**Aucune fusion n’est effectuée** : seule la notice sélectionnée comme référence est conservée, les autres sont supprimées.
194 -)))
195 -
196 -== Etapes du dédoublonnage ==
197 -
198 -=== Créer un panier de dédoublonnage ===
199 -
200 -1. Rechercher la notice à **conserver** (celle qui deviendra la référence).
201 -
202 -[[Sélection de la notice de référence>>image:1728626855184-892.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 -
204 -
205 -(% start="2" %)
206 -1. Depuis la liste de résultats, cliquer sur l’icône **Ajouter au panier de dédoublonnage** dans la barre d’outils, puis sur **Nouveau panier**.
207 -
208 -[[Icône Ajouter au panier de dédoublonnage>>image:1728626921940-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 -
210 -
211 -[[Créer un nouveau panier>>image:1751378765011-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 -
213 -
214 -(% start="3" %)
215 -1. Un **panier de dédoublonnage** est créé : son libellé reprend automatiquement le nom de l’autorité.
216 -
217 -=== Ajouter les doublons au panier ===
218 -
219 -1. Rechercher les **notices à supprimer** (doublons).
220 -1. Dans la barre d’outils, cliquer sur **Ajouter au panier de dédoublonnage**, choisir le **panier de dédoublonnage**, et valider.
221 -
222 -[[Sélection du doublon et ajout au panier de dédoublonnage>>image:1728627432675-702.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
223 -
224 -
225 -[[Choix du panier>>image:1728627466465-639.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 -
227 -
228 -=== Lancer le dédoublonnage ===
229 -
230 -1. Accéder au menu **Outils** puis **Dédoublonnage**.
231 -
232 -[[Accéder au menu de dédoublonnage>>image:1728627700162-226.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 -
234 -
235 -(% start="2" %)
236 -1. Sélectionner le panier de dédoublonnage concerné.
237 -1. Cocher les notices à supprimer dans la liste.
238 -1. Cliquer sur la **baguette magique** puis sur **Lancer le traitement**.
239 -
240 -[[Choix des notices à supprimer>>image:1728628215767-434.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 -
242 -
243 -[[Lancer le traitement>>image:1728628167503-655.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 -
245 -
246 -== Suivi et rapport ==
247 -
248 -Toutes les actions (transferts, suppressions) sont tracées dans l’onglet **Modifications effectuées**.
249 -
250 -[[Modifications effectuées>>image:1728628326615-427.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251 -
252 -
253 -* Un clic sur l’icône représentant une **disquette** permet de **télécharger un rapport du dédoublonnage** au format texte.
254 -
255 -[[Icône pour télécharger le rapport>>image:1728628543196-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256 -)))
257 -)))|(% style="width:300px" %)(((
258 -(% class="box" %)
259 -(((
260 -**Sommaire**
261 -
262 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
263 -)))
264 -
265 -(% class="box" %)
266 -(((
267 -**Aller plus loin**
268 -
269 -* [[Saisir une autorité>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.WebHome]]
270 -* [[Typologie des champs d'une grille de saisie>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
271 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
272 -* [[Les autorités Emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
273 -)))
274 -
275 -(% class="box" %)
276 -(((
277 -**Icônes principales**
278 -[[image:1751381864410-542.png]] : Créer
279 -[[image:1751382278179-199.png||height="22" width="27"]] : Créer une personne
280 -[[image:1751382542089-418.png||height="21" width="26"]] : Ajouter au panier de dédoublonnage
281 -[[image:1751382701453-912.png]] : Lancer le dédoublonnage
282 -)))
283 -)))
284 -
285 285  
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